Por Michelle Terres, 13 de maio de 2021

Como montar seu contrato de matrículas com mais eficiência?

Já tem estratégias de captação e retenção de alunos, mas ainda tem dúvidas no contrato de matrículas? Confira:

Captar uma boa quantidade de alunos é excelente para qualquer escola, seja ela de educação infantil ou ensino fundamental e médio. No entanto, muitos gestores e equipe administrativas, que possuem maestria para atrair alunos, ficam com dúvidas em uma etapa após a captação: o contrato de matrícula. 

A matrícula é um acordo. E, como todo acordo de prestação de serviços, ela precisa ser regida por um contrato. É esse documento que será o responsável por oferecer garantias e seguranças para ambas as partes em relação ao cumprimento do que foi acordado.

Infelizmente, por falta de conhecimento, muitas escolas utilizam contratos mal elaborados, cheios de falhas e até mesmo abusivos, que não passam confiança para os responsáveis e geram transtornos para a equipe escolar. 

Assim, mesmo com um documento assinado, as escolas não oferecem o conforto necessário para pais e alunos e não possuem a tranquilidade de um contrato de matrículas eficiente para a gestão. 

Esse é o seu caso? Sabemos que montar um contrato de matrículas eficiente não é tão simples. São diversos os profissionais que trabalham para garantir que todas as cláusulas tenham um encaixe perfeito, sem que a gestão escolar saia prejudicada em diversos aspectos.

Tendo em mente que todo contrato deve garantir e preservar os direitos de ambos os lados, neste post, reunimos diversas informações que serão muito úteis no momento de formalizar o acordo de matrícula dos seus alunos: 

1. Conheça as legislações que regem os contratos de matrículas escolares
2. Preveja a proteção dos dados dos contratantes
3. Tenha os contratos prontos no período de matrículas
4. Avalie se sua escola precisa atualizar o contrato de matrícula
5. Apresente os valores de forma clara no contrato de matrícula
6. Trabalhe datas com condições de pagamento especiais para assinatura do contrato

1. Conheça as legislações que regem os contratos de matrículas escolares

Conheça as legislações que regem os contratos de matrículas escolares

Para começar um ótimo contrato de matrícula, é fundamental conhecer quais são as regras e as determinações dos pontos que são obrigatórios para que o contrato tenha valor legal.

A primeira norma a ser consultada é o Código Civil. Ele determina o que deve estar no contrato, isto é, os requisitos mínimos para que ele seja válido juridicamente.

Além do Código Civil, é importante consultar também o Código do Consumidor. Nele, você encontrará as regras do que pode ou não pode ser feito e, ainda, o que é exigido na relação entre contratante e contratado. 

É fundamental dar a devida importância a essa etapa. Geralmente, os órgãos de defesa do consumidor são os primeiros a serem acionados caso algum problema aconteça.

A Lei de Diretrizes Base da Educação Nacional também precisa ser visitada no momento de montar o contrato. Ela dita o que obrigatoriamente deve ser oferecido pelas escolas em termos de serviço. Isso é mais um compromisso que a instituição firma para se manter de acordo com os rumos da educação nacional, pensando nas instituições de ensino que trabalham com a educação básica.

Por fim, mas tão importante quanto, é preciso conhecer a Lei 9.870/1999, que regulamenta como a escola pode cobrar pelos serviços que presta. Ela ainda confere os direitos de como a cobrança pode ser feita na Justiça nos casos mais graves de inadimplência. Ou seja, é uma proteção para as escolas particulares a fim de garantir o controle e a organização financeira.

Saiba mais sobre gestão financeira escolar: 

Acompanhe e tenha o controle financeiro da escola

Gestão financeira escolar: o que é e como fazer?

Conhecendo essas leis, o gestor e equipe administrativa escolar estarão completamente inteirados do que é possível e do que não é possível constar em contrato de matrículas e estruturar um documento que seja valioso tanto para a instituição quanto para os alunos e seus responsáveis.

2. Preveja a proteção dos dados dos contratantes 

Por conta da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), qualquer instituição em poder dos dados de clientes possui a obrigação de oferecer tratamento e garantia de segurança desses dados. 

Naturalmente, no contrato de matrícula assinado, constam informações de identificação pessoal dos contratantes, como número do RG e CPF, endereço, entre outras informações importantes para a devida contratação. 

Contudo, é importante destacar que a escola deve coletar apenas os dados essenciais para a contratação, evitando a coleta de informações de teor “sensível”, como dados étnicos. 

Por isso, as condições de proteção dos dados dos responsáveis devem estar bem estabelecidas e claras, para garantir o seu cumprimento.

Vale ressaltar que o próprio contrato precisa ser armazenado de forma segura, justamente por conter essas informações. Por isso, o setor administrativo da escola deve se atentar para a forma de seu armazenamento, restringindo o acesso aos dados apenas para pessoas específicas.

Dados necessários para o pagamento, principalmente se sua escola optar pela cobrança recorrente, também precisam dessa segurança, afinal, são informações de cunho financeiro.

Além disso, é preciso levar em conta que a LGPD também aborda especificamente os dados pessoais de crianças e adolescentes, que são o público das escolas de educação básica. A Lei indica que o tratamento desses dados só pode ser realizado com o consentimento de pelo menos um dos pais ou do responsável legal.

A LGPD também determina que as informações sobre o tratamento de dados devem ser fornecidas de maneira simples, clara e acessível para pais, responsáveis e alunos. Isso deve considerar as condições físico-motoras, perceptivas, sensoriais, intelectuais e mentais do usuário, com uso de recursos audiovisuais quando adequado.

Os mecanismos utilizados para a proteção desses dados também devem ficar claros para os pais e responsáveis. 

Toda essa questão envolvendo segurança de dados é muito complexa e, caso haja algum tipo de descumprimento da legislação vigente, as consequências podem ser severas para a instituição de ensino. Por isso, é tão importante a gestão escolar buscar formas de organizar tais documentos e informações, bem como contar com o auxílio de profissionais da área de proteção de dados.

Saiba mais: Como sua escola pode amenizar os riscos e se adequar à LGPD.

Recomendamos, além da atenção com a LGPD, o uso de um sistema de gestão escolar que ofereça segurança para garantir a integridade dos dados e sua acessibilidade de forma segura e responsável. 

O Sponte oferece justamente as soluções ideais para garantir que a escola esteja em conformidade com a lei.

3. Tenha os contratos prontos no período de matrículas 

Acredite se quiser: existem várias escolas e gestores que deixam para elaborar ou atualizar seus contratos bem na época de matrículas e rematrículas. 

Não faça da sua escola uma delas. Esse é um erro que pode custar caro. Muitas vezes, o resultado dessa ação é a falta de tempo hábil para revisar o documento, o que pode fazer com que muitas coisas importantes fiquem de fora. 

Lembre-se: o contrato sempre será o principal documento de formalização entre os serviços prestados aos pais e alunos. Portanto, não há espaço para erros ou seções que possam ocasionar más interpretações. 

Os valores, as datas, os prazos e todas as outras informações devem estar devidamente atualizados. Além disso, obviamente, tudo precisa estar em conformidade com a lei.

4. Avalie se sua escola precisa atualizar o contrato de matrícula

Você sabe qual o objetivo da avaliação escolar? | Sponte

O mais recomendado é pedir uma avaliação junto ao departamento jurídico de sua escola, para que o contrato siga em conformidade com a legislação vigente. 

Feito isso, se tudo estiver dentro dos conformes, sua utilização está liberada. No entanto, se houver algum questionamento, ou se já ocorreu algum tipo de problema com os responsáveis, esse é o momento ideal para fazer as alterações necessárias e com isso garantir mais segurança para as matrículas.

Recomendamos ainda que, para que esse processo seja feito com mais eficiência, a equipe pedagógica e administrativa anote cada detalhe, cada questionamento e as dúvidas de pais e alunos com relação ao que está descrito no contrato. Isso te dará uma visão clara do que precisa ficar melhor descrito. 

5. Apresente os valores de forma clara no contrato de matrícula

É natural que a gestão escolar mude os valores de mensalidade ao longo dos anos. Primeiramente, devido à própria variação que a economia do país sofre com a inflação, entre outros fatores. Além disso, existem os próprios planos de investimento na escola e seu crescimento, como contratação de mais professores, funcionários, equipamentos novos e melhorias na infraestrutura.

Por mais que seja indesejado, é preciso aplicar um reajuste para que a escola consiga sanar suas obrigações legais. Afinal, são muitas as responsabilidades financeiras: contas fixas, salários de professores e funcionários, materiais de limpeza e manutenção e até mesmo os materiais que são fornecidos aos alunos durante as aulas.

No entanto, não é recomendável aplicar um reajuste no escuro, isto é, sem um aviso prévio, especialmente a alunos novos e rematriculados. 

Tenha uma prestação de contas em mãos para mostrar aos pais os motivos do aumento do valor, levando sempre em consideração algumas informações como a quantidade de alunos que a escola já tem, os novos estudantes e, ainda, qual o lucro da empresa.

É interessante deixar claro, também, as condições especiais de pagamento da mensalidade disponíveis para os pais ou responsáveis, como parcelamentos da taxa de matrícula, uso de boletos, cobrança automática e tudo mais que sua escola oferecer. 

Estar ciente desse leque de opções deixa o pagante muito mais confortável durante todo o processo de matrícula e assinatura do contrato.

Quer conhecer mais sobre métodos de pagamento e qual o melhor formato para sua escola? Confira: 

O que é pagamento recorrente e como usá-lo em sua escola?

Meios de pagamento e eficiência: qual o melhor formato para sua escola?

Conheça 7 vantagens de automatizar a cobrança em sua escola

6. Trabalhe datas com condições de pagamento especiais para assinatura do contrato

Já é esperado pelos pais dos alunos que, entre um ano e outro, com a renovação da matrícula, haja um possível reajuste nos valores cobrados pela escola. 

O problema é que, por mais satisfeitos que os alunos e seus familiares estejam com o serviço oferecido, mais cedo ou mais tarde questionamentos sobre o custo-benefício de manter o vínculo com a instituição podem surgir.

Para evitar essa situação, é muito interessante flexibilizar o contrato e promover datas com condições especiais que tornem a renovação do contrato mais vantajosa. 

Por exemplo: muitas escolas oferecem rematrícula grátis para alunos que renovam os contratos ainda em novembro/dezembro, incentivando, assim, a retenção dos que já estão na instituição.

Facilitar o processo de matrícula e pagamento, com matrícula online, assinatura digital e meios automáticos de pagamento, também são formas de tornar a retenção de alunos mais efetiva. 

Agora, você já conhece as informações mais importantes para redigir um contrato seguro e vantajoso para a escola, para os alunos e para suas famílias. Esse é um fator de grande importância para a captação e retenção dos alunos.

Portanto, leve em consideração nossas dicas:

1. Conheça as legislações 

2. Cuide com a proteção dos dados 

3. Antecipe a estruturação dos contratos

4. Atualize os contratos antigos

5. Apresente os valores de forma clara 

6. Trabalhe datas com condições de pagamento

Os contratos de prestação de serviços educacionais da sua escola seguem esses padrões? Compartilhe suas experiências com a gente nos comentários.

Quer acompanhar toda a jornada de matrículas dos seus alunos? Confira a nossa Planilha de Captação de Alunos. Totalmente gratuita!

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Gerente Comercial

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