Por Cristopher Morais, 17 de fevereiro de 2021

3 passos para fazer matrículas e rematrículas em 2021

Garanta mais matrículas e rematrículas no ano letivo de 2021 colocando em prática 3 passos simples e boas estratégias em sua escola.

Tudo sobre marketing digital para escolas | Sponte

A pandemia vivida em 2020 mudou completamente o cenário da educação em todo o país e fez com que uma série de mudanças fossem necessárias dentro das instituições de ensino.

Mesmo com a vacinação sendo iniciada em 2021 e com as escolas voltando a ter aulas presenciais, este ano letivo precisará ser adequado, levando em conta uma série de medidas de segurança. 

Por isso mesmo, o MEC criou um guia para a volta às aulas presenciais. Ele irá ajudar sua gestão pedagógica a se preparar para o ano letivo. 

Contudo, sua gestão administrativa também precisa se organizar para o início deste ano. Principalmente no que diz respeito às matrículas e rematrículas em 2021. 

Continue sua leitura e conheça os 3 passos para ter mais alunos matriculados e rematriculados em sua instituição de ensino de maneira prática:     

Faça um planejamento para organizar o processo de matrículas e rematrículas
Inicie sua campanha de marketing digital para captação de alunos
Facilite o processo de matrículas em sua escola

Faça um planejamento para organizar o processo de matrículas e rematrículas

Seu planejamento escolar em 2021 precisa estar focado no processo de matrículas e rematrículas. Ele é que irá garantir que sua equipe se organize e esteja preparada para o grande volume de trabalho que esse momento do ano traz. 

As principais vantagens de construir um planejamento para sua campanha de matrículas e rematrículas são:

  • Maior organização da equipe;
  • Melhora no atendimento aos novos alunos e seus responsáveis;
  • Construção de melhores estratégias para captação de alunos. 

Para ter um planejamento de matrículas e rematrículas que resulte em sucesso, é preciso focar em quatro fatores: 

Organização da equipe

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A primeira etapa é organizar seu time separando quem cuidará das matrículas e quem será responsável pelas rematrículas. O processo acontece de maneiras diferentes e ajuda muito se houver uma separação. 

Cronograma da sua campanha de matrículas e rematrículas

Depois é hora de decidir a data de início da sua campanha. Vale a pena iniciar a campanha de rematrículas primeiro, para adiantar e ajudar seus alunos a garantir suas vagas.

As datas desse cronograma são as primeiras informações que serão adicionadas ao seu calendário escolar. 

Orçamento para campanha de marketing

Inclua no seu planejamento também quanto do seu orçamento será direcionado para sua campanha de matrículas. Afinal, o marketing se faz necessário para captação de novos alunos. 

É importante avaliar suas finanças e separar uma porcentagem dos lucros do ano anterior para essa campanha. 

Treinamento da equipe

Por fim, se reúna com sua equipe e deixe claro quais os documentos necessários para realizar a matrícula e a rematrícula. É importante que isso esteja documentado em algum lugar, pois muitos pais e alunos entrarão em contato pedindo essa informação. 

Também é essencial que sua equipe saiba como atender cada pai e aluno, evitando erros ao longo do processo. Faça um treinamento para garantir que todos trabalhem de maneira unida e alinhada. 

Inicie sua campanha de marketing digital para captação de alunos

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Depois que todas as decisões são tomadas no primeiro passo, é preciso iniciar seu plano de ação. E ele começa com sua campanha de marketing digital para matrículas e rematrículas. 

Essa campanha pode ser dividida em duas etapas:  

Campanha de rematrículas

Primeiramente é necessário avisar seus alunos e seus responsáveis qual o período em que será possível realizar a rematrícula. Deixe claro que é importante garantir o lugar do aluno antes que as vagas em aberto sejam disponibilizadas para o público em geral. 

Isso mostrará que sua escola se preocupa em manter seus alunos e quer continuar realizando o bom trabalho no ano seguinte. 

O comunicado das rematrículas pode ser feito através de e-mail, das redes sociais e de outros canais utilizados pela escola para falar com sua comunidade escolar.

Com o sistema Sponte isso pode ser feito através do Portal do Aluno. Nele existe um canal de comunicação direto entre a escola e seus alunos ou responsáveis que permite que a troca de mensagens ocorra de maneira fácil e rápida.  

Além do mais, através do sistema, também é possível enviar notificações para seus alunos, avisando sobre a campanha de matrículas, deixando claras informações como: datas de início e de fim e valores. 

Para garantir bons resultados, leia também o artigo: Como estruturar uma campanha de rematrícula de sucesso?

Campanha de matrículas

Depois que seus alunos garantirem suas vagas na escola, é hora de iniciar a campanha de matrículas. Ou seja, a captação de novos alunos para sua escola.

Para isso você pode contar com os canais digitais. Mas é importante que suas ações sejam estratégicas e bem pensadas. 

Nos posts criados para as redes sociais, procure falar dos diferenciais da sua escola, destacando sempre a data da sua campanha de matrículas. 

Também é possível usar um funil de marketing para escolas e garantir a eficácia da sua campanha de captação de alunos. 

Para mais estratégias confira o artigo: Aumente as matrículas da sua escola com esses 5 passos

Investimento da campanha

É importante que seu investimento em marketing digital inclua anúncios no Facebook Ads, que abre espaço para dar visibilidade para sua escola em redes sociais: o Facebook e o Instagram. 

O Google Ads também pode ser uma boa opção, mas para isso sua escola precisa ter um site, no qual os alunos e seus responsáveis possam saber mais sobre a instituição. 

E isso abre espaço para destacar que seu site também deve conter informações atualizadas sobre a escola, além de todos os dados a respeito da sua campanha de matrículas. 

Para tomar a decisão de como e onde investir, faça um estudo do seu público de campanha, analisando se ele usa mais as redes sociais (Facebook e Instagram) ou o Google. 

Na dúvida, divida seu orçamento e invista em ambas as ferramentas igualmente! 

Facilite o processo de matrículas em sua escola 

A matrícula de um aluno tradicionalmente costuma ser um processo extremamente burocrático. É necessário reunir uma série de documentos e fazer muitas cópias para deixar no arquivo escolar. E, muitas vezes, pais ou alunos chegam na escola sem terem em mãos tudo o que realmente precisam. 

Para evitar que isso aconteça, a primeira coisa a se fazer é deixar claro quais são os documentos necessários e encaminhar essa lista para todos que entrarem em contato com sua escola em busca de informações de matrícula. 

Além do mais, é importante que a lista seja bem pensada. Evite a requisição de documentos que mostrem as mesmas informações, como é o exemplo da identidade e do registro de nascimento. 

Também é possível usar a sua escola para fazer as cópias dos documentos necessários. Como será cobrada uma taxa de matrícula, inclua os gastos de cópias e outros materiais nesse valor para evitar problemas financeiros. 

Para facilitar ainda mais o processo de matrículas, o ideal é contar com ferramentas digitais. Através do sistema Sponte, seus alunos podem realizar matrículas e rematrículas de forma totalmente online. 

Basta seguir o passo a passo do sistema e completar os formulários. Tudo pode ser feito com agilidade e facilidade pelo aluno ou pelos seus responsáveis. 

Além do mais, isso significa que sua equipe irá economizar tempo de atendimento ao cliente para realizar as matrículas e rematrículas. Afinal de contas, todo o processo estará acontecendo online e automaticamente. 

Vale destacar que as matrículas online são uma tendência que será vista com frequência na gestão educacional em 2021.

Um bom atendimento e essa facilidade no início do contato entre escola e aluno (ou seus responsáveis), durante a matrícula, poderá abrir a porta para a fidelização, garantindo rematrículas no próximo ano e mais segurança financeira para sua escola. 

Para aprofundar ainda mais seus conhecimentos sobre o assunto e garantir sucesso nas suas campanhas, confira o eBook: Matrículas e rematrículas: o guia completo para a sua gestão escolar!

Conclusão

É importante que sua escola tenha o processo de matrícula muito bem estabelecido, para que sua equipe saiba como agir em cada passo. Também deve ser pensado que se sua campanha de marketing digital contar com diversas ferramentas diferentes, seus alunos irão contatar sua escola de diferentes maneiras. 

Realize um treinamento da sua equipe e garanta que todos estejam preparados para lidar com o processo, garantindo mais matrículas para sua escola. 

Quer ajuda para organizar sua gestão escolar para isso? Então conte com uma planilha que foi construída pela equipe de especialistas do sistema Sponte

Nela você poderá conhecer melhor o funil de vendas da sua escola, cadastrar os novos alunos, acompanhar o processo de venda e verificar gráficos completos que irão mostrar o resultado da sua campanha! 

Tudo isso em uma só planilha, que pode ser preenchida facilmente pela sua equipe durante a campanha de captação de alunos. 

Confira o material gratuitamente agora mesmo e comece a usar essa ferramenta na sua gestão escolar: 

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