Por Michelle Terres, 22 de março de 2021

Conheça 7 vantagens de automatizar a cobrança em sua escola

Descubra quais os benefícios de automatizar a cobrança da sua escola e garanta uma gestão financeira mais assertiva e com mais controle!

Os benefícios de automatizar as cobranças de empresas podem ser sentidos em qualquer área de atuação. E sua escola está incluída nisso! Principalmente considerando os recebimentos decorrentes das mensalidades. 

Isso traz duas vantagens: 

  1. O aumento da produtividade de sua equipe administrativa de sua escolar.
  2. A redução dos custos com processos internos.

As experiências com softwares de gestão escolar têm se mostrado de grande eficiência. Isso devido ao fato de que o sistema automatiza processos repetitivos e libera tempo para que os gestores possam planejar a implementação de melhorias na instituição, trazendo benefícios diretos na qualidade do serviço prestado para os alunos e seus responsáveis.

Com os fluxos de trabalho bem organizados e otimizados, as chances de erros em tarefas operacionais podem cair significativamente, economizando tempo e recursos dos profissionais. 

No fim das contas, em vez de usar o tempo para enviar mensagens e realizar ligações de cobrança, sua equipe poderá direcionar seus esforços para atividades e tarefas mais importantes dentro da gestão escolar.

Neste artigo você vai entender mais do cenário financeiro vivido pelas escolas, levando em conta também a pandemia da covid-19, conhecendo os benefícios de automatizar cobranças: 

Automatização de cobrança – O cenário financeiro das escolas
Os benefícios da automatização de cobrança
1. Armazenamento na nuvem e redução de custos
2. Controle financeiro mais eficiente
3. Controle de fluxo de caixa
4. Melhora o gerenciamento acadêmico
5. Reduz a inadimplência
6. Melhora o gerenciamento dos pagamentos
7. Ajuda a gestão de sua escola a programar investimentos para a melhoria de sua estrutura
Conclusão: prepare sua escola para o futuro!

Automatização de cobrança – o cenário financeiro das escolas 

Especialmente em escolas de grande porte, os procedimentos de cobrança dos alunos, quando feitos de maneira manual, podem ser altamente complexos e suscetíveis a erros. 

Por isso mesmo, a automação dessa atividade será uma aliada importante para otimizar uma série de processos internos relacionados à gestão financeira.

Durante a pandemia da covid-19, muitas escolas tiveram e estão tendo que lidar com a evasão escolar e com a inadimplência. Duas situações que abalam profundamente a gestão financeira. 

Muitas famílias também tiveram problemas financeiros. E pagar a escola acabou sendo uma questão complicada, o que gerou muita inadimplência no pagamento das mensalidades ao longo do ano letivo. 

Saiba mais sobre isso no artigo: Inadimplência e crise: como lidar com a mensalidade escolar agora? 

Principalmente escolas de idiomas e cursos livres viram um grande volume de alunos desistindo de dar continuidade às aulas, pois estavam com problemas financeiros, ou pretendiam economizar dinheiro. 

Nesse sentido, automatizar as cobranças em sua escola ajuda a diminuir esses impactos e dá ao gestor uma série de informações preciosas para que ele saiba como gerir sua escola a partir de tantos desafios. 

Continue sua leitura e conheça os 7 benefícios da automatização de cobranças: 

Os benefícios da automatização de cobrança

Agora que você conhece mais do cenário financeiro das escolas, é hora de entender como a cobrança automatizada pode ser uma forte aliada de gestores, principalmente no que diz respeito ao setor financeiro. 

1. Armazenamento na nuvem e redução de custos

Armazenamento na nuvem e redução de custos

Ter todos os dados da sua instituição armazenados em um só local, protegido e seguro por certificados eletrônicos, acessíveis de qualquer lugar e a qualquer momento, facilita o trabalho de toda sua equipe. Basta estar conectado à internet para dar conta de processos financeiros ou para analisar resultados. 

Vale destacar que o armazenamento de dados da Sponte fica na nuvem mais segura do mercado: Amazon Web Services (AWS). 

Além disso, contar com essa ferramenta online reduz custos com papéis e cópias físicas. Uma série de outros processos também ficam mais ágeis e enxutos com a implantação de um sistema automatizado.

2. Controle financeiro mais eficiente

O setor financeiro costuma ser um dos mais complexos de se gerenciar em empresas de qualquer natureza. Você sente isso na sua escola? 

Centenas de pagamentos, recebimentos de matrículas, fornecedores e outras movimentações financeiras devem ser acompanhados minuciosamente. Caso contrário, as chances de dar algo errado é imensa.

Um controle financeiro da sua escola é o único caminho para ter sucesso e uma boa margem de lucro ao fim do mês!

3. Controle de fluxo de caixa

O sistema de automação de cobrança permite um controle assertivo do fluxo de caixa, prazos de recebimentos e pagamentos, além de oferecer relatórios de acompanhamento e funções automáticas de cálculos e outras operações, como envio por SMS, e-mail ou WhatsApp de link de pagamento e lembretes de cobrança.

O controle de caixa é essencial para saber como está de fato a situação financeira de sua escola, pois, a partir da análise dessas informações, o gestor saberá quais estratégias deverá tomar. 


Portanto, elimine de vez as temidas planilhas de gestão e centralize todos os processos financeiros em um só lugar! Conte com um sistema de gestão escolar com automatização de cobranças como o Sponte

4. Melhora o gerenciamento acadêmico

O software para gestão escolar, além de possibilitar um acompanhamento minucioso do desempenho dos alunos ao longo do semestre, oferece um controle muito mais efetivo das atividades de todos os alunos e de suas necessidades. 

Nesse caso, é possível oferecer planos de pagamentos diferenciados sem gerar atrasos para a escola e multas para o responsável financeiro do aluno.

Levando em conta os atrasos de mensalidades que são comuns em momentos de crise, como a vivida durante a pandemia da covid-19, é importante ter um atendimento humanizado e mais especial para resolver a situação de alunos e seus responsáveis. 

Isso, inclusive, gera fidelização, pois sua escola mostra que realmente se importa com a comunidade escolar e com o momento delicado pelo qual todos passam. 

5. Reduz a inadimplência

Automatizando os processos de cobrança, é possível que o responsável financeiro pelo aluno possa escolher a melhor data para o pagamento da mensalidade. Entretanto, muitas pessoas acabam esquecendo de realizar o pagamento na data acordada devido à correria de suas rotinas.

Por isso mesmo, é importante contar com o pagamento recorrente. Saiba mais sobre isso nos artigos: 

Em resumo: ao evitar atrasos que prejudicam o planejamento tanto da escola quanto do pagante, todo o processo se torna organizado, ágil e eficiente, com uma redução significativa de erros.

6. Melhora o gerenciamento dos pagamentos

Atendendo de forma customizada, é possível encontrar formatos de pagamento para facilitar a rotina do responsável pelo pagamento da escola, a fim de realizar a quitação do valor. 

Além disso, é possível enviar lembretes automáticos de cobrança para diminuir as chances de esquecimento do compromisso, ajudando a reduzir a taxa de inadimplência.

No sistema, todos os pagamentos realizados são registrados no fluxo de caixa, facilitando a análise para saber o que segue em aberto. 

7. Ajuda a gestão de sua escola a programar investimentos para a melhoria de sua estrutura

Ver sua escola crescer e ter melhores resultados é uma das metas de sua gestão escolar, não é mesmo? Mas para que isso seja possível é preciso programar os investimentos necessários para investir em sua estrutura.

Com o aumento do controle do financeiro, que a automatização de cobrança promove, fica mais fácil programar esses investimentos. O ideal é que exista um planejamento financeiro para se organizar com essas metas, especificando ao máximo onde você deseja investir de fato.

Pense em investimentos a curto, médio e longo prazo. E considere também quais equipamentos serão adquiridos ao longo do tempo, ou reformas estruturais. 

Busque por uma média de preços no mercado para que você saiba quanto deve reunir para fazer essas melhorias, seja o preço de um computador, um sistema novo para a escola ou uma reforma, como pintura e troca de portas. 

Mantenha esse planejamento sempre atualizado, adequando as necessidades de acordo com o rumo que sua escola toma ao longo do ano letivo! 

Conclusão: prepare sua escola para o futuro! 

Quando se percebe tantas vantagens no uso da cobrança automatizada na gestão financeira de sua escola, fica claro por que essa ferramenta não pode ser deixada de lado, não é mesmo? 

E vale destacar que a automatização de cobrança é uma maneira de preparar sua escola para o futuro! 

Se preparar para o futuro é simplesmente essencial. E o pagamento recorrente é um dos passos que a sua escola deve dar para fazer isso.  Usar a tecnologia para realizar cobranças automatizadas é bom tanto para sua escola quanto para a experiência de pais e alunos. 

Para que sua escola se prepare para o futuro, confira um eBook cheio de dicas que vão ajudar sua gestão escolar a estar preparada para todos os desafios que rumam uma instituição para o sucesso. Leia agora:

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