Gestão da secretaria escolar: o que é e como fazer

Toda escola tem como missão educar seus alunos com um ensino de qualidade, que seja estimulante e os prepare para o futuro. No entanto, bons gestores sabem que para alcançar esse importante objetivo é preciso que a instituição tenha uma excelente gestão educacional — uma gestão que depende, principalmente, da secretaria escolar.

Dessa forma, a gestão de secretaria escolar é um ponto central de qualquer instituição. É ela a responsável por tarefas que envolvem lidar com os documentos e arquivos da escola, além de realizar o atendimento à comunidade escolar. 

Garantir que essa gestão seja feita de forma eficiente, com inteligência e produtividade, é essencial não apenas para manter o funcionamento da instituição, mas também para oferecer o suporte necessário a um ensino transformador.

Para entender melhor a importância da secretaria escolar na gestão educacional como um todo e saber como ter uma gestão administrativa escolar eficiente, continue sua leitura:

• O que é a gestão de secretaria escolar e quais são suas funções?
• Qual é a importância de ter uma secretaria escolar otimizada? 
• Como fazer uma gestão administrativa escolar que deixe a secretaria mais eficiente e moderna?

O que é a gestão de secretaria escolar e quais são suas funções?

A secretaria escolar é o setor responsável pelas principais questões administrativas na gestão educacional.

Ela reúne os documentos de alunos, professores e demais membros da comunidade escolar, além de outros registros que devem ser armazenados e utilizados para a manutenção da escola.

Entre todos os setores da gestão escolar, é a secretaria que deve organizar essas informações, buscar a assinatura dos documentos (digital ou presencialmente) e tê-los à disposição para qualquer necessidade, seja da própria escola ou dos alunos, pais e responsáveis.

Nesse sentido, é sua função adaptar os registros às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), com governança de dados e canal do titular.

Leia mais: LGPD: como sua escola pode amenizar riscos e se adequar.

Sem falar, claro, no importante dever de recepcionar alunos, pais, responsáveis e outras pessoas interessadas. A secretaria é a porta de entrada da instituição e deve ser capaz de apresentar uma boa imagem para o público externo.

Além disso, ela é o setor responsável pela comunicação com a comunidade escolar, pelo envio de avisos e comunicados, pela recepção de sugestões e críticas e pelas demais funções de relação com o público.

Nesse contexto, também é a secretaria escolar que lida com as matrículas e rematrículas da escola, o que pode sobrecarregar ainda mais seu trabalho no fim de cada semestre.

Leia mais: Como a gestão escolar pode manter a secretaria organizada em períodos de rematrículas?

Esse setor também é responsável por centralizar os registros da gestão pedagógica, como as presenças, faltas e notas. Mesmo que essas informações sejam coletadas pelo próprio time pedagógico, a secretaria escolar tem a função de organizar e disponibilizar os dados.

O mesmo acontece com as finanças da escola. Ainda que você possua uma boa gestão financeira, a secretaria escolar deve estar integrada com esse trabalho. Afinal, é ela que realiza matrículas, rematrículas e, muitas vezes, o recebimento de mensalidades.

Também é responsabilidade da secretaria escolar organizar a rotina da escola e até planejar e executar os trabalhos administrativos, em parceria com o diretor, além de participar das decisões pedagógicas.

Qual é a importância de ter uma secretaria escolar otimizada? 

Como acabamos de ver, praticamente todos os processos de uma instituição passam pela secretaria escolar, o que destaca sua responsabilidade de ter eficiência, produtividade e redução de erros.

Uma secretaria otimizada oferece vários benefícios para a gestão escolar, começando com o aumento na produtividade e a redução da perda de tempo de sua equipe. 

Por exemplo, em vez de passar horas organizando e arquivando documentos — e mais horas procurando esses papéis mais tarde — a equipe de uma secretaria otimizada, com o processo totalmente digital, pode dedicar seu tempo para outras tarefas e ter uma rotina muito mais tranquila.

A otimização da gestão administrativa escolar também ajuda a equipe a evitar erros. Afinal, uma secretaria desorganizada, com uma montanha de papéis para lidar e sem tempo para analisar os processos com cuidado tende a acabar cometendo enganos.

Esses erros podem levar a discussões com alunos, pais e funcionários, confusões na gestão escolar e até problemas jurídicos. 

Com menos enganos e perda de tempo, você alcança ainda uma redução nos custos com salários, impressão de documentos e outros gastos de manutenção.

Outra grande vantagem é a melhoria na comunicação com a comunidade escolar e o maior engajamento com alunos, pais e responsáveis. Se sua secretaria é organizada e eficiente, esse contato se torna muito mais produtivo e agradável.

A otimização ainda facilita o trabalho na hora das matrículas e rematrículas, aliviando muito a função de sua equipe e permitindo que ela possa dar maior atenção para cada aluno, pai e responsável. Isso melhora a retenção e até a captação de estudantes.

Por fim, quando sua secretaria está organizada, é possível ter muito mais controle da gestão administrativa escolar. Assim, você pode planejar o crescimento da escola de maneira sustentável e inteligente.

Isso fica ainda melhor com um sistema de gestão escolar que ofereça todas as informações da instituição de forma organizada em relatórios e dashboards dinâmicos. 

Como fazer uma gestão administrativa escolar que deixe a secretaria mais eficiente e moderna?

Claramente, uma secretaria escolar otimizada é excelente para a gestão administrativa de uma instituição. Então, para saber como deixar esse trabalho mais eficiente, fácil, moderno e produtivo, continue sua leitura.

1. Organizar a rotina da secretaria escolar

O primeiro passo para ter processos mais ágeis é organizar uma rotina fixa, que possa ser seguida por toda a equipe. Assim, os erros se tornam raros e a agilidade aumenta, porque todos sabem exatamente o que precisam fazer em cada situação.

Uma boa cultura de organização também deve ser parte dessa rotina: após consultar cada documento, é preciso guardá-lo; o equipamento utilizado deve sempre ser deixado no mesmo lugar; papéis que não são mais usados devem ser jogados no lixo. Esses são apenas exemplos de boas práticas organizacionais que a equipe precisa seguir.

2. Manter acessíveis os documentos de matrículas e gestão educacional

Todos os arquivos da secretaria devem estar organizados para facilitar seu acesso. Isso reduz a perda de tempo, melhora o uso do espaço e potencializa todo o trabalho da secretaria escolar.

Se eles estiverem registrados online, em um software de gestão escolar, a situação fica ainda melhor. Afinal, dessa forma eles não ocupam espaço e podem ser acessados com maior agilidade.

3. Investir na capacitação dos profissionais

Ter uma boa equipe é essencial para garantir que o atendimento seja bem feito e que as tarefas do dia a dia sejam cumpridas com produtividade. 

Para isso, o gestor deve garantir que ocorram treinamentos frequentes, com o intuito de preparar o time da secretaria para oferecer um excelente desempenho.

4. Valorizar o bom atendimento ao público

Com tantas funções, às vezes esquecemos da importante missão que a secretaria escolar tem em recepcionar alunos, pais, responsáveis e pessoas interessadas.

Então é muito importante relembrar essa tarefa e dar a ela o reconhecimento necessário. Assim, a comunicação com a comunidade escolar melhora, as rematrículas ficam mais prováveis e é mais fácil até conquistar novos alunos.

5. Aproveitar o mural escolar

O mural é uma ferramenta muito interessante para a comunicação escolar. Alunos, professores, colaboradores e, às vezes, pais e responsáveis têm acesso a essas informações de forma muito simples.

Um mural bem organizado, além de passar os recados mais importantes, também mostra a eficiência da escola.

6. Contar com uma ferramenta de comunicação escolar

Nem sempre seus alunos, pais e responsáveis vão conferir o mural. Por isso, a escola acaba tendo o dever de enviar recados para eles. No entanto, esse trabalho pode tomar muito tempo se for feito manualmente. 

Ter uma ferramenta digital de comunicação, como o Portal do Aluno Sponte, evita esse problema e alimenta uma boa relação entre escola e comunidade.

7. Busque oferecer matrículas e rematrículas online

A temporada de matrículas é uma das mais cheias para a equipe de secretaria escolar. Por isso, ter matrículas e rematrículas online facilita muito o processo e reduz o tempo dedicado a essa função.

Sem falar que é uma grande facilidade para alunos, pais e responsáveis, que nem precisam ir à escola para realizar a assinatura dos documentos.

Leia mais: Matrículas Online Sponte: mais alunos para sua escola!

8. Aproveitar o potencial organizacional de um sistema de gestão escolar

A tecnologia já oferece ferramentas incríveis para a gestão de secretaria escolar. Já falamos sobre a comunicação e sobre as matrículas online. Mas podemos ir mais além!

Com a automatização dos processos manuais, sua equipe vai economizar muitas horas de trabalho e evitar erros que hoje podem ser comuns. 

Com o sistema de gestão escolar certo, o registro pedagógico fica fácil e rápido, podendo ser feito diretamente pelo corpo docente e apenas repassado para a secretaria. Além disso, o controle do financeiro se torna mais eficiente e fácil de conferir.

Também é preciso considerar os documentos salvos diretamente na nuvem (totalmente online), que dão muito mais segurança para a escola e agilidade na hora de encontrar essas informações — sem falar que eliminam a necessidade de manter grandes arquivos para armazenar documentos.

Com todas essas dicas, seu trabalho vai ser muito mais eficiente! Mas, se quiser se aprofundar ainda mais na produtividade da secretaria escolar, você pode conferir nosso eBook sobre o assunto: