Meios de pagamento e eficiência: qual o melhor formato para sua escola?

Entenda quais meios de pagamento são mais eficientes para reduzir a inadimplência e melhorar a gestão financeira escolar.

Por Suellen Bosse em 19 de março de 2021.

Um grande diferencial que sua escola pode apresentar é a oferta de diferentes meios de pagamento. Há diversas maneiras de o aluno pagar a sua mensalidade e dar o poder de escolha para ele gera uma primeira impressão muito importante.

Geralmente, o aluno ou seu responsável financeiro escolhe a forma como irá pagar a mensalidade no momento em que realiza a matrícula. Nessa etapa, e imprescindível que o gestor explique quais são os métodos de pagamento que a escola dispõe.

Vale ressaltar que os meios de pagamento ofertados pela escola devem favorecer tanto o aluno ou seu responsável financeiro quanto a escola, especialmente nos quesitos praticidade e eficiência, a fim de proporcionar ao gestor uma garantia da saúde financeira da instituição.

Para saber mais sobre isso, acompanhe este artigo, pois iremos abordar alguns meios de pagamento existentes e explicar suas diferenças.    

Por que é importante definir formas de pagamento?
Como é feita a cobrança na maioria das escolas?
Quais são os meios de pagamento mais comuns?
Os benefícios do pagamento recorrente para escolas
Uma gestão escolar moderna e preparada para o futuro

Por que é importante definir formas de pagamento?

A palavra-chave de uma gestão bem-sucedida é organização. O método que o aluno escolhe para realizar o pagamento da mensalidade impacta diretamente em como a escola vai funcionar e se organizar. Já pensou se o aluno ou seu responsável financeiro escolhessem um método de pagamento diferente mês a mês?

Por isso, é essencial, no ato da matrícula e assinatura do contrato de prestação de serviço, que a forma de pagamento seja definida.

É nesse momento que sua equipe deve explicar aos pais e responsáveis como eles podem quitar a mensalidade, tendo em mente não apenas o que é mais confortável para os alunos, mas também o meio de pagamento que é mais eficiente para a gestão financeira da escola.

Explique quais são os métodos de pagamento disponíveis e coloque na balança os pontos positivos e negativos de cada um. Depois, deixe que o aluno ou seu responsável financeiro tome a sua decisão e a estabeleça em contrato.

Como é feita a cobrança na maioria das escolas?

Como é feita a cobrança na maioria das escolas

Existem vários benefícios em oferecer mais de uma forma de pagamento em sua escola. Entre eles podemos destacar:

  1. A atração de mais alunos e o aumento das matrículas.
  2. A redução da inadimplência.

Sendo assim, a saúde financeira da sua escola é protegida, uma vez que o próprio cliente vai escolher como pagar a sua mensalidade, o que reduz as chances de não efetivação de pagamentos.

Ainda, a receita do seu estabelecimento educacional poderá aumentar, pois você vai atrair mais pessoas que pertencem a públicos diferentes. Por exemplo, uma pessoa mais acostumada às redes sociais e à internet tende a selecionar formas de pagamento mais modernas, como o pagamento recorrente.

Já um responsável que não está acostumado aos métodos de pagamento digitais, vai preferir pagar com boletos bancários, dinheiro em espécie ou mesmo cheques.

Mas, ao disponibilizar todas essas possibilidades, é essencial conhecer as vantagens e desvantagens de cada meio de pagamento e como eles funcionam, a fim de que sua escola tenha um método preferido. Continue lendo para descobrir:

Quais são os meios de pagamento mais comuns?

Existem várias maneiras para o cliente quitar suas matrículas. Contudo, há alguns meios de pagamento que eles preferem e é importante que eles estejam disponíveis em sua escola. São os seguintes:

  • Dinheiro: assim como o cheque, ainda existem pessoas que preferem pagar suas contas com dinheiro em espécie. Por isso, é interessante que sua escola esteja preparada para receber esse tipo de pagamento. 

A vantagem do método é que o dinheiro fica imediatamente disponível. Mas, para isso, o cliente precisa se deslocar até a escola, e você precisa ter espaços seguros para armazenar esses valores.

  • Cheques: trata-se de um meio que está entrando em desuso, mas alguns clientes ainda preferem utilizá-lo. Então pode ser uma forma de pagamento interessante para sua instituição de ensino simplesmente por abranger esse público.

No entanto, é comum ter problemas com cheques sem fundo, fraudes (principalmente quando o pagamento é feito com cheques de terceiros) ou mesmo rasuras. Por isso, avalie se vale a pena disponibilizar esse meio de pagamento na sua escola.

  • Boleto bancário: esse ainda é um meio comum em escolas e tem algumas vantagens, como a cobrança de juros em caso de atrasos e a flexibilidade de pagá-lo em diferentes estabelecimentos, ou mesmo no internet banking. 

Todavia, esse meio de pagamento incorre em custos com registro bancário, impressão e organização de documentos, além de um grande trabalho para sua equipe de gestão financeira.

  • Cartão de débito: nesse sistema, o pagamento é efetuado de forma imediata, diretamente no estabelecimento, com o valor sendo creditado rapidamente na conta da sua escola.

Contudo, é preciso levar em consideração os custos com tarifas bancárias e também a necessidade de o aluno (ou responsável) se deslocar até a escola para pagar.

  • Cartão de crédito: trata-se de um meio moderno e rápido para realizar pagamentos, assim como o cartão de débito. No entanto, ele enfrenta os mesmos problemas com taxas bancárias e o deslocamento do cliente. Além disso, há um período de 30 dias para o dinheiro ser creditado na sua conta.  
  • Pagamento por recorrência: esse é o meio de pagamento que mais cresce nas escolas que estão ligadas nas tendências do mundo digital. Tanto que hoje é o mais usado na maioria dos estabelecimentos de ensino.

Com ele, a cobrança é imediata, o que poupa muito do trabalho da sua equipe financeira e facilita a vida dos alunos e seus responsáveis. Ou seja: é a forma de pagamento mais atrativa hoje em dia.

Continue sua leitura e saiba mais sobre as possibilidades e os benefícios desse meio de pagamento que já se tornou tão presente em tantas escolas e que nos inspirou a criar o Sponte Pay: a funcionalidade de pagamento recorrente do Sponte.

Os benefícios do pagamento recorrente para escolas 

Entenda mais como será a escola do futuro | Sponte

O pagamento por recorrência está se tornando rapidamente o meio mais usado por escolas no país inteiro. Ele pode ser feito a partir do cartão de crédito ou do débito automático, por meio do envio automatizado de links de pagamento para seus clientes. 

Nesse modelo de pagamento, alunos, pais e responsáveis realizam o pagamento na data combinada, sem atrasos e esquecimentos e com total de facilidade (tanto para eles quanto para a gestão de sua escola), pois o pagamento já está programado para acontecer de forma automática.

Saiba mais: O que é pagamento recorrente e como usar em sua escola?

Sem sombra de dúvidas, a recorrência é o melhor meio de combate à inadimplência, pois, com sua cobrança automática e programada, ela oferece praticidade ao aluno ou seu responsável financeiro – que não precisa fazer o pagamento manual – e, também, a sua escola – que terá garantia do pagamento na data estabelecida.

Devemos destacar, ainda, que as outras formas de quitação que discutimos aqui pressupõem ação humana durante o processo de pagamento, especialmente boletos, dinheiro em espécie e cheques. Sem essa ação, você tem menos atrasos e zero chances de ter de lidar com erros operacionais.

É aí que o pagamento recorrente automático ganha mais um ponto. Por ser moderno e tecnológico, essa forma de pagamento não trará dores de cabeça por conta de erros de digitação, contas erradas, esquecimentos e outros problemas e incômodos do dia a dia.  

Sendo assim, não é difícil chegar à conclusão de que pagamentos recorrentes podem ajudar na gestão da escola, reduzir taxas de inadimplência e ser um método fácil, prático e agradável também ao aluno.

Além disso, o pagamento recorrente permite ao gestor fazer análise de dados e um acompanhamento de perto da sua gestão financeira.

Isso sem falar que a recorrência e o pagamento a distância, possibilitados por esse método, são vantagens muito importantes neste momento de pandemia, que dificultou os processos de gestão escolar e contribuiu para o aumento nas taxas de inadimplência. 

Para deixar mais claro os benefícios do pagamento recorrente para sua escola, preparamos duas listas que você pode conferir em seguida.

Principais benefícios da recorrência para a escola:

  • Garantia do recebimento das mensalidades sem atrasos, mantendo um fluxo de caixa saudável.
  • Eficiência para sua equipe financeira, já que o envio da cobrança é automático.
  • Menos gastos com impressão de carnês, boletos ou comprovantes de pagamento.
  • Segurança para a escola, que não precisa mais armazenar dinheiro em espécie.
  • Redução da inadimplência escolar com a cobrança automática.
  • Argumento de venda para aumentar a captação de alunos, pois, além de ser moderno, é um meio de pagamento que não compromete o limite do cartão de crédito.
  • Facilidade para receber de alunos que estão apenas fazendo aulas online.

Principais benefícios da recorrência para alunos e responsáveis:

  • Controle financeiro, sem cobrança de juros e sem comprometer o limite do cartão.
  • Comodidade na hora do pagamento, que pode ser feito em qualquer lugar.
  • Eliminação da perda de tempo com filas de banco ou até com o pagamento online.
  • Segurança, pois não é mais preciso enviar dinheiro ou cartão com seu filho para que ele pague a mensalidade.
  • Familiaridade com o método de pagamento que é utilizado por diversas instituições e serviços, como, por exemplo: Netflix, Disney+, Spotify, Seguros residenciais e automotivos (Caixa, HDI, Liberty, entre outros) etc. 

Uma gestão escolar moderna e preparada para o futuro

Por fim, é importante manter a sua instituição de ensino sempre atualizada, o que inclui a adoção de novos e modernos meios de pagamentos para otimizar a sua gestão financeira. Afinal, especialmente em tempos de crise, ela é imprescindível para o seu estabelecimento de ensino. 

Com o uso de um software de gestão para escolas particulares, como o Sponte, você conseguirá controlar a gestão financeira e implementar o meio de pagamento recorrente no cartão de crédito para seus alunos.

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Suellen Bosse / Gerente de Marketing

Atualmente é Gerente de Marketing, com mais de 15 anos de experiência na área de comunicação e relacionamento, faz parte do time da Sponte há mais de 18 anos.

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