Por Carla Helena Lange, 12 de dezembro de 2023
Tempo de leitura: 12 minutos

Captação e retenção de alunos: guia completo para sua gestão escolar

Quer melhorar sua captação de alunos e atrair mais matrículas? Ou precisa aumentar a retenção escolar e combater a evasão? Confira tudo sobre o assunto.

Captação e retenção de alunos | Sponte

O trabalho de captação e retenção de alunos na gestão escolar é um dos mais importantes em uma instituição de ensino. No entanto, muitos gestores ainda ficam apenas no superficial, sem verdadeiras estratégias de como atrair alunos e convencê-los a renovar suas matrículas.

Você quer saber como sair do básico e ser mais efetivo nessa missão tão importante? Neste texto, falamos sobre as melhores práticas para uma captação de alunos de sucesso.

Também vamos abordar técnicas poderosas de retenção escolar, para realmente fidelizar alunos e conquistar rematrículas. 

Continue sua leitura e veja tudo sobre captação e retenção de alunos, em um guia completo que vai transformar sua gestão escolar:

O que é a captação e retenção de alunos?

O primeiro passo para que você possa avançar neste guia completo é entender exatamente o que esses termos significam e qual é o impacto deles na gestão escolar.

Agora, você pode dizer: “eu sei o que eles significam. Captação de alunos é a prática de atrair novas matrículas, e retenção escolar são as técnicas para combater a evasão”.

E você está totalmente certo. Mas será que é só isso? Será que podemos nos contentar com essa explicação?

Se você realmente quer ter sucesso nessas duas frentes de forma inteligente, efetiva e competitiva, é preciso entender a captação e a retenção em detalhes, com visão de seus desafios e potenciais.

E é isso que vamos abordar nos próximos parágrafos. Confira:

Captação de alunos: atraia estudantes para sua escola

O conceito de captação de alunos envolve tudo o que é feito para atrair novos estudantes. Obviamente, temos neste conceito as campanhas de marketing nas redes sociais, a distribuição de panfletos da escola, os eventos de atração de alunos, a divulgação em outdoors, etc.

Todas essas atividades vêm à mente quando falamos sobre como atrair alunos e elas, de fato, fazem a principal base dessa etapa tão importante.

No entanto, a boa captação de alunos deve ir além desses conceitos. Ela envolve também:

  • Organização da escola para receber pessoas interessadas
  • Engajamento de alunos e familiares para se tornarem promotores da escola
  • Preparação da equipe para processos de matrícula efetivos
  • Uso de ferramentas e técnicas para dar mais eficiência ao momento de matrícula
  • Disponibilização de boas formas de pagamento
  • Entre outros

Essas práticas complementares fazem parte do trabalho de captação de alunos. Quando feitas corretamente — em conjunto com as estratégias básicas de marketing e atração de estudantes —  elas ajudam a ter muito mais sucesso nesse processo.

Veja estratégias e modelos prontos para captação de alunos e rematrículas em escolas de educação básica:

Estratégias e modelos prontos para captação de alunos e rematrículas na educação básica | Sponte

Retenção escolar: garanta fidelização e rematrículas 

Aqui também temos uma noção do conceito mais superficial e outra que vai além. 

Ao falar de retenção escolar, pensamos imediatamente no relacionamento com alunos, pais e responsáveis, na disponibilização de um ensino de qualidade e na oferta de uma estrutura adequada para seus estudantes, por exemplo.

Realmente, todas essas estratégias de fidelização da comunidade escolar compõem a parte mais importante da retenção. 

No entanto, para ir além da superfície, a retenção de estudantes também envolve práticas de marketing educacional. 

Postagens nas redes sociais que destaquem as conquistas de seus alunos, assim como campanhas, eventos e outras ações do gênero, também fazem parte da retenção escolar de sucesso. Afinal, elas são capazes de fortalecer o senso de comunidade e aumentar as rematrículas.

🔎 Leia mais: Retenção de alunos: o que é e como fazer?

Qual é a importância da captação e retenção na gestão escolar?

Obviamente, o grande objetivo da captação e retenção de alunos é ter uma escola sempre cheia. Na prática, isso significa manter um bom número de matrículas e rematrículas para garantir a estabilidade financeira da instituição.

No entanto, como já vimos, nossa proposta aqui é ir além do superficial. Então vamos entender os benefícios da captação e da retenção de forma mais detalhada e completa. 

A partir desse conhecimento, você poderá tomar decisões e organizar seus processos com foco nesses importantes benefícios — o que te ajudará a alcançá-los mais rápido. 

Veja os principais benefícios da captação de alunos

A captação de alunos tem como principal resultado a atração de novas matrículas para a escola. Mas esse primeiro objetivo já leva consigo benefícios secundários.

Novas matrículas significam uma renovação no corpo estudantil, o que mantém a escola cheia e com um constante fluxo de mensalidades.

Assim, com mais matrículas, sua escola pode manter seu financeiro equilibrado e até aumentar seu lucro e investir em melhorias.

Uma boa captação de alunos também garante a atração de estudantes diferentes, com novas experiências, mais oportunidades e uma ampliação na diversidade. E uma escola mais diversa e inclusiva pode oferecer um ensino mais completo e interessante.

🔎 Leia mais: Como sua escola pode ser mais diversa e inclusiva?

Além disso, o bom trabalho de captação — que busca sempre oferecer algo de qualidade para atrair matrículas — incentiva a escola a manter-se atualizada. Melhorias de infraestrutura, de equipe e de metodologias são excelentes resultados disso.

Para completar, trabalhar um bom marketing, junto a estratégias adequadas de captação de alunos, proporciona fortalecimento da sua marca e um reconhecimento maior da escola na região. 

Esse reconhecimento, combinado ao fato de que sua escola está cheia de novas matrículas, acaba tornando sua instituição em uma referência em educação. 

Benefícios da captação de alunos | Sponte

Confira as vantagens da retenção escolar

Uma das grandes regras do mundo dos negócios é que fidelizar clientes é muito mais barato e fácil do que conquistar clientes novos. E o mesmo vale para as matrículas em sua escola.

Se um estudante já está matriculado, mantê-lo para o próximo ano é muito mais prático do que conquistar um aluno novo. Afinal, ele já conhece sua escola, reconhece seu trabalho e já te deu um voto de confiança. Tudo o que você precisa é garantir que a instituição atenda suas expectativas.

Só aqui já temos três pontos de destaque entre os benefícios da retenção escolar: você economiza dinheiro, conquista matrículas e mantém a escola cheia.

Além disso, um bom trabalho de retenção, que se comunique diretamente com a comunidade escolar, pode identificar problemas no ensino ou na estrutura da instituição. Eles podem, então, ser consertados, levando a mais um benefício, que é a melhoria da escola como um todo.

🔎 Leia mais: Como aproximar família e escola com uma comunicação eficaz na gestão escolar?

No mesmo sentido, essa comunicação fortalece o relacionamento com a comunidade e faz com que alunos, pais e responsáveis se tornem verdadeiros promotores da sua escola — o que favorece a captação.

Além disso, uma escola que fideliza seus alunos ganha reputação na região e também se torna referência em educação.

Benefícios da retenção escolar | Sponte

Leia mais: Evasão escolar: você tem se atentado à retenção de alunos em sua escola?

O que é marketing educacional e qual é a sua relevância na captação e retenção de alunos?

A partir dos conceitos de captação e retenção de alunos, podemos passar para a ferramenta mais usada para esse trabalho: o marketing educacional.

Na prática, o termo marketing diz respeito a práticas aplicadas para fortalecer uma marca, criar valor para ela e conquistar clientes. No caso das escolas, isso se aplica à atração e à retenção de matrículas, além do seu posicionamento no mercado educacional.

Agora vamos entender que tipo de ações você pode usar nesse sentido em sua instituição.

🔎 Leia mais: Marketing educacional e captação de alunos: tudo o que você precisa saber para ter sucesso.

As funções do marketing educacional para a captação de alunos

A aplicação de técnicas de marketing educacional é a principal forma de atrair mais matrículas para sua escola. Afinal, ele “apresenta” a instituição para seu público, mostrando suas vantagens e diferenciais.

Veja os principais canais de marketing para captação:

  • Marketing offline

Também conhecido como marketing tradicional, o marketing educacional offline é aquele feito longe da internet. Ele envolve outdoors, panfletos, propagandas em rádio, TV e jornal, entre outros.

Ele tem uma boa efetividade para conquistar pessoas próximas e criar autoridade para sua escola. Por outro lado, os custos podem ser mais elevados e o alcance é curto.

  • Redes sociais para captação de alunos

As redes sociais se tornaram um dos principais canais do marketing moderno. O baixo custo e o vasto alcance fazem com que elas sejam uma excelente opção para apresentar sua escola, mostrar os diferenciais e conquistar alunos. 

É preciso, contudo, ter uma boa estratégia, para que suas postagens alcancem o público certo e sejam atrativas para ele.

🔎 Leia mais: Como usar o marketing nas redes sociais para melhorar a captação de alunos.

  • Criação de site

Ter um site institucional é uma excelente prática de marketing. Uma página online para sua escola pode apresentar tudo o que você tem de melhor de forma organizada e exclusiva.

Além disso, o site ainda pode mostrar o caminho para uma pessoa que esteja interessada em conhecer sua escola, com canais de comunicação, endereço e até possibilidades como a matrícula online.

Outro ponto importante é que um site bem construído, com estratégias de SEO (otimização para mecanismos de busca), vai fazer sua escola aparecer no Google — que é onde muita gente procura por instituições de ensino antes de fechar uma matrícula.

🔎 Entenda: SEO para instituições de ensino: como fazer sua escola aparecer no Google?

  • Comunicação digital 

O marketing compreende também a comunicação com seu público por WhatsApp, e-mail, chats e outros canais de comunicação digital. 

Ao conseguir o contato de um aluno em potencial — ou de seu pai ou responsável, no caso de menores de idade —, você pode começar a construir uma comunicação que pode levar ao fechamento da matrícula (falaremos mais desse processo ao discutir o funil de captação de alunos, em breve).

🔎 Leia mais: Estratégias de marketing educacional via e-mail para captar alunos.

  • Anúncios pagos via Google Ads e Facebook Ads

Uma forma muito eficaz de alcançar seu público na internet é o uso de anúncios pagos. Plataformas como Google Ads e Facebook Ads são capazes de segmentar o público e fazer com que sua mensagem chegue diretamente para pessoas com maior potencial de se interessar em sua escola.

Essas plataformas demandam de estratégia e de investimento, mas os custos são relativamente baixos e o resultado pode ser excelente.

🔎 Leia mais: Como anunciar a escola no Google Ads e no Facebook Ads? Melhore a captação de alunos com mídias pagas.

O uso do marketing na retenção escolar

O marketing educacional geralmente é mais focado na captação de alunos, por sua característica de apresentar a escola e atrair a atenção. No entanto, ele tem um grande potencial também para conquistar rematrículas — principalmente ao estimular o senso de pertencimento à escola e fortalecer o relacionamento.

Por meio de postagens nas redes sociais, por exemplo, você pode valorizar as vitórias de seus alunos, abrir espaço para eles se comunicarem e desenvolverem um verdadeiro sentimento de pertencimento à instituição.

Técnicas de marketing na comunicação, por sua vez, potencializam o relacionamento com a comunidade e favorecem as rematrículas.

E até o marketing offline pode ajudar. Destacar grandes conquistas e diferenciais da sua escola em espaços de referência alimenta uma sensação de orgulho e de pertencimento em quem já estuda com você. Isso favorece muito a retenção.

Veja estratégias e modelos prontos para captação de alunos e rematrículas em escolas de educação básica:

Modelos e técnicas para captação de alunos em escolas de idiomas | Sponte

Como atrair alunos e fidelizar seus estudantes com estratégias que vão além do marketing educacional?

O conceito de “marketing educacional” pode ser relacionado com tudo o que é feito no relacionamento da escola com o público. 

Mas já abordamos as campanhas mais tradicionais — seja do marketing online, seja do offline. Agora, vamos sair da superfície e falar de práticas que vão além disso, com dicas de sucesso para mais matrículas e rematrículas na gestão escolar.

Confira:

Boas práticas na captação de alunos:

Quer conhecer mais técnicas para atrair alunos? Então siga essas dicas:

1. Faça um planejamento adequado para o período de captação de alunos

Este é o primeiro passo. Sem um planejamento, você vai perder dinheiro e atrair muito menos matrículas do que a expectativa. 

Por isso, crie um cronograma e analise previamente qual é seu orçamento, quais canais serão usados e quais as metas para cada etapa da captação. 

🔎 Leia mais: 

2. Tenha uma secretaria organizada

A realização de matrículas ocorre, principalmente, na secretaria escolar. Por isso, organize sua equipe e seu espaço — dando preferência à tecnologia para armazenamento e manutenção de documentos importantes.

Dessa forma, você terá muito mais efetividade e agilidade, sem perda de tempo da sua equipe e com mais chances de fechar matrículas. Afinal, alunos, pais e responsáveis verão sua eficiência, o que é um bom sinal na hora de escolher uma nova escola.

3. Trabalhe com o funil de captação de alunos

Com quantas pessoas interessadas sua escola se comunicou no último período de matrículas? Quantas delas efetivamente concluíram o processo? 

Se você não trabalha com eficiência esse processo, é muito fácil perder alunos por simples falta de acompanhamento.

Por isso, é essencial ter um sistema que permita ficar de olho em todos os prospects (alunos em potencial), otimizando a comunicação com eles em cada etapa do caminho até fecharem a matrícula. 

O funil de captação ajuda nisso, criando um esquema de acompanhamento realmente prático e simples de usar, que vai garantir um processo de matrículas muito mais efetivo.

🔎 Entenda mais: Aumente sua captação de alunos com o funil de marketing para escolas.

4. Conte com recursos de CRM 

Este passo complementa o anterior com a tecnologia. Um sistema que possui recursos de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) otimiza todo o processo de conquista de um novo aluno.

Com essa ferramenta digital, você acompanha o relacionamento com seus prospects de maneira automatizada e inteligente, o que pode garantir um aumento drástico no fechamento de matrículas.

🔎 Leia mais: Tenha 3x mais matrículas com o sistema de gestão escolar Sponte.

5. Invista no relacionamento com a comunidade

Uma escola atuante na comunidade se fortalece como uma verdadeira referência não apenas em educação tradicional, mas também em ensino cívico. Ela chama atenção do público e reforça a atração de novos alunos.

Por isso, busque promover e participar de eventos com a comunidade, além de envolver-se em movimentos pelo bem da sociedade no entorno, como empreendedorismo social, mutirões, etc.

Estratégias de retenção escolar:

Para combater a evasão e garantir mais rematrículas, siga estes passos:

1. Invista em uma educação de qualidade

Este é o ponto mais importante. Se sua metodologia de ensino for insatisfatória, seus alunos vão procurar outra escola!

Por isso, invista de verdade no desenvolvimento de uma educação moderna, com metodologias ativas, material  de primeira e ótimos professores. Isso fará toda a diferença.

Este ponto também envolve a qualidade de suas avaliações. Entenda: Como o seu método de avaliação pode ajudar na retenção de alunos?

2. Conte com bons profissionais

Uma equipe verdadeiramente engajada — na gestão pedagógica, na sala de aula e até na administração — pode ser o diferencial que vai garantir mais rematrículas. 

Afinal, são essas pessoas que garantem o andamento da sua instituição e o relacionamento com a comunidade escolar.

🔎 Leia mais: Como ter professores engajados, que contribuem para a retenção e captação de alunos?

3. Tenha uma escola organizada

Depois de uma educação ruim, o que mais afasta os alunos é a falta de organização na escola. Problemas para encontrar equipamentos, dificuldade no armazenamento e disponibilização de documentos, indisponibilidade para atender bem os alunos, pais e responsáveis… tudo isso é péssimo para a retenção escolar.

Por isso, busque manter sua escola bem organizada — preferencialmente com um sistema de gestão que otimize os processos com tecnologia.

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4. Planeje a campanha de rematrículas

Já falamos disso no tópico de captação e vamos reforçar aqui: você precisa de planejamento! Com a organização certa, você reduz custos, diminui o estresse da equipe e consegue até resultados melhores.

Veja como planejar uma campanha de rematrícula escolar com sucesso.

5. Analise desistências e transferências

A principal arma contra a evasão escolar é o conhecimento! Quando algum aluno abandonar a escola ou pedir transferência, busque descobrir o porquê.

Em alguns casos, a motivação é pessoal. Pode ser um problema financeiro, ou a família está mudando de cidade, por exemplo. Mas, em outros, a razão pode estar dentro da escola.

Ao fazer uma verdadeira análise da evasão, você pode identificar problemas na escola e tratá-los, para evitar a perda de novos alunos.

E é possível ir além! Com a tecnologia certa, você pode identificar o potencial de abandono antes mesmo de o aluno pedir para sair — tudo isso por meio de indicadores, como a inadimplência escolar, o número de faltas, a queda na nota, etc.

🔎 Entenda essa ferramenta no texto: Como a tecnologia ajuda a combater a evasão e o abandono escolar?

Como a tecnologia pode otimizar sua captação e retenção de alunos?

Entre nossas dicas deste texto, vimos que muita coisa pode ser potencializada pela tecnologia. 

Ferramentas de CRM, por exemplo, otimizam o processo de matrícula e ajudam a conquistar mais alunos. Já as tecnologias de combate à evasão identificam o potencial de abandono e dão à escola o conhecimento necessário para reforçar a retenção desses estudantes.

E é possível ir além! Um sistema de gestão escolar pode ajudar na captação e retenção de várias formas, com a organização da secretaria, com o relacionamento com a comunidade e até com a realização de matrículas de forma mais eficiente e prática.

Quer saber mais? Então acesse o Sponte e entre em contato com a gente! Podemos transformar a sua escola.

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