O período das rematrículas é um dos mais importantes na gestão escolar, mas costuma ser também um dos mais movimentados para a retenção de alunos. Afinal, há muito o que se fazer em uma secretaria escolar no fim do ano, não é?
Em muitas escolas, é a equipe da secretaria que precisa realizar a parte burocrática das rematrículas, além de recepcionar alunos, pais e responsáveis, receber pagamentos, organizar eventos, preparar a divulgação e muito, muito mais!
Justamente por isso, muitas escolas acabam vendo esse momento com apreensão! Para essas equipes, o fim do ano é uma época de bagunça, desorganização, cansaço e estresse.
E esse estresse todo acaba passando até para a gestão pedagógica e pode levar a péssimos resultados, como prejuízos no relacionamento com a comunidade escolar e evasão de alunos.
Mas e se eu te disser que não precisa ser assim?
Com muitos anos de experiência no mercado educacional, nossa equipe aqui da Sponte conhece muito bem a realidade das escolas do país. E sabemos que, com algumas estratégias bem planejadas, seu período de rematrículas pode ser eficiente, organizado e, principalmente, tranquilo.
Quer saber como? Então continue sua leitura:
- Por que investir na organização da secretaria escolar no período de rematrículas?
- Como fazer a organização de secretaria em sua gestão escolar?
- Faça um bom planejamento para a campanha de rematrículas
- Tenha uma infraestrutura adequada
- Padronize os processos da gestão escolar
- Divida as funções de sua equipe
- Reduza os processos manuais
- Otimize seus canais de comunicação
- Diminua o uso de papel para as rematrículas
- Capacite sua equipe e avalie seu desempenho
- Otimize a gestão financeira em sua secretaria escolar
- Disponibilize um processo de rematrículas online
Por que investir na organização da secretaria escolar no período de rematrículas?
Antes de mais nada, é preciso reforçar definitivamente que a secretaria escolar precisa ser um setor funcional e eficiente.
Afinal, ela é a cara de sua escola. É o primeiro e o último ambiente visto por alunos, pais, responsáveis e por toda a sua equipe. A secretaria praticamente dita o ritmo da instituição de ensino.
Uma secretaria escolar bagunçada cria uma imagem de desorganização e de ineficiência, e o prejuízo é muito grande.
Para começar, essa imagem afasta pais e responsáveis, que vão sentir que a escola não é o melhor lugar para educar suas crianças e adolescentes. Isso pode dificultar muito a conquista de rematrículas, e até a captação de novos estudantes.
E isso atinge também o restante da equipe. Se a ‘frente’ da escola é uma confusão, fica difícil se motivar para desenvolver um bom trabalho — e todos os setores sofrem com isso.
Mas esse é apenas o primeiro detalhe. O maior impacto de uma secretaria escolar desorganizada é a falta de eficiência nos processos — principalmente em um período importante como o das rematrículas.
A desorganização leva a lentidão, morosidade e falta de resultados.
Por outro lado, uma secretaria organizada leva a mais produtividade em sua gestão escolar.
Na prática, investir nesse quesito significa:
- Facilidade de retenção de alunos no período da rematrícula
- Maior captação de novos estudantes
- Eficiência para atender às solicitações do público
- Promoção da imagem da escola
- Maior organização na gestão financeira
- Redução de estresse no local de trabalho
- Redução de custos operacionais na rotina escolar
E esses são apenas os principais exemplos. Uma secretaria escolar organizada pode realmente transformar sua instituição de ensino e fazer sua campanha de rematrículas ser um sucesso.
🔎 Leia mais: Gestão da secretaria escolar: o que é e como fazer.
Como fazer a organização de secretaria em sua gestão escolar?
Para te ajudar a organizar esse setor tão importante de sua gestão escolar, organizamos 10 passos fundamentais. Confira:
1. Faça um bom planejamento para a campanha de rematrículas
O sucesso de qualquer empreitada depende de planejamento. Essa é a grande palavra-chave que precisa estar presente durante o ano todo em sua gestão escolar — principalmente na sua secretaria.
Quando chegar a hora das rematrículas, reúna a equipe e estabeleça um cronograma com tudo o que está planejado para este processo, como:
- Abertura das rematrículas
- Período com desconto
- Envio de mensagens para os pais
- Realização de eventos
- Contato final
- Encerramento do período de rematrículas
Além disso, revise e atualize os documentos necessários e defina políticas de pagamento. Tudo isso deve estar na sua fase de planejamento.
🔎 Leia mais: Como planejar uma campanha de rematrícula escolar com sucesso?
2. Tenha uma infraestrutura adequada
É praticamente impossível ter uma secretaria escolar adequada se não há um espaço adequado para isso! Por isso, invista em uma boa infraestrutura física, com mesas, armários, espaços de trabalho e cadeiras confortáveis, tanto para a equipe quanto para o público.
Além disso, não despreze a importância de deixar esse espaço bonito, com uma decoração sutil, mas de bom gosto. Isso dá uma boa imagem à escola e ajuda a motivar seus profissionais.
3. Padronize os processos da gestão escolar
Quando as tarefas seguem um padrão, é muito mais difícil errar e todo o trabalho fica mais ágil.
Por isso, reúna sua equipe, discuta os processos e alinhe, junto deles, a melhor forma de organizar as tarefas. A partir disso, crie uma estrutura padronizada para todos seguirem.
4. Divida as funções de sua equipe
Quando não há uma boa divisão de funções, é muito comum que alguns funcionários fiquem sobrecarregados, enquanto outros tem pouco serviço ou nem sabem o que devem fazer.
Por isso, divida o trabalho e estabeleça responsabilidades! Cada colaborador da secretaria escolar deve ser responsável por seu setor. Isso faz toda a diferença nos resultados.
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5. Reduza os processos manuais
Aqui não tem nenhum mistério: processos manuais são mais lentos, difíceis e passíveis de erro. Então, se você quer uma secretaria escolar eficiente, busque otimizar o trabalho da sua equipe com tecnologia.
Um sistema de gestão como o Sponte, por exemplo, pode te fazer ganhar até 166 horas mensais na gestão administrativa de sua secretaria. É menos tempo perdido e mais satisfação para todos os envolvidos.
6. Otimize seus canais de comunicação
O momento das rematrículas requer uma boa comunicação com alunos, pais e responsáveis. Isso é importante para atender familiares que têm dúvidas, para avisar das datas e eventos, para mostrar benefícios da escola e reforçar a retenção, etc.
Mas quando sua equipe da secretaria faz tudo apenas por telefone, por exemplo, é muito fácil bagunçar seu ambiente, perder recados importantes e até desperdiçar tempo.
Por isso, busque otimizar os canais de comunicação — mas não apenas com WhatsApp e e-mail. Conte também com ferramentas feitas para isso, como o Sponte Agenda Plus, que envia mensagens automáticas e abre um canal direto entre a instituição e a comunidade escolar.
Com isso, fica muito mais fácil ter famílias engajadas, o que é excelente para conquistar mais rematrículas.
🔎 Leia também: Tudo o que você precisa saber sobre captação de alunos e retenção de matrículas.
7. Diminua o uso de papel para as rematrículas
O uso do papel é muito alinhado ao trabalho manual, que a gente já comentou. Registros físicos são demorados, expostos a erros e fáceis de perder.
Sem falar que eles precisam ser armazenados em algum lugar — e, muitas vezes, acabam entulhando as escrivaninhas de sua equipe.
Por isso, reforçamos: invista na modernização de sua secretaria escolar. Além de eficiência e organização, você ganha em economia de dinheiro. O sistema Sponte pode garantir uma redução de até 45% nos gastos com papel e impressão.
8. Capacite sua equipe e avalie seu desempenho
A equipe da secretaria precisa ser capacitada! Cursos, treinamentos, videoaulas, artigos como este: tudo isso vale para melhorar o preparo de seus colaboradores e ajudá-los a fazer um trabalho organizado e efetivo.
Mas apenas disponibilizar os cursos não basta. Também é necessário acompanhar o desenvolvimento de cada colaborador. Por isso, organize feedbacks e avaliações de desempenho.
🔎 Leia mais: Como fazer a avaliação de desempenho escolar de funcionários?
9. Otimize a gestão financeira em sua secretaria escolar
Sua secretaria escolar também é responsável por receber os pagamentos de mensalidades, materiais e matrículas? Nesse caso, é ainda mais fácil acabar com tudo bagunçado — e ainda mais arriscado, afinal, você estará envolvendo dinheiro no processo.
Por isso, busque trabalhar com formas de pagamento mais efetivas, que reduzam o trabalho da equipe, como o pagamento recorrente, que é debitado e registrado em seu sistema automaticamente.
Outra boa escolha é o pagamento por PIX, que facilita o processo para pais e responsáveis e para sua equipe.
Tudo isso está disponível no Sponte Pay. Veja como os clientes Sponte estão transformando a realidade de suas escolas com essa tecnologia:
10. Disponibilize um processo de rematrículas online
Um dos maiores desafios para a secretaria escolar no fim do ano é a fila de alunos, pais e responsáveis com demandas para o setor.
É fim de ano — sua escola tem eventos, provas, lançamento de notas, cobrança de presenças, novas matrículas e, é claro, as rematrículas. No meio disso tudo, a secretaria acaba cheia de gente.
A não ser que você trabalhe com uma ferramenta de matrículas online. Com esse tipo de tecnologia, todo o processo pode ser feito virtualmente, com uma assinatura eletrônica que garante sua segurança.
O resultado é uma comunidade escolar satisfeita e uma secretaria bem mais organizada.
O papel da tecnologia para a organização da secretaria escolar
Como vimos nos nossos 10 passos para organizar sua secretaria, a tecnologia é indispensável se você quiser ter eficiência e mais produtividade durante as rematrículas.
É por meio da tecnologia que você pode oferecer uma comunicação direta e efetiva, matrículas online e ótimos meios de pagamentos. Da mesma forma, é ela que possibilita a digitalização do trabalho, a eliminação dos processos manuais e a redução do papel.
Ela é o caminho para a gestão escolar do futuro — seja no período das rematrículas, seja no restante do ano letivo.
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