Os benefícios de automatizar as cobranças de serviços prestados por empresas podem ser sentidos em qualquer área de atuação. E sua gestão financeira escolar também pode se beneficiar desse meio de pagamento, principalmente ao automatizar a cobrança das mensalidades escolares.
Isso traz duas vantagens:
- O aumento da produtividade da equipe administrativa de sua escola.
- A redução dos custos com processos internos.
Para alcançar esses resultados e automatizar processos de cobrança, é essencial contar com um sistema de gestão escolar que ofereça esse serviço de maneira eficiente e ainda otimize sua gestão financeira como um todo – sem falar em outras outras áreas de sua escola.
As experiências com softwares de gestão escolar têm se mostrado de grande eficiência. Isso devido ao fato de que o sistema automatiza processos repetitivos e libera tempo para que os gestores possam planejar a implementação de melhorias na instituição, trazendo benefícios diretos na qualidade do serviço prestado para os alunos e seus responsáveis.
Com os fluxos de trabalho bem organizados e otimizados, as chances de erros em tarefas operacionais podem cair significativamente, economizando tempo e recursos dos profissionais.
No fim das contas, em vez de usar o tempo para enviar mensagens e realizar ligações de cobrança, sua equipe poderá direcionar seus esforços para atividades e tarefas mais importantes dentro da gestão escolar.
Continue sua leitura e entenda os benefícios de automatizar a cobrança das mensalidades escolares em sua instituição de ensino:
- Por que automatizar a cobrança das mensalidades em sua escola?
- Os benefícios de automatizar a cobrança das mensalidades escolares
- 1. Armazenamento na nuvem e redução de custos
- 2. Controle financeiro mais eficiente
- 3. Controle de fluxo de caixa
- 4. Melhora no gerenciamento acadêmico
- 5. Redução da inadimplência ao automatizar a cobrança das mensalidades escolares
- 6. Melhora no gerenciamento dos pagamentos
- 7. Ajuda a gestão de sua escola a programar investimentos para a melhoria de sua estrutura
- Prepare sua escola para o futuro
Por que automatizar a cobrança das mensalidades em sua escola?
Especialmente em escolas de grande porte, os procedimentos de cobrança dos alunos, quando feitos de maneira manual, podem ser altamente complexos e suscetíveis a erros.
Nesse contexto, a automação da cobrança das mensalidades escolares é uma aliada importante para otimizar uma série de processos internos relacionados à gestão financeira.
Além disso, essa automatização auxilia a diminuir casos de inadimplência e evasão escolar, pois oferece a alunos, pais e responsáveis possibilidades de pagamento mais práticas e eficientes.
Isso promove mais satisfação de estudantes e famílias, mostrando que sua instituição de ensino se importa com as necessidades financeiras de quem ela atende, bem como diminui as chances de esquecimento dos pagamentos ou erros caudados por processos manuais.
🔎 Leia mais: Gestão financeira escolar: como combater a inadimplência nas escolas?
Nesse sentido, automatizar as cobranças em sua escola ajuda a diminuir esses impactos e dá ao gestor uma série de informações preciosas para que ele saiba como gerir sua escola a partir de tantos desafios.
Saiba quais são os 7 benefícios principais da automatização de cobranças:
Os benefícios de automatizar a cobrança das mensalidades escolares
Agora, é hora de entender como a cobrança automatizada pode ser uma forte aliada de gestores, principalmente no que diz respeito ao setor financeiro. Acompanhe:
1. Armazenamento na nuvem e redução de custos
Ter todos os dados da sua instituição armazenados em um só local, protegido e seguro por certificados eletrônicos, acessíveis de qualquer lugar e a qualquer momento, facilita o trabalho de toda sua equipe. Basta estar conectado à internet para dar conta de processos financeiros ou para analisar resultados.
Além disso, contar com essa ferramenta online reduz custos com papéis e cópias físicas. Uma série de outros processos também ficam mais ágeis e enxutos com a implantação de um sistema automatizado.
Vale destacar que o armazenamento de dados deve ser feito em uma instituição confiável e que garante a eficiência do software de gestão e a segurança de toas as informações. Por isso, o armazenamento de dados do sistema de gestão escolar Sponte fica na nuvem mais segura do mercado, a Amazon Web Services (AWS).
2. Controle financeiro mais eficiente
O setor financeiro costuma ser um dos mais complexos de se gerenciar em empresas de qualquer natureza. Você sente isso na sua escola?
Centenas de pagamentos, recebimentos de matrículas, fornecedores e outras movimentações financeiras devem ser acompanhados minuciosamente. Caso contrário, as chances de dar algo errado é imensa.
Um controle financeiro da sua escola é o único caminho para ter sucesso e uma boa margem de lucro ao fim do mês.
3. Controle de fluxo de caixa
O sistema de automação de cobrança das mensalidades escolares permite um controle assertivo do fluxo de caixa, prazos de recebimentos e pagamentos, além de oferecer relatórios de acompanhamento e funções automáticas de cálculos e outras operações, como envio por SMS, e-mail ou WhatsApp de link de pagamento e lembretes de cobrança.
O controle de caixa é essencial para saber como está, de fato, a situação financeira de sua escola, pois, a partir da análise dessas informações, o gestor saberá quais estratégias deverá tomar.
4. Melhora no gerenciamento acadêmico
O software para gestão escolar, além de possibilitar um acompanhamento minucioso do desempenho dos alunos ao longo do semestre, oferece um controle muito mais efetivo das atividades de todos os alunos e de suas necessidades.
Nesse caso, é possível oferecer planos de pagamentos diferenciados sem gerar atrasos para a escola e multas para o responsável financeiro do aluno.
Levando em conta os atrasos de mensalidades que são comuns em momentos de crise, é importante ter um atendimento humanizado e mais especial para resolver a situação de alunos e seus responsáveis.
Isso, inclusive, gera fidelização, pois sua escola mostra que realmente se importa com a comunidade escolar e com o momento delicado pelo qual as famílias podem estar passando.
5. Redução da inadimplência ao automatizar a cobrança das mensalidades escolares
Ao automatizar a cobrança das mensalidades escolares, é possível que o responsável financeiro pelo aluno possa escolher a melhor data para o pagamento da mensalidade. Entretanto, muitas pessoas acabam esquecendo de realizar o pagamento na data combinada devido à correria de suas rotinas.
Por isso mesmo, é importante contar com o pagamento recorrente. Saiba mais sobre isso nos artigos:
Em resumo, ao evitar atrasos que prejudicam o planejamento tanto da escola quanto do pagante, todo o processo se torna organizado, ágil e eficiente, com uma redução significativa de erros.
6. Melhora no gerenciamento dos pagamentos
Atendendo de forma customizada, é possível encontrar formatos de pagamento para facilitar a rotina do responsável pelo pagamento da escola, a fim de realizar a quitação do valor.
Além disso, é possível enviar lembretes automáticos de cobrança para diminuir as chances de esquecimento do compromisso, ajudando a reduzir a taxa de inadimplência.
No sistema de gestão, todos os pagamentos realizados são registrados no fluxo de caixa, facilitando a análise para saber o que segue em aberto.
7. Ajuda a gestão de sua escola a programar investimentos para a melhoria de sua estrutura
Ver sua escola crescer e ter melhores resultados é uma das metas de sua gestão escolar, não é mesmo? Mas para que isso seja possível, é preciso programar os investimentos necessários para investir em sua estrutura.
Com o aumento do controle do financeiro, que a automatização de cobrança promove, fica mais fácil programar esses investimentos. O ideal é que exista um planejamento financeiro para se organizar com essas metas, especificando ao máximo onde você deseja investir de fato.
Pense em investimentos a curto, médio e longo prazo. E considere também quais equipamentos serão adquiridos ao longo do tempo, ou reformas estruturais.
Busque por uma média de preços no mercado para que você saiba quanto deve reunir para fazer essas melhorias, seja o preço de um computador, um sistema novo para a escola ou uma reforma, como pintura e troca de portas.
Mantenha esse planejamento sempre atualizado, adequando as necessidades de acordo com o rumo que sua escola toma ao longo do ano letivo.
🔎 Leia também: O que é infraestrutura escolar e como levar melhorias para a escola?
Prepare sua escola para o futuro
Quando se percebem as vantagens no uso da cobrança automatizada na gestão financeira de sua escola, fica claro por que essa possibilidade não pode ser deixada de lado, não é mesmo?
Se preparar para o futuro é essencial e o pagamento recorrente é um dos passos que sua escola deve dar para fazer isso. Usar a tecnologia para realizar cobranças automatizadas é bom tanto para sua escola quanto para a experiência dos alunos, pais e responsáveis.
E vale destacar que a automatização de cobrança é uma maneira de preparar sua escola para o futuro.
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