Por Carla Helena Lange, 18 de janeiro de 2024
Tempo de leitura: 8 minutos

Tour pela escola: como preparar o processo de visitação no período de matrículas

Chegou o período de receber alunos, pais e responsáveis na sua escola e você não sabe como se preparar para receber as visitas? Acompanhe o texto que vamos te contar tudo sobre isso

Tour pela escola | Sponte

Início de ano é aquela época de retomar a rotina: enquanto os pais voltam ao trabalho, as crianças se preparam para o novo ano letivo e professores e diretores encaram pela frente um longo planejamento anual. E é nesse contexto que também acontece o tour pela escola.

As instituições de ensino recebem inúmeros contatos com pais querendo conhecer as instalações onde seus filhos podem estudar futuramente.

Para os gestores escolares que desejam alavancar suas matrículas neste ano, a visitação na escola é uma tendência indispensável para aproximar pais e mães e mostrar a sua instituição com transparência e qualidade.

Durante o período de matrículas escolares, os gestores têm a oportunidade de tirar dúvidas, explicar métodos, mostrar o ambiente físico e apresentar os diferenciais da sua escola. 

Nos últimos anos, uma nova tendência quando o assunto é visitação na escola, intensificada durante a pandemia da Covid-19, é o tour virtual. Com ele, os responsáveis já podem começar a conhecer a escola por meio de fotos, vídeos e outras informações que podem ser acessadas por meios digitais.

A importância do tour pela escola e das visitas no período de matrículas

Lembra da época em que você era criança e, para decidir onde você iria estudar, seus pais visitaram a escola? 

Conhecer as instalações, conversar com a diretora e todo esse processo é uma prática comum e o atendimento na escola precisa ser feito da melhor forma. 

Pois bem, a primeira interação entre pais, alunos e membros da equipe escolar é chave para a tomada de decisão durante o momento de matrículas. Por isso, a visita na instituição de ensino é uma etapa importante e deve ser explorada da melhor forma. 

No atual cenário da educação, cada vez com novas opções, como escolas bilíngues, atividades no contraturno ligadas a esportes, música, teatro, entre outros, o processo de decisão se torna mais complexo e todos esses elementos são analisados pelos pais para pensarem sobre o futuro dos seus filhos.

Visitação na escola | Sponte

Por isso, o momento de visita exige preparação, planejamento e organização por parte da escola para garantir que todos os pais serão atendidos nos horários combinados e com um discurso alinhado sobre porque as famílias deveriam escolher a sua instituição de ensino. 

Nesse contexto, o tour virtual possui o mesmo objetivo, porém em um novo formato para facilitar, simplificar e causar uma boa impressão para as famílias.

Lembre-se: o momento de escolha de uma nova escola é crucial. Pais estão preocupados com o futuro dos seus filhos, as crianças e adolescentes estão curiosas com seu novo ambiente e as escolas precisam aproveitar esse momento para trazer mais clareza e empatia para todos.

Como oferecer tours de qualidade?

Existem dois formatos para realizar a visita na escola: virtual ou presencial. 

Em ambos os modelos, é necessário preparar a equipe que irá receber os pais para que tenham na ponta da língua todos os benefícios, diferenciais e a história da escola. Aqui, é importante destacar os pontos fortes, como aprovações no vestibular, grade complementar, ou qualquer outra característica que coloque a sua escola como um atrativo. 

É importante que a equipe escolar conheça seus concorrentes regionais para entender o que te diferencia deles e como essa informação pode ser utilizada para convencer pais e mães. 

Planejamento do tour na escola | Sponte

Por isso, o primeiro passo para um tour de qualidade é o planejamento. Entender o que falar, como falar, quem são as pessoas aptas a ministrar um tour são pontos importantes. 

Além disso, você deve definir se ele será realizado de forma presencial, virtual ou nos dois modelos. 

Após isso, é importante ter um roteiro organizado. Por onde você deve passar obrigatoriamente e quais pontos devem ser mencionados na conversa com os pais são outras informações que devem estar na ponta da língua da sua equipe.

Se a criança a ser matriculada for para o ensino infantil, quem estiver conduzindo o tour pode comentar sobre os recursos e instalações voltadas para essa faixa etária, por exemplo.

Por fim, você deve treinar a equipe que realizará as visitas, afinal não é qualquer colaborador da escola que poderá realizar essa atividade. É importante que esse representante esteja alinhado com a estratégia, o modelo de visita criado, conheça as informações a serem passadas e saiba a quem recorrer em casos de dúvidas.

Curso Matricular é um hábito | Sponte

Por que os tours virtuais se tornaram mais relevantes?

Desde o início da pandemia da Covid-19, com a impossibilidade de visitas presenciais, o tour virtual cumpriu o papel das visitas presenciais. Afinal, todos os pais gostariam de conhecer onde seus filhos estudariam com o retorno das atividades presenciais. 

E essa é uma oportunidade para que alunos e responsáveis tomem uma decisão em conjunto ao conhecerem a escola por meio do tour virtual.

O modelo de tour virtual pode ser feito de duas formas: ao vivo ou gravado. 

O primeiro pode ser feito por meio de uma chamada de vídeo mostrando em tempo real para a família as suas instalações. Nesse caso, você ganha em espontaneidade e consegue responder dúvidas que possam surgir na hora, mas também fica suscetível a uma possível oscilação da internet, ou que aconteça alguma situação fora do controle. 

Período de matrículas e visitação na escola | Sponte

Já no caso do tour gravado, você consegue simplificar o processo, atendendo várias pessoas ao mesmo tempo, com um material programado, contendo todas as mensagens-chave que você e sua equipe planejaram anteriormente que deveriam ser passadas para pais e alunos que ainda estão em dúvida sobre onde vão estudar. 

A desvantagem de um material gravado é que você provavelmente precise contratar um editor de vídeo ou uma produtora para garantir um material de qualidade profissional e isso terá um custo.

Vídeos interativos, fotos 360º e realidade virtual são algumas das possibilidades a serem exploradas. Com isso, pais, responsáveis e alunos podem assistir quantas vezes for necessário e tirar todas as suas dúvidas. Vamos conhecer um pouco mais sobre esses formatos.

  • Vídeo: A vantagem do vídeo é conseguir unir áudio e vídeo de uma forma planejada para passar mensagens importantes sobre cada espaço da sua escola. 
  • Fotos 360º: O sistema de fotos 360º é uma sequência de fotos que pode ser feita nos principais pontos da escola e os pais conseguem direcionar o que querem ver com uma imagem em 360º do espaço. Uma possibilidade interessante para ressaltar detalhes e organização.
  • Realidade Virtual: Com sistemas de realidade virtual, você ganha em interatividade e reforça sua imagem como um espaço de inovação, por outro lado, esse tipo de serviço tende a ser o mais caro entre os mencionados. 
Tour virtual na escola | Sponte

Se você ainda está com dúvida se o tour virtual é uma boa solução, saiba que o método já é bem comum, por exemplo, no meio industrial.

As grandes indústrias no Brasil criaram formatos de tour industrial para atender a uma crescente busca por visitas de acadêmicos, pesquisadores e comunidade. 

Assim, você simplifica sua operação de visitas, controla as informações e as repassa exatamente como deseja, ao mesmo tempo em que pode escalar suas visitas sem depender de pessoas disponíveis e treinadas para realizar o processo. 

Quer um pouco de inspiração? Clique aqui para conhecer o Tour Virtual do Parque Ecológico da Klabin e aqui para conhecer o da Vale. Caso você procure algo no setor da Educação, vale conhecer também o Tour Virtual da Escola Bosque.

🔎 Leia mais: Captação e retenção de alunos: guia completo para sua gestão escolar

Como preparar um tour virtual pela escola?

Você pode fazer o seu tour virtual de duas formas: contratar uma produtora de vídeo, ou fazer com o seu próprio equipamento, como com um celular. 

Na primeira opção, você ganha na qualidade das imagens e, caso sua escola não tenha uma equipe de comunicação, a produtora pode ajudar a criar um roteiro, mostrar as melhores formas de filmar, como valorizar um espaço em uma imagem e outros elementos técnicos da filmagem que ajudam a fortalecer uma imagem profissional para a sua escola. 

Já gravando com um celular próprio, você pode criar um roteiro básico pensando nos principais pontos que precisa passar: por exemplo, primeiro as sala de aula, depois os laboratórios, em terceiro lugar a quadra esportiva e, por fim, a fachada. 

Com isso, você consegue criar uma linha narrativa e criar uma história convincente sobre porque escolher a sua instituição. É importante saber o que falar em cada momento para que não fique improvisado e mantenha uma imagem de seriedade e profissionalismo. 

Sobre como acessar o seu tour virtual, a melhor opção é vincular no seu site. Com isso, os pais podem ver quantas vezes for necessário em um único link. Não há a necessidade de enviar um arquivo, como seria numa situação de utilizar o WhatsApp, por exemplo. 

Além disso, você pode publicar nas suas redes sociais, como Instagram e Facebook, para alavancar os resultados. Uma boa estratégia é dividir o tour virtual em pequenos fragmentos para que ele seja usado como stories, no feed e gere novos conteúdos para despertar a curiosidade do seu público. 

🔎 Leia mais: Marketing Educacional e tudo que você precisa saber para captar mais alunos.

Como criar um ambiente acolhedor mesmo no virtual?

O tour virtual possui duas grandes vantagens: acessibilidade e conveniência. O foco nas instalações é essencial e o ambiente virtual proporciona diversos outros benefícios:

  • A fotografia de momentos específicos, com um cenário controlado.
  • Não é necessário um funcionário para receber as pessoas presencialmente.
  • É mais acessível, uma vez que você pode preparar um tour em Libras, com audiodescrição e outras adaptações necessárias.

Caso opte pelo tour virtual, é importante que apareça um integrante da equipe nos vídeos e fotos. Humanizar o seu material dá credibilidade, mostra a cara de quem estará com as crianças no dia a dia e tranquiliza os pais sobre os responsáveis por passarem uma boa parte do dia com seus filhos. 

Estratégias e modelos prontos para captação de alunos e rematrículas na educação básica | Sponte

A preocupação dos pais com a educação dos seus filhos é algo marcante. Todo pai quer seu filho trilhando uma carreira de sucesso e, por isso, é importante o período de visitas na escola para construir relações de confiança. Mostrar que você é a escola certa para os filhos e construir esse futuro em conjunto. 

Por fim, o período de matrículas é a oportunidade de sua escola aparecer e contribuir na construção do futuro de crianças e adolescentes. 

Tour pela escola: uma oportunidade de ouro para criar vínculos duradouros

Seja de forma virtual ou presencial, a visita na escola é um importante elo criado entre pais e instituições de ensino para iniciar uma parceria. 

Aproveite esse momento para mostrar que a sua escola é o espaço certo para aperfeiçoar as habilidades dos filhos e que, ali, eles serão tratados com respeito e carinho.

Além disso, você pode contar com um sistema de gestão escolar para agendar reuniões e visitas na escola, com acompanhamento dos alunos e famílias interessados no que sua instituição oferece para o futuro da educação. Saiba mais:

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