Por Sponte, 30 de abril de 2019
Tempo de leitura: 3 minutos

Gestão da secretaria escolar: o que é e como fazer

Aprenda como funciona e entenda como aplicar em sua instituição de ensino a gestão da secretaria de forma simples e prática

Considerada como o ponto central da escola, a secretaria é a área responsável por tarefas que envolvem lidar com os documentos e arquivos da escola, além de realizar o atendimento à comunidade escolar. Garantir que a gestão da secretaria escolar seja feita de forma eficiente é essencial para que a escola apresente o seu melhor desempenho a cada mês.

Confira neste artigo o que é a gestão da secretaria escolar e quais são as principais técnicas para fazer com que essa área da escola seja um sucesso, como por meio do investimento em tecnologia e otimização dos processos. Continue acompanhando.

O que é gestão da secretaria escolar?

A secretaria escolar agrupa todos os documentos que se referem aos alunos, professores e demais membros da comunidade escolar, além de outros registros que devem ser armazenados com organização. É essencial que os gestores da secretaria escolar sejam organizados, que saibam lidar com o público de forma atenciosa e dedicada, que tenham os conhecimentos necessários sobre a legislação cabível à escola e que estejam alinhados com o Projeto Político Pedagógico e com a gestão administrativa escolar.

A secretaria apresenta uma grande importância para a instituição de ensino como um todo. Essa área é responsável por organizar a rotina da escola e costuma ser reconhecida como a porta de entrada da instituição, devendo estar apta a apresentar uma boa imagem para o público externo, como pais e responsáveis que desejam matricular os seus filhos.

Como fazer uma excelente gestão da secretaria escolar

Fazer a gestão da secretaria escolar é uma maneira de aprimorar o desempenho da escola de formar geral por ser uma prática que auxilia no desenvolvimento das demandas internas, como oferecer apoio técnico e administrativo para as demais áreas da escola e garantir que a educação seja de qualidade. Confira a seguir como é possível fazer uma excelente gestão da secretaria escolar.

Tenha uma equipe com bons profissionais

Investir na capacitação dos profissionais de sua escola é uma prática essencial para garantir que o atendimento seja bem feito e que as tarefas do dia a dia sejam cumpridas com produtividade. Para isso, você, gestor, deve garantir que ocorram treinamentos envolvendo os profissionais da equipe com o intuito de prepará-los para oferecer um excelente desempenho.

Mantenha os documentos organizados

No setor da secretaria escolar são acumulados diversos papéis importantes, como matrículas, históricos de alunos, entre outros documentos. É fundamental que esses documentos sejam organizados com dedicação e atenção, de forma que os diferentes registros não se misturem nem sejam perdidos com o tempo. Uma maneira de fazer isso é com o arquivamento por categorias.

Todos os profissionais envolvidos na secretaria escolar precisam ter o comprometimento de manter os documentos organizados, ou seja, eles devem saber que quando um documento for utilizado, ele deve voltar para seu lugar.

Otimize os processos

Possibilitar que os processos da secretaria escolar sejam otimizados é uma maneira de fazer com que o desempenho dessa área, assim como da escola de forma geral, seja ainda melhor. Existem diversas maneiras de otimizar tais processos, sendo uma das maneiras a implementação de um sistema de gestão que automatize as principais tarefas e com a definição da metodologia de trabalho que será utilizada no dia a dia.

Realize um atendimento eficaz

O modo como uma pessoa é atendida em um determinado lugar é capaz de fazer com que ela tome a sua decisão em relação à compra de um serviço. Ou seja, realizar um bom atendimento é a principal maneira de engajar a pessoa interessada e fazer com que ela adquira o que está sendo oferecido por uma empresa.

Por isso, invista em um atendimento gentil, competente e bem capacitado para que os interessados em se matricular em sua escola encontrem na secretaria escolar algo que faça com que eles finalizem esse processo de escolha.

Conheça o Sistema de Gestão Escolar Sponte

A gestão da secretaria de uma escola pode ser facilitada com o Software de Gestão Escolar Sponte. Com esse sistema de gestão, o atendimento fica muito mais ágil, profissional e completo, resultando em mais produtividade para toda a sua equipe.

Seus diferentes recursos fazem com que a secretaria da escola se mantenha organizada e que sempre proporcione maior comodidade para os alunos. Recursos como matrículas online, emissão da documentação escolar e a possibilidade de armazenar documentos na nuvem fazem com que a gestão da secretaria escolar seja mais ágil e produtiva, de modo que os profissionais possam se dedicar ao que realmente importa: o desempenho da escola.

Como é feita a gestão da secretaria de sua escola? Deixe a sua resposta nos comentários! Conte sempre com o Sponte, seu Sistema de Gestão Educacional.

compartilhe:

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.