Gestão financeira escolar: o que é e como fazer?

A gestão financeira em escolas é um dos principais pilares para a sua administração escolar ser bem sucedida. Descubra o que é e como fazer essa gestão.

Por Cristopher Morais em 16 de julho de 2020.

A missão da escola é levar o conhecimento para seus alunos, estimular sua criatividade e prepará-los para a vida adulta. No entanto, para que todo esse processo tenha sucesso, é preciso que a escola esteja preparada.

Uma escola realmente eficiente é feita de vários fatores. Os pilares da gestão escolar envolvem:

  • A organização pedagógica, que diz respeito especificamente ao aprendizado dos alunos;
  • As ações administrativas, que cuidam dos profissionais e dos processos da escola, para manter sua organização;
  • A gestão financeira, para dar suporte e garantir que a escola mantenha suas atividades por muito tempo.

Se você quiser saber mais sobre a gestão pedagógica, confira nosso blog: Gestão pedagógica: o que é e como fazer;

Para entender sobre a gestão administrativa, você pode conferir: Gestão administrativa escolar: o que é e como fazer.

Mas hoje vamos falar especificamente da gestão financeira escolar, para entender o que é essa gestão, por que ela é tão essencial para o sucesso de sua escola e como fazê-la de maneira eficiente. 

Continue lendo e descubra isso tudo:

O que é gestão financeira escolar?

Apesar de sua missão nobre de ensinar e preparar as crianças para o mundo, a escola também tem um funcionamento similar ao de uma empresa. Ela tem contas a pagar, investimentos a fazer e muito mais. Tudo para que a gestão da escola funcione como deve.

É para garantir esse funcionamento que existe a gestão financeira escolar. Ela envolve o controle do fluxo de caixa, o recebimento das mensalidades, a inadimplência, o pagamento de professores e demais funcionários, o planejamento financeiro para o futuro de sua escola e outras ações importantes. 

Dessa forma, podemos dizer que a gestão financeira escolar é o que reúne todos os procedimentos que envolvem dinheiro na sua instituição. É ela que planeja e realiza tudo o que envolve a entrada e saída de recursos em uma escola. Para isso, conta com vários processos, mecanismos e ferramentas de análise, planejamento e controle.

Portanto, ela também influencia os demais setores da sua gestão escolar e deve estar em plena sintonia com eles – principalmente com o seu Projeto Político Pedagógico (PPP).

Considerando que o PPP define os rumos da instituição de ensino, a sua gestão deve garantir que as finanças permitam que esse plano seja realizado de forma ideal!

Por que as finanças são tão importantes em escolas?

Gestão financeira escolar: o que é e como fazer? | Sponte

A gestão educacional envolve várias movimentações financeiras. Isso inclui o pagamento de professores e funcionários, o investimento em melhorias e reparos nas estruturas e materiais pedagógicos, a compra de novos materiais e equipamentos e muito mais.

Além disso, ainda é preciso levar em conta a necessidade de que a escola seja rentável, não é? É para isso que existe a gestão financeira. Ao organizar os processos, ela garante que tudo isso seja feito de forma positiva e organizada.

Uma boa gestão financeira permite ainda a redução de gastos desnecessários e mais eficiência nos seus processos, diminuindo também o tempo perdido nessa organização;

Com isso tudo, uma boa gestão do financeiro escolar permite preparar uma reserva para momentos de dificuldade.

Tanto a reserva quanto a gestão mais eficiente se mostram ainda mais essenciais em tempos de crises ou dificuldades – algo que se apresentou com a pandemia do coronavírus.

Ficou muito claro que escolas que já possuíam uma boa gestão financeira conseguiram lidar melhor com o problema. Essa é só mais uma prova da importância desse trabalho para garantir a sobrevivência financeira na sua escola.

Confira no nosso canal do Youtube o registro da live que fizemos justamente para falar sobre essa gestão em tempos de crise: Finanças e gestão de crise nas escolas! 

Mas, afinal, como fazer uma gestão financeira com eficiência?

Como controlar as finanças na gestão educacional?

Uma gestão financeira escolar reúne todos os processos que envolvem recursos na sua escola. Por isso, seu trabalho envolve várias ações que podem ser aprimoradas para gerar melhores resultados.

Nós separamos algumas dicas essenciais para melhorar esses processos, deixar sua gestão ainda mais eficiente e melhorar a rentabilidade da sua escola. 

1. Conte com um bom planejamento financeiro

O primeiro passo para o sucesso da sua gestão financeira é ter um planejamento das finanças para sua escola. Sem esse tipo de organização, sua gestão será uma bagunça, que não sabe para onde vai.

Para comparar, pense em uma viagem de férias! Antes mesmo de pegar a estrada, você faz um planejamento: para onde você vai? Quanto pode gastar? Qual hotel vai ficar? 

Quanto mais detalhado o seu planejamento, menos imprevistos você vai enfrentar. Assim, você não vai perder tempo resolvendo problemas de última hora e sua viagem tem tudo para ser muito mais prazerosa.

O planejamento da gestão financeira também funciona de forma semelhante. Se você planejar de forma detalhada e com profissionalismo, é difícil ter de encarar imprevistos – e mesmo se algum imprevisto acontecer, o seu planejamento vai estar pronto para lidar com ele.

O melhor momento para isso é no início do ano. Sua administração escolar pode aproveitar o momento de planejar o novo ano letivo de sua escola e unir a elaboração pedagógica com a financeira, já que as duas precisam andar juntas. 

No entanto, o planejamento financeiro deve ser flexível e passar por adaptações no decorrer do ano, para acompanhar a realidade econômica da sua escola.

Como fazer o planejamento financeiro:

Para fazer esse planejamento, é preciso avaliar quais são as fontes de renda dentro da sua escola. A principal entre elas certamente é o recebimento de mensalidades. Além disso, sua escola pode lucrar com vendas de ativos, fundos de investimentos, entre outras rendas menores.

Depois, é necessário ter uma previsão dos gastos, sejam eles fixos (salários, aluguéis, limpeza, etc) ou variáveis (contas de água e energia, compra de materiais, etc).

Através dessa análise, somada a uma avaliação dos recursos da escola, é possível planejar os próximos passos e prioridades de investimento para o ano todo, ou para o semestre.

É essencial ainda manter isso em dia, realizando um acompanhando do fluxo de caixa de sua escola.

Definição de metas

Outra parte importante do planejamento é saber exatamente para onde a gestão escolar vai e ter objetivos claros nesse sentido. Para isso, é preciso definir metas.

Essas metas podem envolver desde aumentar a rentabilidade da escola através de mais matrículas até reunir dinheiro para investimentos grandes de infraestrutura, como uma ampliação do número de salas de aula.

2. Tenha informações e relatórios precisos

Uma das grandes mensagens passadas por boas escolas é que “conhecimento é poder”. Isso é realidade também na sua gestão financeira.

Ao conhecer bem a sua escola, acompanhar seus resultados e saber se há rentabilidade verdadeira, você consegue organizar uma gestão com eficiência.

Para isso, o essencial é contar com relatórios precisos que mostrem gastos, rendas, fluxo de caixa e outras transações. O relatório DRE (Demonstração de Resultados) é um dos mais importantes para a sua gestão.

Para conseguir relatórios precisos, o ideal é contar com um bom sistema de gestão escolar

Com o Sponte, é possível desenvolver relatórios financeiros detalhados e que apresentem importantes informações sobre a escola. Assim, o gestor ou profissional responsável consegue fazer a identificação de fatores que precisam ser analisados, como acompanhar se todas as contas estão em dia, se as margens de lucro e os gastos estão em equilíbrio, entre outros.

Fazer a análise desses relatórios financeiros facilita também na tomada de decisões essenciais a uma gestão eficiente, como oportunidades de investimento ou a necessidade de ações para captação de recursos.

3. Reduza custos da sua gestão educacional

Gestão financeira escolar: o que é e como fazer? | Sponte

Essa dica pode parecer óbvia, afinal, reduzir custos automaticamente deve aumentar a renda, não é? No entanto, isso não é assim tão simples. Muitos dos custos da escola são essenciais para que sua gestão educacional e pedagógica continue a funcionar!

E esse é mais um motivo para contar com bons relatórios. Através dessas informações, você pode saber melhor o que são gastos desnecessários e o que são custos essenciais para a boa gestão.

Mas já podemos indicar alguns dos gastos que sua escola pode diminuir:

Conta de água

Através de um consumo consciente, é possível reduzir muito o gasto de água na sua escola. Isso envolve campanhas de conscientização dos alunos e pode requerer a instalação de torneiras automáticas e descargas com caixa acoplada, mas tem um resultado muito positivo – não apenas financeiro, mas também ambiental;

Conta de energia: 

Aqui também é importante a conscientização dos alunos, mas é possível ir mais longe: ter toda a iluminação feita por lâmpadas de LED, aproveitar mais a luz natural do dia e até investir em painéis de energia solar, caso sua escola seja de grande porte.

Papel

O gasto com papel é muito grande em uma escola, não é? Isso sem contar o espaço desperdiçado para armazená-lo. Para reduzir esse custo, o melhor caminho é contar com um software de gestão que automatize a maioria dos procedimentos, diminuindo muito a necessidade de papel.

4. Combata a inadimplência

A inadimplência pode ser um problema muito sério para sua gestão financeira, afinal, o valor das mensalidades é sua principal fonte de renda?

Para lidar com isso, você precisa ter uma equipe preparada, uma boa organização e, o principal, boas ferramentas digitais.

Com um bom sistema de gestão, é possível ter um controle realmente preciso das contas de seus alunos e até prever possíveis casos de inadimplência! Além disso, você consegue automatizar o recebimento, através da cobrança recorrente via cartão de crédito

Quer saber mais? Confira: como o Sponte ajuda a sua escola a reduzir e controlar a inadimplência.

5. Conte com um software de gestão

Como podemos ver, um software de gestão escolar é essencial para muitas das ações da sua gestão financeira – principalmente se ele disponibiliza um controle financeiro escolar eficiente!

É o caso do sistema Sponte, um software que integra todas as áreas da sua escola e pode oferecer uma gestão completa.

Através dele, você emite relatórios precisos, controla o fluxo de caixa e tem acesso às contas de seus alunos, podendo diminuir muito a inadimplência.

Quer conhecer ainda mais sobre o assunto? Você pode conferir nosso eBook:

Cristopher Morais / Gerente de Produto

Atualmente é Gerente de Produto, com mais de 10 anos em experiência soluções inteligentes na área da educação, faz parte do time da Sponte há 13 anos.