Por Aline Patricia, 17 de novembro de 2021
Tempo de leitura: 7 minutos

Assinatura eletrônica do sistema Sponte: passo a passo para transformar a gestão escolar

A funcionalidade de assinatura eletrônica do Sponte oferece agilidade e eficiência para os contratos escolares, com rematrículas e matrículas online.

Assinatura eletrônica do sistema para escolas Sponte | Sponte

Mesmo antes da pandemia, a demanda por novas estratégias de digitalização escolar já estava enorme. Mas, depois do início do isolamento, essa necessidade ficou ainda maior.

Com a crise da covid-19, surgiu a necessidade de cumprir tarefas de um jeito novo na grande maioria dos setores da sociedade, e nas escolas não foi diferente. 

Passamos a depender profundamente de salas de aula online, de uma comunicação a distância com a comunidade escolar e de uma gestão mais eficiente e produtiva para superar os desafios do período.

Esse processo de transformação também envolve os contratos escolares. Manter matrículas presenciais e assinaturas manuscritas tornou-se especialmente inseguro, devido aos riscos da doença. 

Com matrículas online e uma assinatura eletrônica, por outro lado, a segurança está garantida. Além disso, a eficiência dos processos digitais se provou muito positiva em escolas e centros de ensino.

Afinal, o contexto atual exige novas tecnologias para automação de procedimentos. É por isso que a funcionalidade de assinatura eletrônica do Sponte é uma importante facilitadora para as escolas, pois elimina processos que tomam tempo e ainda permite que sua equipe atenda muito melhor os alunos, pais e responsáveis. 

Continue lendo este material para saber mais sobre como a assinatura eletrônica do Sponte pode te ajudar e facilitar o dia a dia da comunidade escolar.

Como o Sponte pode ajudar a gestão escolar com o sistema de assinatura eletrônica

Assinatura eletrônica do sistema para escolas Sponte | Sponte

Para simplificar os processos das escolas, é indispensável investir em um software que diminua seus trabalhos manuais, como é o caso do sistema de gestão escolar Sponte.

Com a gestão digital do Sponte, sua equipe de secretaria ganha até 166 horas mensais na gestão administrativa e reduz em até 45% os gastos com papel e impressão.

Em meio a tudo isso, com a adesão ao sistema, as escolas de Educação Básica, de cursos livres, bem como cursos profissionalizantes e técnicos, têm acesso a uma funcionalidade fundamental para agilizar processos: a assinatura eletrônica.

Tendo isso em vista, separamos aqui cinco exemplos de como essa funcionalidade do Sponte pode te ajudar a transformar a gestão escolar:

Matrículas e rematrículas 

Sabemos que os processos de matrículas e rematrículas podem ser caóticos nas escolas, porque costumam demandar de muito tempo e trabalho manual. 

Dessa forma, a assinatura eletrônica pode tornar o processo mais ágil e eficiente, uma vez que não será mais preciso mudar toda a rotina da coordenação para receber pais e alunos nas escolas. Afinal, as matrículas podem ser feitas totalmente online pelo Sponte.

Com a assinatura eletrônica, os pais recebem os documentos importantes por e-mail e podem assiná-los diretamente, com segurança, tranquilidade e conforto. 

Leia mais: Assinatura eletrônica nas matrículas e rematrículas: mais tranquilidade na gestão escolar!

Assinatura de acordo com fornecedores

Toda escola conta com uma série de fornecedores de materiais, acessórios de limpeza, materiais de construção e reforma, de segurança, serviços de tecnologia, entre outros. Assim, assinar todos esses documentos com papel e caneta pode causar muita demora para sua secretaria.

A funcionalidade de assinatura eletrônica do sistema Sponte encurta esse processo e otimiza o tempo do gestor escolar e também do fornecedor.

Termos de autorização por parte dos pais ou responsáveis

Se sua escola costuma realizar atividades extracurriculares, como visitas a centros culturais e outros locais coletivos, a gestão já deve estar familiarizada com o processo de recolher assinaturas de autorização dos pais ou responsáveis.

É comum que os alunos esqueçam de entregar os bilhetes, ou que percam os papéis. Sem falar que sua equipe precisa conferir todas essas informações.

Com a assinatura eletrônica, por outro lado, é mais fácil ter a certeza de que a autorização chegará até as mãos dos professores e o passeio sairá conforme o planejado.

Renegociação de pendências

Um processo bastante frequente em algumas escolas, seja de Educação Básica, de cursos livres e/ou profissionalizantes, é a ida dos alunos, pais e responsáveis até a escola para renegociação de dívidas.

O Sponte ajuda a transformar esse processo para que quem está solicitando a renegociação não precise se deslocar até a escola. Tudo pode ser tratado por WhatsApp ou outros meios de comunicação graças à assinatura eletrônica.

Leia mais: O Sponte ajuda sua escola a reduzir e controlar a inadimplência

Declarações de matrícula e outros documentos

São diversas as situações em que o aluno precisa da declaração de matrícula para comprovar o andamento dos estudos. 

Com a funcionalidade de assinatura eletrônica, o diretor consegue enviar aos pais e responsáveis qualquer documento digitalizado, sem a necessidade de impressões. 

Consequentemente, o que ocorre é uma redução de custos com materiais, deslocamento, além da economia de tempo.

Ainda, quando o aluno precisa realizar estágios, como é o caso de cursos técnicos e/ou profissionalizantes, as assinaturas também podem ser feitas digitalmente, evitando o processo de deslocamento do aluno até a instituição e todo o tempo que pode ser perdido. 

A simplicidade da assinatura eletrônica do Sponte para sua gestão escolar

Assinatura eletrônica do sistema para escolas Sponte | Sponte

Outra grande vantagem da funcionalidade de assinatura eletrônica do Sistema Sponte é ser extremamente simples de usar. 

Com ela, os alunos, pais e responsáveis assinam a qualquer hora e de qualquer lugar, com muita comodidade, segurança e ainda de maneira muito descomplicada.

Isso sem falar das facilidades para a escola, que saem ganhando em tempo e eficiência de gestão. Veja o porquê na sequência.

Assinatura eletrônica facilitada para alunos, pais e responsáveis 

A simplicidade da assinatura eletrônica do Sponte começa no fato de ela estar disponível em qualquer dispositivo com acesso à internet, seja computador, tablet ou celular. Desse modo, você oferece maior agilidade e menos burocracia para alunos, pais e responsáveis.

Além disso, o sistema é muito intuitivo. Por e-mail, os pais e responsáveis receberão a solicitação de assinatura eletrônica. Basta clicar em “visualizar para assinar” e o sistema direciona para as assinaturas pendentes. 

Nessa página, o contratante poderá visualizar as informações, conferir os seus dados e assinar eletronicamente por meio de um token (um código de seis dígitos que só o assinante conhecerá), que será enviado para o e-mail para confirmar a identidade e autenticar o contrato. 

São poucos cliques que encurtam os processos e facilitam muito a vida da comunidade escolar. 

Assinatura eletrônica facilitada para a gestão escolar

Para a equipe da secretaria da escola, também é muito mais fácil assinar documentos ou enviá-los para a assinatura com a funcionalidade do sistema de gestão escolar Sponte

No próprio sistema, é possível fazer o upload do documento e enviá-lo para assinatura eletrônica de maneira bem intuitiva. Além disso, ela é autenticada e possui validade jurídica, encurtando também esse processo de validação.

Dessa forma, o colaborador responsável pela assinatura não precisará organizar a agenda para receber várias pessoas no mesmo dia, o que costuma prejudicar as tantas outras tarefas que precisam ser realizadas. É uma automação simples de ser usada e que oferece mais agilidade, produtividade e eficiência para o dia a dia.

Além disso, o pessoal da secretaria também não precisa mais de papel e caneta para fazer assinaturas. É um bônus na segurança dos documentos, que ficam todos salvos na nuvem, protegidos por um ambiente criptografado. 

Como usar o sistema de assinatura eletrônica do Sponte

Agora que você já conhece como o Sponte pode ajudar a gestão escolar, vamos ao passo a passo de como liberar essa funcionalidade no sistema do usuário: 

  1. O primeiro passo é abrir o Sponte.
  2. Na tela inicial, abra o menu “Utilitários”.
  3. Na lista, acesse a seção “Usuários”.
  4. Agora, é necessário liberar a permissão para o usuário que terá acesso. Para isso, selecione a opção “editar” naquele que você deseja permitir.
  5. Acesse, então, a aba de “Permissões”.
  6. Aparecerão alguns menus. Ao clicar no “Utilitários”, aparecerá a opção “Assinatura Eletrônica”. Essa opção deve ser selecionada. 
  7. Com isso, você estará dizendo ao sistema que esse usuário poderá assinar eletronicamente, além de acompanhar o status dos contratos.
  8. Na parte inferior desse mesmo menu, é preciso selecionar a parte “Opções”, para que ele tenha permissão para definir por quanto tempo os documentos estarão disponíveis para assinatura. 
  9. Ao lado, haverá a opção “Outras Permissões” e, ao clicar nela, você encontrará o item “Cancelar Assinatura”. 
  10. Ao selecionar essa opção, o usuário poderá cancelar assinaturas de contratos que ainda estão esperando outras assinaturas eletrônicas. 
  11. Feito isso, o usuário já terá acesso ao menu de assinaturas eletrônicas. 

Para determinar o tempo para assinatura do contrato:

  1. Ao clicar novamente no menu “Utilitários”, selecione “Opções”.
  2. Ao final dessa página, há a seção “Assinatura Eletrônica: o documento ficará disponível por 30 dias”. 
  3. Esse número pode ser substituído pela quantidade considerada ideal.
  4. Agora, é só salvar.

Para finalizar o registro de assinatura eletrônica da forma correta:

  1. Agora, você precisará clicar em “Cadastros” no canto superior esquerdo. 
  2. Entrar na seção “alunos”.
  3. Ao selecionar o aluno cuja assinatura está sendo registrada, aparecerão as informações completas dele. 
  4. Na aba “Endereço/Comunicação”, há a opção de inserir e-mail. É preciso inserir o endereço correto para ter sucesso no envio.
  5. Na aba “Responsáveis”, você deve cadastrar os dados solicitados, caso contrário, podem ocorrer erros no processo.
  6. Após isso, selecione a opção “Contratos”.
  7. Selecione a aba “Impressão de Documentos” e escolha qual você deseja encaminhar.
  8. Confira os dados que aparecem nas seções “Contratante”, “Contratado” e, se necessário, “Testemunha”.
  9. Após isso, clique em “Enviar documento para assinatura”.
  10. Pronto, o contrato será enviado para o e-mail do contratante. 

Para acompanhar os status dos contratos:

  1. Selecione no menu “Utilitários” a opção “Assinatura Eletrônica”.
  2. Nessa tela você poderá acompanhar os contratos e as situações, que podem variar entre “pendente”, “finalizada”, “falha” e “cancelada”. 
  3. O botão “Atualizar”, na lateral direita, ajudará você a acompanhar o status atualizado do documento.
  4. Se um documento estiver com o status “falha”, basta clicar em “editar”, na lateral direita, e você poderá descobrir o motivo e solucioná-lo.

É um sistema muito simples de usar. Mas lembre-se de que, se houver algum problema, você sempre poderá entrar em contato com a equipe especializada em suporte e atendimento da Sponte para tirar qualquer dúvida. 

Se quiser saber mais sobre como melhorar a produtividade no processo de matrículas e rematrículas, continue aprendendo por meio do material que produzimos para você:

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