Por Suellen Bosse, 19 de outubro de 2021

Como a gestão escolar pode manter a secretaria organizada em período de rematrículas?

Saiba como a gestão escolar deve manter a organização em sua secretaria para uma maior retenção de alunos no período de rematrículas

Como manter a organização da secretaria nas rematrículas? | Sponte

A secretaria é o primeiro local visto pelas pessoas quando entram em escolas. Além disso, é nesse departamento que assuntos pedagógicos e administrativos se interligam, o que pode gerar um acúmulo de informações em uma única área.

Além do mais, esse setor é o centro de atendimento em instituições de ensino, pois é responsável por manter contato com pais, alunos e responsáveis, especialmente em períodos de alta demanda, como na época das rematrículas.

Sendo assim, saber como manter a comunicação interna e externa organizada, com agilidade e produtividade em processos escolares, é primordial em qualquer secretaria.

Para melhorar esse setor em escolas, preparamos este artigo com algumas dicas sobre como mantê-lo organizado e qual é o papel da tecnologia em promover um ambiente harmonioso e prático. 

Lembre-se de que a escola deve ser referência em sua comunidade escolar para gerar o interesse de rematrícula de alunos. 

Como promover a organização na secretaria?
Os benefícios de uma secretaria organizada e responsiva
Como a gestão escolar deve se preparar para as rematrículas?
O papel da tecnologia para a organização e eficiência no processo de rematrícula

Como promover a organização da secretaria?

Como manter a organização da secretaria nas rematrículas? | Sponte

Ambientes desorganizados prejudicam muito a produtividade. Além de demonstrar desleixo para alunos, pais e responsáveis, a desorganização na secretaria gera atrasos e erros, até mesmo em processos simples. 

Isso é péssimo para as escolas, principalmente levando em conta a retenção de alunos durante o período de rematrículas.

Ainda assim, é comum encontrar escolas com o ambiente bagunçado, especialmente no setor de secretaria, que utiliza pilhas de papéis, arquivos, planilhas soltas e muito mais. 

Quando um aluno, pai ou responsável solicita um documento, é normal que o secretário ou secretária leve um tempo enorme para encontrá-lo em meio a tantos papéis. Sem falar no risco da perda de documentos.

Com esse tipo de situação, a imagem da escola é prejudicada, já que a ineficiência gera falta de confiança dos pais, responsáveis e de toda comunidade escolar. Sendo assim, o que deve ser feito para que a secretaria seja um local organizado?

Considere colocar em prática as seguintes estratégias:

  • Padronize os processos da escola: quando as tarefas seguem um padrão, a incidência de erros diminui. Isso acontece quando um modo mais simples e eficiente de realizar tarefas é estabelecido e permite a realização de um bom trabalho. A imagem externa da escola também se beneficia, já que alunos, pais e responsáveis são atendidos da mesma forma.
  • Reduza a quantidade de papel na gestão: os papéis em excesso causam desordem e confusão, além de dificultarem a adequação à LGPD e a segurança de dados, já que são facilmente perdidos ou danificados. Usar a tecnologia para substituir o papel fará toda a diferença na organização.

Para tanto, é essencial  digitalizar os documentos e informatizar a escola, de modo que as informações, antes disponíveis em papéis, como boletins e matrículas, sejam disponibilizadas digitalmente. Assim, é fácil diminuir os problemas com a perda de arquivos, confusão para localizar documentos e até o tempo quando os papéis forem solicitados.

  • Torne processos menos burocráticos: outra questão que gera muita confusão em escolas são os processos documentais que demandam do preenchimento de muitos requerimentos e questionários, resultando em ainda mais papéis na secretaria.

É necessário diminuir processos burocráticos para facilitar o trabalho dos colaboradores e melhorar a experiência de pais, alunos e responsáveis. Um sistema de gestão escolar, como o Sponte, por exemplo, permite que a rematrícula seja feita diretamente pelo sistema, sem papel e sem burocracia.

  • Treine a equipe para o atendimento humanizado: muito do potencial dos colaboradores é perdido em trabalhos manuais que podem ser feitos diretamente pelos canais digitais, por exemplo, a impressão e distribuição de boletos aos pais e responsáveis. Com a digitalização de processos, sobra tempo para preparar sua equipe para oferecer um atendimento humanizado, que fideliza seus alunos com muito mais facilidade. 

Para promover uma secretaria organizada, essas ações precisam ser colocadas em prática, junto da organização do espaço físico.

Separar documentos de acordo com a frequência que precisam ser consultados, fazer uso de utensílios ou caixas para organização, e ainda bandejas para arquivos temporários, faz uma grande diferença no dia a dia da equipe. 

Com a secretaria organizada, consequentemente, a retenção de alunos na rematrícula será mais bem-sucedida.

Afinal, com cada integrante da equipe exercendo seu papel com facilidade, a confiança que alunos, pais e responsáveis têm na escola aumenta, o que é essencial para que eles decidam continuar em sua instituição de ensino. 

Os benefícios de uma secretaria organizada e responsiva

Como manter a organização da secretaria nas rematrículas? | Sponte

A organização da secretaria precisa acompanhar o dinamismo do ambiente escolar, no qual há um fluxo constante de informações. Sem uma organização completa desse fluxo, o trabalho de todos é dificultado. E, como vimos, isso prejudica a retenção de alunos.

Se a escola for bagunçada e ineficiente durante o ano letivo, não atendendo às solicitações que são pedidas, ou fazendo isso com atraso ou com alta incidência de erros, a taxa de rematrículas tende a cair.

No entanto, tudo isso pode ser resolvido se a secretaria for um local funcional, o que pode ser feito por meio de ferramentas tecnológicas. Assim, todos conseguem desempenhar suas funções de forma tranquila e eficiente.

Além de aumentar a satisfação de alunos, pais e responsáveis, uma secretaria organizada e informatizada oferece mais vantagens, como:

  • Crescimento na retenção de alunos por meio da rematrícula.
  • Eficiência em atender às solicitações de seu público.
  • Promoção da imagem exterior da escola, o que impacta no número de novas matrículas.
  • Superação de expectativas de mercado, já que a modernização de processos é esperada pelo público, inclusive no setor educacional.
  • Redução de estresse no local de trabalho.
  • Redução de custos operacionais, pois trabalhos mal executados precisam ser refeitos, o que gera custos desnecessários.

Organizar a secretaria em períodos de alta demanda é um desafio que pode ser superado com o uso de ferramentas tecnológicas. Confira como um sistema de gestão escolar contribui para isso.

O papel da tecnologia para a organização e eficiência no processo de rematrícula 

Um software de gestão escolar de alta qualidade, como o Sponte, entrega funcionalidades que melhoram os processos de rematrícula e tornam sua escola mais eficiente e prática.

Entre elas, é importante destacar:

Essas e outras possibilidades são intermediadas pelo sistema de gestão, responsável por agilizar os processos organizacionais da instituição de ensino.

Além disso, no que se refere à captação e retenção de alunos, o sistema precisa oferecer opções que melhorem a rotina escolar. 

O Sponte tem essa preocupação e possui uma plataforma de aulas online, sem mencionar o Portal do Aluno e o App Sponte Agenda.

Tais funcionalidades têm aumentado a experiência positiva de alunos em escolas, principalmente em um período tão delicado como o atual.

Como a gestão escolar deve se preparar para as rematrículas?

Como manter a organização da secretaria nas rematrículas? | Sponte

Para que a campanha de rematrículas tenha resultados expressivos na retenção de alunos, é necessário que a gestão escolar saiba organizar bem todas as etapas desse processo.

Portanto, leve em conta que, nesse período, a secretaria ficará muito agitada e com alto fluxo de pessoas, o que aumenta a margem para erros. Além disso, há a ocorrência de filas para atendimento.

Com o intuito de evitar esses fatores, que prejudicam negativamente a experiência de quem é atendido, a gestão escolar deve tomar algumas medidas:

  • Pense em maneiras para desburocratizar o processo de rematrícula: pelo sistema Sponte, a rematrícula é feita online, sem papelada, sem filas e sem demora.
  • Tenha canais de comunicação responsivos: é compreensível que sua escola possa receber inúmeros telefonemas e outras formas de contato durante esse período. A equipe deve ter disponibilidade de atender quem precisa, seja de forma presencial ou virtual.
  • Comunique a nova precificação antes do período de rematrícula começar: uma questão que gera desorganização na secretaria é a falta de alinhamento de informações. Isso acontece muito com a precificação, sendo assim, é importante ter reuniões de alinhamento ou comunicar o novo valor de alguma forma antes das rematrículas começarem.
  • Elabore contratos de rematrículas: o contrato é uma forma de proteger a instituição e deve ser pensado com cuidado. Com o sistema Sponte, esse documento pode ser feito online e assinado eletronicamente, com segurança.
  • Ofereça formas de pagamento diferenciadas: ter boas opções de pagamento também é essencial para o momento de rematrícula. Isso facilita o processo para alunos e seus responsáveis, e também agiliza os procedimentos para sua equipe.
  • Registre o processo de negociação: de preferência, o arquivamento precisa acontecer via um software de gestão escolar na nuvem, tecnologia presente no sistema Sponte, que organizará a documentação de forma acessível em espaço virtual e garantirá a segurança de dados.

O número de rematrículas é a confirmação de que a escola está fazendo o seu trabalho, não apenas dentro da sala de aula, mas em toda a sua abrangência.

Não deixe de consolidar ainda mais a satisfação de seu público nesse período e conte com o sistema Sponte para isso.

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