Assinatura eletrônica nas matrículas e rematrículas: mais tranquilidade na gestão escolar!

Melhore ainda mais as matrículas e rematrículas na sua gestão escolar. Conte agora mesmo com a assinatura eletrônica em sua escola.

Por Mateus Saldanha em 09 de outubro de 2020.

O processo de matrículas é uma das ações mais importantes da gestão escolar. É através dele que se garantem salas cheias, uma boa gestão financeira e, é claro, o sucesso da missão de qualquer escola: transmitir o conhecimento.

No entanto, o sucesso nessa ação envolve vários passos, que incluem o trabalho de retenção de alunos, as campanhas de rematrículas e as ações de captação de novos estudantes.

Mas todo esse processo pode ser seriamente prejudicado nos últimos momentos, na hora da assinatura do contrato, se os procedimentos de sua gestão escolar forem demorados, burocráticos e difíceis para o aluno ou para seu responsável.

Pensando nisso, para melhorar seus procedimentos, o Sponte conta com matrículas online. Com essa facilidade, você favorece pais, alunos e sua própria gestão escolar na hora das matrículas.

E mais! Agora temos uma nova funcionalidade que vai ser muito importante para sua escola, complementando suas matrículas online e permitindo um procedimento muito mais moderno. É a assinatura eletrônica em escolas.

Com a assinatura eletrônica, todo o processo de matrículas e rematrículas pode ser feito de forma online, moderna e simples. Isso beneficia seus pais e alunos, e também sua equipe de gestão escolar.

Então continue sua leitura e descubra como essa nova ferramenta pode transformar sua gestão escolar.

A validade jurídica da assinatura eletrônica

A primeira preocupação na hora de usar uma assinatura eletrônica ao invés da autenticação tradicional é a sua legalidade, não é? Afinal, um contrato de matrícula é algo importante e que precisa ter validade jurídica.

Mas já podemos aliviar essa preocupação. Com a Medida Provisória 2.200-2, de 2001, o governo brasileiro instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas, que garante a validade jurídica da assinatura eletrônica – se ela estiver de acordo com a legislação.

Nesse sentido, a plataforma de assinatura eletrônicas apresenta sérios cuidados para garantir essa validade e evitar quaisquer problemas para a sua gestão escolar.

Além disso, a plataforma integrada ao Sponte também garante a segurança do processo. O sistema conta, inclusive, com o algoritmo Hash, que evita alterações no documento depois da sua assinatura.

Como funciona a assinatura eletrônica em escolas

Esse tipo de assinatura virtual é novidade para muitas escolas. Portanto é comum que gestores, diretores e a equipe da secretaria escolar acreditem que não estão preparados para usá-la.

Contudo, o processo é super simples e se integra aos procedimentos da matrícula online do sistema Sponte.

Depois da definição do contrato de matrícula, a plataforma de assinatura online envia, por e-mail, um convite para que o contratante, o diretor da escola e demais testemunhas assinem o contrato de forma virtual. 

A assinatura pode ser feita pelo computador, celular ou tablet. Depois disso, ela é confirmada pelo próprio sistema Sponte.

Além disso, se você precisar de ajuda nesse processo, a equipe Sponte estará disponível para te guiar passo a passo para emitir suas primeiras assinaturas eletrônicas.

Como a assinatura eletrônica ajuda na gestão escolas

1. Facilidade e satisfação para alunos e responsáveis

Assinatura eletrônica para matrículas e rematrículas | SPONTE

O recurso Matrícula Online do sistema Sponte foi desenvolvido para melhorar a relação com pais, responsáveis e alunos. Isso facilita o processo de matrícula e garante muito mais satisfação nesse momento tão importante.

Agora, com a assinatura eletrônica, isso fica ainda mais completo. A pessoa que vai preencher o contrato (seja ela o próprio aluno ou um adulto responsável) não precisará sair de casa ou mesmo imprimir qualquer documento.

Isso significa o fim dos muitos “vai-e-vem” de documentos, idas da pessoa até sua escola, assinaturas manuais de vários papéis, cópias de segundas vias de documentos pessoais e muitas outras etapas que tornavam o processo de matrícula burocrático, demorado e aborrecido para os envolvidos.

Agora, pelo contrário, todo o processo é feito na tranquilidade de um espaço online, fácil de usar, bastante rápido e pode ser totalmente realizado sem sair de casa. Tudo isso promove o bem-estar do seu público em um processo de matrícula muito mais positivo.

Isso é ainda mais importante levando-se em conta o período da pandemia. Durante o isolamento, e mesmo depois da chegada da vacina, as pessoas vão pensar duas vezes antes de saírem de casa. Assim, um processo de matrícula que pode ser feito 100% online é uma vantagem imensa!

Dessa forma, a assinatura eletrônica é mais uma forma de você melhorar seu processo de matrícula, atraindo alunos novos e já fortalecendo a fidelização de sua comunidade escolar. 

Tudo isso faz parte dos objetivos do Sponte, que busca ajudar sua gestão escolar a conquistar cada vez mais sucesso. Quer saber mais? Então confira: Prepare sua gestão educacional para 3x mais matrículas.

2. Agilidade para a equipe da sua secretaria escolar

Todos sabemos que o período de matrículas e rematrículas é muito importante para qualquer escola, principalmente em instituições privadas. Ele é um dos momentos mais centrais da gestão escolar e, por isso, requer atenção da sua equipe.

Com isso, toda escola que conta com processos tradicionais de matrícula já passou pela correria que acontece nos últimos meses de um ano e nos primeiros do ano seguinte.

De fato, em escolas que contam com o processo tradicional, os meses dedicados às matrículas costumam ser repletos de trabalho e também de aglomerações. Afinal, pais, responsáveis e alunos vão até sua instituição e acabam, por vezes, tendo que aguardar para que sua equipe possa atendê-los.

Essa espera não ajuda na hora de fidelizar seu público, e o trabalho excessivo pode criar outros problemas, como erros nos documentos, atendimento pouco profissional, falta de atenção em outros processos, entre várias questões.

Isso sem falar que o período de matrículas também envolve outros importantes processos de uma escola. No final do ano, há o fechamento de notas, a organização financeira, a preparação de formaturas, etc. 

Já nos primeiros meses do ano, é preciso preparar a recepção dos alunos, deixar a escola pronta, às vezes contratar novos professores e outros colaboradores, e até realizar reformas.

Enfim, tudo isso pode ser realizado de forma muito mais tranquila se você contar com matrículas online e com a assinatura eletrônica.

Pais e alunos não terão de ir à escola, pois o processo será feito totalmente em casa, o que evita a aglomeração em sua instituição.

Além disso, sua equipe não precisa estar tão envolvida no processo, que é feito de forma quase totalmente automática no sistema.

E, para completar, não há nenhuma necessidade de espera. Diferente da matrícula presencial, que cada funcionário de sua equipe só pode atender uma pessoa por vez, a matrícula online, com assinatura eletrônica, pode ser acessada por várias pessoas ao mesmo tempo.

Ou seja, sua equipe ganha em dinamismo, agilidade e tranquilidade neste período, que costuma ser bastante corrido.

3. Gestão paperless: menos custos e mais eficiência 

Um ponto muito importante é que o uso de assinaturas eletrônicas dispensa a necessidade de imprimir os contratos. Isso significa uma economia considerável com custos de papel, impressão e outros processos manuais dispendiosos.

Além disso, um processo totalmente digital é mais rápido, requer menos arquivos físicos e permite um trabalho muito mais eficiente na sua gestão escolar.

Tudo isso está totalmente alinhado com o conceito de gestão paperless, ou gestão sem papel. Essa é uma tendência moderna, que está crescendo na gestão pública, privada e também escolar.

Auxiliar na gestão paperless é um dos principais objetivos da equipe Sponte, que trabalha para criar uma possibilidade de gestão escolar sem papel, com muito mais economia, agilidade e eficiência para escolas.

Além disso, o processo de matrículas totalmente online também segue a tendência de um “novo normal”, sem contratos físicos e muito mais processos digitais. 

Faça você também parte dessa transformação e conheça a assinatura eletrônica do Sponte.

Aumente seu número de matrículas e fidelize seus alunos

Assinatura eletrônica para matrículas e rematrículas | SPONTE

A assinatura eletrônica é um grande salto para melhorar seu processo de matrículas, o que vai garantir muito mais sucesso na captação e retenção de alunos na sua escola.

Mas ele é apenas um dos passos importantes nesse momento. Então, para te ajudar no processo de matrículas como um todo, aumentando o número de alunos mesmo em períodos difíceis e fidelizando sua comunidade escolar, preparamos um eBook repleto de informações que você pode aplicar. 

Confira:

Mateus Saldanha / Gerente de T.I

Atualmente é Gerente de T.I, especialista em banco de dados, com 14 anos de experiência em projetos de software para gestão de franquias, atua na Sponte há 16 anos.