A gestão financeira escolar se destaca entre as demandas mais importantes de um gestor escolar. Ela é a área responsável por precificar as matrículas, organizar cobranças e pagamentos, combater a inadimplência, e garantir a sobrevivência financeira da escola.
Por isso, ter uma gestão financeira nas escolas não é nada fora do normal — toda escola tem algum tipo de organização nessa área. O que muda é a forma de se organizar.
Algumas escolas fazem sua gestão por meio de planilhas, outras registram os alunos e suas mensalidades em fichas de papel, e ainda há as instituições que contam com a ajuda de um sistema de gestão escolar.
O problema é que muitos gestores ficam apenas na superfície da gestão financeira escolar, sem saber que um trabalho aprofundado e integrado pode ajudar a economizar dinheiro, reduzir a inadimplência e otimizar o tempo de sua equipe.
Quer saber mais? Então continue a leitura e confira vários artigos da Sponte que podem te ajudar a explorar a gestão financeira escolar ao máximo.
- O que é gestão financeira escolar na prática?
- Qual a importância da gestão financeira escolar?
- Como fazer a precificação da mensalidade escolar?
- Quais as melhores formas de pagamento que sua escola pode usar?
- Tudo sobre a inadimplência nas escolas
- Qual é o problema da inadimplência escolar?
- Como diminuir a inadimplência escolar?
- A legislação sobre inadimplência em escolas
- Comunicação com alunos, pais e responsáveis para garantir o pagamento em dia
- Boas formas de pagamento ajudam a combater a inadimplência escolar
- Controle sobre as mensalidades evita riscos de inadimplência descontrolada
- Como fazer a cobrança de mensalidades atrasadas?
- Como a tecnologia pode otimizar a gestão financeira escolar?
O que é gestão financeira escolar na prática?
Além de sua missão nobre de ensinar e preparar as crianças para o mundo, uma escola privada — assim como outros tipos de empresas — tem tarefas organizacionais que são fundamentais para manter seu funcionamento. Principalmente na área financeira.
Ela tem contas a pagar, investimentos a fazer, colaboradores a recompensar e muito mais. Tudo para que a gestão da escola funcione como deve e para manter o mais alto nível de ensino.
É para garantir o bom funcionamento desses processos que envolvem dinheiro que existe a gestão financeira escolar.
Ela trata de:
- Controle do fluxo de caixa – por meio do acompanhamento de valores que entram e saem de sua escola.
- Recebimento das mensalidades – com a definição de meios de pagamento e cobranças.
- Combate à inadimplência – com estratégias adequadas para evitar os atrasos e também para lidar com alunos inadimplentes.
- Pagamento de professores e demais funcionários – este ponto é auto-explicativo. A gestão financeira é responsável pela sua folha de pagamentos.
- Planejamento financeiro – com a organização de investimentos e programação de contas para garantir o futuro de sua escola.
- Criação de reserva financeira – com valores separados para emergências, investimentos, entre outros.
- Redução de custos – por meio de estratégias que permitam manter a qualidade do ensino, mas reduzindo gastos desnecessários.
Esses são apenas sete exemplos básicos das funções da gestão financeira escolar. Mas, na prática, ela vai além e reúne todos os procedimentos que envolvem dinheiro na sua instituição.
🔎 Leia mais: Gestão financeira escolar: o que é e como fazer?
Além disso, a gestão financeira também influencia os demais setores da gestão escolar, assim como é influenciada por eles. Portanto, deve estar em plena sintonia e integrada com as demais funcionalidades da escola.
Todo esse processo ocorre de maneira diferente em cada escola. Em alguns casos é analógico, com papéis e fichários; pode também ser computadorizado, por meio de planilhas; ou, em escolas mais modernas e integradas, é totalmente automatizado com um sistema de gestão escolar online.
Além dessa organização tecnológica, o sucesso na gestão financeira depende também de:
- Contar com uma equipe capacitada
- Desenvolver um planejamento financeiro
- Realizar o controle de todas as entradas e saídas
- Ter uma previsão dos recebimentos do mês
- Combater ativamente a inadimplência
A gestão financeira em escolas de idiomas
Em centros de ensino de idiomas ou cursos livres, a gestão financeira escolar segue a mesma lógica, cuidando de tudo o que envolve dinheiro.
Mas é claro que há especificidades, como a forma de lidar com a inadimplência — que pode ser ainda maior do que nas escolas de ensino básico, por exemplo. A importância da renegociação das matrículas é outro ponto de destaque na gestão financeira de escolas de idiomas, pois é essencial para garantir a continuidade de seus alunos.
Além disso, um dos principais pontos a serem levados em conta é que a previsibilidade financeira é menor em centros de ensino. Isso porque a evasão é maior e muitos alunos, pais e responsáveis não veem os cursos como uma prioridade.
Essa realidade exige um trabalho redobrado da equipe financeira para garantir o bom funcionamento de sua instituição.
🔎 Leia mais: Gestão financeira em escolas de idiomas: você está fazendo isso certo?
Qual a importância da gestão financeira escolar?
Como vimos, a gestão educacional envolve várias movimentações financeiras. Isso inclui o pagamento de professores e funcionários, o investimento em melhorias e reparos nas estruturas e materiais pedagógicos, a compra de novos materiais e equipamentos, etc. Além disso, ainda é preciso levar em conta a necessidade de que a escola seja rentável.
É para isso que existe a gestão financeira. Ao organizar os processos, ela garante que tudo isso seja feito de forma positiva e organizada.
Uma boa gestão financeira permite, ainda, a redução de gastos e mais eficiência nos seus processos, diminuindo, também, o tempo perdido nessa organização. Assim, é possível ainda preparar uma reserva para momentos de dificuldade e para novos investimentos.
Vale lembrar que tanto a reserva quanto a eficiência obtida com uma boa gestão financeira escolar se mostram ainda mais essenciais em tempos de crises ou dificuldades. Durante a pandemia de covid-19, por exemplo, ficou muito claro que escolas que já organizavam bem suas finanças conseguiram lidar melhor com aquele momento.
🔎 Leia mais: A importância de uma boa gestão financeira em escolas.
No mesmo sentido, o planejamento financeiro também é indispensável para o sucesso de uma escola. Se a instituição se planeja, levando em conta seus gastos e seu lucro, ela tem como programar mudanças na infraestrutura, consegue adquirir novos equipamentos e pode até evitar problemas e crises.
Como fazer a precificação da mensalidade escolar?
Muitos gestores ainda não dão a atenção necessária à precificação e simplesmente definem uma mensalidade com base nos valores praticados pela concorrência, ou por meio de análises muito superficiais dos custos e demandas da escola.
No entanto, é preciso lembrar que uma mensalidade escolar muito cara pode dificultar a captação de novos alunos e aumentar até a evasão de seus estudantes. Sem falar que um valor alto limitará seu público apenas a pessoas de maior poder aquisitivo.
Além disso, uma mensalidade alta pode aumentar o nível de inadimplência escolar.
Por outro lado, precificar uma mensalidade muito barata é assumir um risco. Principalmente porque o valor pode ser insuficiente até para bancar seus custos com professores, estrutura, equipe de apoio, etc.
E, mesmo que seja suficiente para tudo isso, uma mensalidade barata limita sua lucratividade e seu potencial de investimentos.
Por fim, vale lembrar que o baixo custo também pode afastar parte do público-alvo. Muitos pais e responsáveis que têm maior poder aquisitivo, ao verem um valor muito baixo, podem presumir que a qualidade do ensino em sua instituição não condiz com o que estão buscando para seus filhos.
Por isso, na hora de fazer a precificação escolar, é essencial levar alguns elementos em conta.
Organizamos aqui os principais. Confira e comece a definir o valor de suas mensalidades com muito mais precisão:
- Localização geográfica: se a instituição se localiza em uma área da cidade mais valorizada, com moradores de maior poder econômico, é possível ter uma mensalidade maior.
- Público-alvo: a partir da elaboração de quem são os alunos ideais para a escola atender, você pode verificar a condição financeira deles e ter uma base para estipular seu valor de mensalidade.
- Demanda estudantil: junto da definição de público-alvo, também é fundamental avaliar a demanda de estudantes em sua região. Há alunos suficientes para encher sua escola entre o público disposto a pagar o valor da sua mensalidade? Isso precisa estar nas contas na hora de fazer a precificação escolar.
- Investimentos: ao mesmo tempo em que investimentos geram custos que devem ser acrescidos ao valor da mensalidade, eles também valorizam sua escola, justificando um aumento de preço. Por isso, devem ser considerados na hora da precificação escolar.
- Qualidade do ensino: este elemento segue a mesma lógica dos investimentos. A melhoria da qualidade do ensino tem custos, mas os resultados justificam um aumento na mensalidade.
- Reputação da escola: a reputação é um dos principais elementos de captação de alunos. Afinal, uma escola bem reconhecida atrai matrículas com o mínimo de esforço e pode cobrar um pouco mais caro.
- Taxas de inadimplência: a inadimplência também deve estar no cálculo. Afinal, a mensalidade escolar precisa ser o suficiente para suprir os custos operacionais, mesmo quando há alta taxa de inadimplência entre seus alunos.
- Tendências do mercado e valores da concorrência: faça uma análise comparativa das mensalidades praticadas por outras escolas, visando identificar padrões de precificação, oportunidades de diferenciação e possíveis ajustes na política de da sua instituição. Assim, você consegue manter seus valores mais competitivos.
- Custos operacionais: este é um dos pontos mais importantes da precificação escolar. Por meio de um bom levantamento dos gastos da escola, sua gestão é capaz de especificar de forma muito precisa o valor mínimo que ela precisa receber em mensalidades para manter-se operacional.
- Margem de lucro: levando tudo isso em conta, é preciso também considerar a margem de lucro — afinal, lucratividade deve ser um dos objetivos centrais de uma escola privada.
Quais as melhores formas de pagamento que sua escola pode usar?
Um grande diferencial que sua escola pode apresentar é a oferta de diferentes meios de pagamento. Há diversas maneiras de o aluno pagar a sua mensalidade, e dar o poder de escolha para ele é ótimo para a captação de novas matrículas.
Mas a definição das formas de pagamento em sua escola também é uma importante escolha para a gestão financeira. Com os métodos certos, você pode reduzir a inadimplência e facilitar o trabalho de sua gestão.
🔎 Leia mais: Meios de pagamento e eficiência: qual o melhor formato para sua escola?
Confira os principais meios de pagamento da mensalidade escolar e decida quais são os ideais para sua escola.
Dinheiro em espécie
Este é o meio de pagamento mais tradicional na gestão escolar. Nos casos de pagamento por dinheiro em espécie, o aluno, pai ou algum responsável vai à escola e entrega o valor diretamente na secretaria.
A vantagem desse meio de pagamento é que o valor fica imediatamente disponível para sua gestão escolar — mas de forma física. O que significa que, se você paga sua equipe e seus boletos por um meio virtual, será preciso ir ao banco fazer depósitos.
Além disso, o dinheiro em espécie tem alguns pontos negativos. Em primeiro lugar, ele demanda o deslocamento de pessoas com dinheiro até a escola, o que pode ser desagradável para seus alunos.
Outro problema é que esse pagamento dá mais trabalho para o responsável pelos recebimentos e pode congestionar sua secretaria. Sem falar que é preciso contar com um espaço seguro para armazenar os valores.
Dessa forma, o dinheiro em espécie só é uma boa opção se você já tem uma estrutura adequada para isso e se seu público gosta de fazer pagamentos presenciais.
Ainda assim, vale a pena considerar migrar para meios de pagamento digitais, para otimizar seu trabalho.
Cheques no pagamento da mensalidade escolar
Há alguns anos, os cheques eram usados extensivamente no dia a dia. Era uma forma simples e prática de não depender de dinheiro em mãos. No entanto, com a popularização do cartão de crédito, esse meio de pagamento vem ficando cada vez mais raro.
Ele compartilha com o dinheiro em espécie algumas das principais desvantagens — requer o deslocamento até a escola, pode congestionar sua secretaria, dá mais trabalho para a equipe e requer um espaço adequado e seguro para armazenamento. Além de exigir que você vá ao banco descontar o cheque.
Além disso, ele não possui a vantagem do dinheiro, que é ficar imediatamente disponível. Sem falar na possibilidade de fraudes, cheques sem fundo ou mesmo rasuras.
Com tudo isso, só vale a pena oferecer essa forma de pagamento se seu público realmente tiver essa preferência. Se não, outras opções são muito mais efetivas.
Boleto bancário
Este ainda é um meio de pagamento comum em escolas e tem algumas vantagens, como a cobrança automática de juros em caso de atrasos e a flexibilidade que seu aluno tem para pagá-lo em diferentes estabelecimentos, ou mesmo de forma online, pelo internet banking.
No entanto, a emissão de boletos incorre em custos com registro bancário, impressão e organização de documentos, além de um grande trabalho para sua equipe de gestão financeira.
Por isso, o uso dessa forma de pagamento na mensalidade escolar costuma vale a pena apenas quando a instituição conta com funcionalidades como o boleto automatizado.
Esse é um serviço seguro de emissão de títulos de cobrança por meio de aplicativos ou softwares gerenciais, como o sistema de gestão Sponte. Disponibilizado via web, ele é registrado com os dados do comprador e facilita o recebimento das parcelas das mensalidades escolares.
O pagamento é identificado automaticamente pelo sistema de gestão escolar, sem a necessidade de sua equipe dar baixa nos valores manualmente.
Esse esforço manual também é dispensado com integrações, manipulações, importações e trocas de arquivos.
Em geral, o boleto automatizado é gerado e visualizado em HTML, com possibilidade de download e impressão, além de envio por e-mail e outros serviços de mensagem instantânea.
Por fim, a taxa do boleto automatizado só é cobrada quando ele é pago.
Cartão de crédito ou débito
A tecnologia do cartão revolucionou o pagamento de mensalidades escolares, com cobranças rápidas, efetivas, práticas e seguras para todos os envolvidos.
No caso do cartão de débito, o pagamento é efetuado de forma imediata, diretamente no estabelecimento, com o valor sendo creditado rapidamente na conta da escola. Já no crédito, pode haver um período de 30 dias para o dinheiro entrar na conta.
Em ambos os casos, há desvantagens, como os custos com tarifas bancárias. Além disso, há a necessidade de o aluno (ou responsável) se deslocar até a escola para efetuar o pagamento — a não ser que você trabalhe com o pagamento recorrente via cartão de crédito, que veremos adiante.
Ainda assim, a eficiência e a agilidade dessa opção fazem dela uma das mais usadas por escolas, alunos, pais e responsáveis.
Pagamento via PIX na gestão financeira da escola
Agora chegamos a uma novidade, que surgiu em 2020 e que muitas instituições Brasil afora já adotaram. O PIX como forma de pagamento vem causando um efeito positivo na gestão financeira da escola, no combate à inadimplência e no relacionamento com alunos e responsáveis.
Na prática, ele é uma ferramenta que permite a transferência instantânea de dinheiro entre pessoas físicas ou jurídicas.
O dinheiro é enviado de uma conta para outra em até 10 segundos e a transferência pode ser feita a qualquer momento, inclusive em feriados e fins de semana. Afinal, o PIX funciona 24 horas por dia, sete dias por semana.
Além de servir para transferências, ele também pode ser usado para pagar boletos, contas, impostos e a mensalidade escolar.
Tudo isso pode ser feito na palma da mão: o usuário só precisa ter o aplicativo de sua agência bancária instalado no celular. A transferência (ou o pagamento) é feita por meio dele, com poucos cliques.
A transferência via PIX também tem a vantagem de ser muito simples: o usuário só precisa ter a “chave de PIX” do recebedor, o que pode ser um número de telefone, de CPF, ou outros. Isso facilita para quem vai receber, que só precisa apresentar esse código, e para quem vai enviar o dinheiro, que não precisa mais preencher várias informações na hora da transferência.
Depois disso, o dinheiro da mensalidade cai instantaneamente na sua conta
🔎 Leia mais:
- Como receber por PIX na gestão escolar: aproveite essa forma de pagamento de mensalidades.
- PIX nas escolas: saiba como essa forma de pagamento está transformando a gestão escolar.
O PIX para escolas, no entanto, tem uma limitação importante. Geralmente, ele vai demandar que a equipe financeira faça o lançamento manual de cada pagamento em seu sistema de gestão escolar.
Ou seja: seus colaboradores precisarão monitorar a conta bancária, visualizar os recebimentos, identificar o pagador e registrar a baixa da mensalidade.
É possível pedir para os responsáveis pelos pagamentos mandarem comprovantes, o que pode facilitar parte do processo, mas a baixa continua manual.
Contudo, é possível superar essa limitação com ferramentas como o Sponte Pay, que moderniza todo o processo, envia links de pagamento para seu público e faz a baixa da mensalidade automaticamente.
🔎 Leia mais: Aproveite o pagamento por PIX do Sponte Pay em sua gestão financeira escolar.
Pagamento recorrente via cartão de crédito
Finalmente chegamos no pagamento recorrente das mensalidades escolares. Este método também envolve o cartão de crédito, mas separamos em um tópico próprio porque, apesar de usar essa ferramenta, ele é bastante diferente — e muito mais efetivo.
O pagamento recorrente no cartão de crédito, também conhecido como parcelamento inteligente ou cobrança programada/agendada, é um serviço automático, cujo objetivo é programar os pagamentos a serem realizados em determinados períodos de tempo – mensal, bimestral ou anual, por exemplo.
Esse meio de pagamento rápido e prático nasceu fora das escolas e cresceu muito em serviços de streaming e clubes de assinatura. Mas, hoje, ele já alcançou empresas dos mais variados segmentos.
Na prática, a cobrança recorrente no cartão de crédito funciona como uma assinatura. Você cadastra o cartão do seu cliente no sistema e a cobrança ocorre automaticamente na data combinada — sem comprometer o limite do cartão do cliente.
Isso significa que o pagamento das mensalidades é feito na data do contrato, com o valor combinado, mas sem precisar de qualquer ação da sua equipe administrativa ou do cliente. O próprio sistema realiza todo o processo e o dinheiro cai na sua conta.
Dessa forma, a recorrência oferece benefícios como:
Redução da inadimplência
Quando o responsável opta pelo pagamento mensal em dinheiro, boleto, depósito/transferência bancária ou débito, sua escola, muitas vezes, pode acabar não recebendo no dia estabelecido.
Isso por diversos motivos, como esquecimento, perda de boleto ou carnê, dificuldade de deslocamento até a escola, problema de conexão com aplicativos de bancos, entre outros.
Contudo, se seu cliente optar pelo pagamento recorrente no cartão de crédito, as chances de algum desses problemas acontecer são praticamente nulas.
A recorrência no cartão de crédito agenda todas as mensalidades pelo período de tempo acordado entre as partes, e a cobrança ocorre automaticamente na data pré-definida em contrato.
Mais praticidade para a equipe financeira
Com o pagamento recorrente disponível no Sponte Pay, não é necessário ter um processo de homologação de cobrança bancária. O método evita gastos com emissão de boletos, tarifas de cartão e até reduz o uso de papel.
Sem falar que o pagamento recorrente otimiza o trabalho da equipe, graças a um processo praticamente todo automatizado.
Dispensa da maquininha de cartão
A solução do pagamento recorrente é totalmente digital e automática. Assim, sua escola não precisa se preocupar em oferecer a máquina de cartões (a não ser que você ofereça também o método de pagamento presencial com cartão de crédito ou débito).
Facilidade para alunos, pais e responsáveis
Além da tranquilidade para sua equipe, a automatização do processo de pagamento oferece facilidade para alunos, pais e responsáveis. Isso graças ao sistema que realiza praticamente todo o processo.
Captação e retenção de alunos
A facilidade desse método de pagamento é um excelente argumento de venda para a sua escola, o que vai gerar mais matrículas. Além disso, a cobrança facilitada aumenta a satisfação dos pais e responsáveis e facilita a rematrícula.
🔎 Leia mais: Aproveite o pagamento recorrente para combater a inadimplência e ter mais matrículas.
Milhas e bônus
Outra vantagem para seus clientes é que, além de ter tanta facilidade no pagamento, o aluno ou responsável acumula pontos, milhas e bônus em premiações do cartão.
Segurança total nas transações
Cada recebimento digital é realizado em um ambiente seguro, com criptografia confiável, que garante a proteção em todas as transações financeiras de sua escola.
E mais: tudo isso é muito prático, pois o cliente fará o preenchimento dos dados de seu cartão por meio de um link de pagamento que será enviado via SMS, e-mail ou WhatsApp, sem a necessidade de compartilhar os dados de seu cartão com a escola.
Flexibilidade e autonomia para a escola
Muitas vezes, a automatização dos processos pode gerar o receio de que os gestores perderão o controle sobre suas próprias cobranças. Mas esse não é o caso no pagamento recorrente via Sponte Pay.
Com nossa ferramenta, é fácil cancelar pagamentos ou até editar os valores, em caso de descontos. Todo o controle está nas suas mãos, com flexibilidade e autonomia.
Possibilidades para aulas online e o ensino híbrido
Essa solução de cobrança recorrente funciona muito bem em escolas tradicionais, mas é ainda mais interessante para escolas que oferecem aulas online.
Isso porque permite que os alunos, pais e responsáveis façam o pagamento de forma online, de onde quer que estejam, sem se preocuparem.
Outras formas de pagamento, como o PIX e o boleto, oferecem a mesma possibilidade, mas nenhuma delas com a mesma facilidade do pagamento recorrente via cartão de crédito.
🔎 Leia mais: Cobrança recorrente via cartão de crédito: conheça os benefícios dessa solução.
Melhores formas de pagamento em escolas de idiomas
Em escolas de idiomas e cursos livres, a lógica é a mesma: formas de pagamento mais modernas oferecem economia, eficiência e praticidade para todos os envolvidos, além de potencializarem a captação e retenção de alunos, como já vimos para escolas em geral.
No entanto, vale lembrar o quanto isso tudo tem um peso maior no caso das escolas de idiomas. Geralmente, esses centros de ensino têm orçamentos menores, equipes mais enxutas e um potencial muito maior de evasão de alunos.
Por isso, formas de pagamento que oferecem mais praticidade e são mais atrativas para seu público devem ser prioridade.
Por outro lado, a diversidade de público e o valor mais baixo das mensalidades aumenta as chances de que seus alunos, pais e responsáveis deem preferência a formas de pagamento variadas — das mais tradicionais até as modernas.
Dessa forma, receber por meio de vários métodos diferentes pode ser um ponto positivo para seu público. No entanto, isso pode sobrecarregar a equipe de gestão financeira da escola. Então busque avaliar muito bem as possibilidades com seu time.
🔎 Leia mais: Meios de pagamento para escolas de idiomas: qual a melhor opção?
Tudo sobre a inadimplência nas escolas
Nas definições mais comuns de inadimplência, esse conceito significa o não pagamento de uma conta, ou o não cumprimento de obrigações financeiras dentro do prazo estipulado. Dessa forma, podemos considerar que a inadimplência nas escolas acontece quando alunos, pais ou responsáveis não pagam as mensalidades até o vencimento.
Contudo, situações ocasionais de atrasos nas mensalidades nem sempre devem ser vistas como inadimplência. Alunos inadimplentes de fato são aqueles que acumulam mensalidades por muitos meses, ou que atrasam os pagamentos com frequência.
Mas é válido acompanhar esses pagamentos de perto, com um bom sistema de gestão financeira nas escolas para identificar possíveis problemas e conferir os impactos dos atrasos para os resultados da escola.
🔎 Leia mais:
- Inadimplência escolar em escolas privadas do Brasil: o que sua gestão financeira precisa saber.
- Como diminuir a inadimplência em escolas de idiomas.
Qual é o problema da inadimplência escolar?
Lidar com a inadimplência nas escolas é uma das principais tarefas da gestão financeira nas escolas.
Isso porque a inadimplência prejudica profundamente a gestão financeira escolar, principalmente quando se torna corriqueira. Afinal, o não pagamento de mensalidades incorre, diretamente, em uma queda de faturamento e em um desequilíbrio no fluxo de caixa.
As primeiras consequências são óbvias: lucros menores na gestão educacional. Mas, infelizmente, o impacto não se resume a isso.
Quando a inadimplência é muito grande, a redução no faturamento pode criar até uma situação de insegurança financeira na instituição, pois, sem a tranquilidade de um fluxo de caixa saudável, gestores acabam sacrificando investimentos que seriam fundamentais para a evolução da escola.
Sem esses avanços, a escola fica estagnada, o que impacta a aprendizagem dos alunos, a satisfação da equipe e a presença no mercado frente à concorrência.
No entanto, se o número de alunos inadimplentes for ainda maior, a situação pode piorar.
Com um fluxo de caixa incerto, fica difícil recompensar financeiramente os educadores — e nós sabemos que a valorização dos professores é o futuro para uma educação de qualidade.
Também se torna desafiador repor profissionais que se aposentaram ou mudaram de escola, assim como realizar consertos na estrutura e nos equipamentos.
Em situações mais extremas, a inadimplência pode levar até a dificuldades no pagamento de salários e de contas da escola — fazendo com que a própria instituição possa entrar em situação de inadimplência. Ou seja:
É claro que essa é uma situação hipotética de inadimplência extrema. Muitas das escolas estão preparadas e não devem sofrer consequências tão profundas.
Ainda assim, não precisamos reforçar que, em tempos de crise, lidar com as mensalidades é ainda mais importante, não é?! Só assim é possível evitar surpresas nesses períodos em que a inadimplência sobe e os custos da escola também.
Sem falar que os números da inadimplência escolar são preocupantes. De 2019 até 2023, o índice de inadimplência em instituições particulares saltou de 17,57% para 22,63%, segundo pesquisa exclusiva realizada pela Sponte, com dados obtidos em cerca de 4 mil escolas dos principais segmentos de ensino do país.
Em 2020, no auge da pandemia de covid-19, o índice de inadimplência teve um avanço significativo, que pode ser explicado pela situação atípica. Esse número diminuiu gradualmente nos próximos dois anos, 2021 e 2022.
No entanto, em 2023 houve um novo salto no índice, de 19,68% em 2022 para 22,63%, ultrapassando inclusive a taxa de inadimplência do ano da pandemia. De fato, dos últimos 5 anos, 2023 foi o período com a maior taxa de inadimplência escolar no Brasil.
Em relação aos principais segmentos de ensino, os índices apresentam-se de forma diferente de acordo com as demandas de cada segmento:
Entre 2019 e 2020, os índices aumentaram em todos os segmentos, com um crescimento muito expressivo na Educação Infantil e na Educação Básica, que apresentavam 17,71% e 21,35% em 2020, respectivamente, e passaram a ter taxas de 24,38% e 27,11%, um aumento de cerca de 6% de um ano para outro.
Já no Ensino Superior, os índices mostraram um crescimento maior entre 2020 e 2021, com a maior taxa de todos os segmentos no ano de 2022, em 30,20%.
Entre 2022 e 2023, a inadimplência aumentou nos segmentos de Educação Infantil, Educação Básica e Escolas de Idiomas, com um grande salto nos números da Educação Infantil, de 20,60% em 2022 para 27,12% em 2023, após dois anos de queda.
🔎 Veja os índices de inadimplência em cada região/estado do país e dados de anos anteriores na pesquisa completa:
Como diminuir a inadimplência escolar?
Como vimos, combater a inadimplência escolar não é uma tarefa tão fácil, mas definitivamente é necessária.
Há muitos fatores a acompanhar — inclusive a legislação, que deve ser seguida com precisão para evitar multas e outros problemas ainda mais sérios. Sem falar que lidar com alunos inadimplentes pode ser delicado.
Então, para te ajudar nesse processo, organizamos as principais dicas para combater a inadimplência na gestão financeira escolar. Continue sua leitura e conheça essas orientações tão importantes para sua instituição de ensino.
A legislação sobre inadimplência em escolas
As instituições de ensino privadas são regidas pela Lei 9.870/1999, que estabelece direitos e deveres para o setor.
No caso da inadimplência, ela define que só após mais de 90 dias de atraso na mensalidade, a escola pode aplicar sanções administrativas e legais de acordo com o Código de Defesa do Consumidor e o Código Civil Brasileiro. Antes disso, o não pagamento é considerado apenas uma impontualidade.
No entanto, mesmo depois dos 90 dias de atraso, a escola não pode tratar o aluno inadimplente com diferença dos demais. Isso inclui não impedir de frequentar as aulas, não suspender provas e reposições de aulas, nem reter documentos escolares ou mesmo aplicar penalidades pedagógicas.
O desligamento do aluno só pode ser feito no final do ciclo letivo, e a escola tem o direito de fazê-lo mesmo que as mensalidades sejam pagas. Mas, para isso, é aconselhado que a escola tenha sensibilidade no momento de rejeitar aquela matrícula.
Mas, é claro, tudo isso é relevante para quando o aluno já está inadimplente.Se você quer combater a inadimplência na raiz, é importante buscar estratégias que diminuam os riscos do atraso nas mensalidades.
Comunicação com alunos, pais e responsáveis para garantir o pagamento em dia
Um dos principais motivos de atrasos no pagamento da mensalidade escolar é o esquecimento. Por isso, desenvolver uma boa comunicação com pais e responsáveis é um passo importantíssimo para evitar esse problema.
Por meio de uma ferramenta de comunicação escolar, como o App de Agenda Sponte, por exemplo, você pode enviar a cobrança e memorandos do dia de pagamento. Assim, fica muito mais difícil esquecer o dia do vencimento.
Além disso, uma boa comunicação escolar também deve fortalecer o relacionamento com os pais e responsáveis, para que eles se envolvam na realidade educacional e priorizem suas obrigações com a instituição de ensino.
Isso vai ajudar também na hora de cobrar alunos inadimplentes, pois, com um relacionamento mais maduro, a escola pode fazer essa cobrança de maneira mais precisa e efetiva, além de menos abrasiva para eles.
Boas formas de pagamento ajudam a combater a inadimplência escolar
Quanto mais opções de pagamento sua escola disponibilizar, mais chances ela tem de receber as mensalidades no prazo.
Afinal, há alunos, pais e responsáveis que preferem pagar com dinheiro. Outros costumam usar mais o cartão de crédito. E há até aqueles que ainda optam pelo pagamento em cheques.
Contudo, também é importante saber quais são os métodos mais interessantes para sua escola realmente investir. Dessa forma, você pode focar seus esforços e incentivar os pagamentos nesse método ideal.
Como já vimos, o pagamento recorrente é uma ótima escolha para isso. Esse tipo de cobrança favorece a diminuição de inadimplência justamente porque não depende da ação do aluno ou responsável para ser efetivado. Uma vez marcada a data, o valor é transferido automaticamente para a conta da escola.
Para o aluno ou responsável, é ótimo não precisar se preocupar em lembrar a data do pagamento ou vencimento do boleto. Além disso, o pagamento recorrente não consome o limite do cartão.
Outras opções, como o PIX automatizado, também são boas ideias, já que o envio de um link de pagamento na data do vencimento ajuda a evitar o esquecimento da mensalidade.
🔎 Leia mais: Diminua a inadimplência com métodos de cobrança eficientes.
Controle sobre as mensalidades evita riscos de inadimplência descontrolada
Sabemos que estudantes que atrasam suas mensalidades apenas ocasionalmente não devem representar um perigo para a gestão financeira da escola. No entanto, quando isso se torna costumeiro, podemos dizer que ele é um aluno inadimplente.
A maioria das escolas sempre tem pelo menos algum estudante nessa situação — ao ponto de que muitas normalizam o problema. Afinal, quando são poucos alunos, o faturamento da instituição continua saudável e parece não haver razão para ações drásticas.
No entanto, essa impressão pode ser perigosa. Sem o devido cuidado, a inadimplência pode crescer de uma hora para outra e pegar sua equipe despreparada.
Assim, é fundamental trabalhar sempre com medidas preventivas, avaliar o recebimento de todas as mensalidades mês a mês e cobrar quaisquer alunos inadimplentes.
Contudo, quando o número de alunos inadimplentes cresce, é hora de alertar toda a gestão e tomar medidas mais sérias (tudo dentro do que permite a lei e de maneira cuidadosa, é claro).
Com esse controle total das finanças escolares, você também pode identificar quem são seus alunos inadimplentes e conhecer melhor a situação de cada um deles.
Afinal, ficar devendo para a escola costuma ser uma situação incômoda para eles também e, muitas vezes, o atraso não é intencional. Assim, se você conversar e entender o que está acontecendo, fica mais fácil trabalhar em conjunto para solucionar o problema e evitar que se torne mais frequente.
Portanto, saber avaliar o impacto da inadimplência em seus resultados é fundamental.
Para isso, você precisa de uma excelente gestão financeira escolar, com ferramentas digitais que permitam identificar a inadimplência de maneira rápida, fácil e efetiva. Um sistema que ofereça bons relatórios financeiros é essencial para isso.
No mesmo sentido, é importante acompanhar de perto seus custos, organizar o planejamento de investimentos e comparar tudo com o impacto que a inadimplência está causando. Se os valores perdidos com alunos inadimplentes estiver prejudicando seus planos, é necessário agir de maneira mais drástica.
Como fazer a cobrança de mensalidades atrasadas?
Mesmo com todas essas medidas, você terá sempre algum aluno com mensalidades atrasadas. Por isso, é importante saber como fazer a cobrança nesses casos.
Em primeiro lugar, lembre-se da legislação que já mencionamos: o atraso só é considerado inadimplência após 90 dias e, mesmo depois desse prazo, a escola não pode tratar o aluno inadimplente com diferença dos demais. Ou seja: nada de suspender provas ou aplicar penalidades pedagógicas, ou mesmo reter seus documentos escolares.
O artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor também deixa claro: “na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto ao ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça”.
Em sua escola, isso significa que é preciso evitar constranger os estudantes e familiares na hora da cobrança. Portanto, não cobre publicamente ou por meio de mensagens que possam ser vistas por terceiros.
No mesmo sentido, não seja agressivo nem ameace familiares e alunos, dizendo que o ensino será prejudicado pela inadimplência.
A partir disso, para não ter problemas com a legislação, é preciso entender como a escola pode lidar com alunos inadimplentes:
✔. Entrar em contato com pais e alunos de forma respeitosa
A lei não impede que a escola entre em contato com os responsáveis pela mensalidade atrasada para fazer a cobrança. A única exigência é de que esse contato seja respeitoso, verdadeiro e discreto.
Dessa forma, busque contatar, de forma particular, o responsável financeiro pelo aluno. Fale com ele e deixe claro que o aluno não será rematriculado e que a cobrança pode ser levada à Justiça, se for necessário.
✔. Evitar a rematrícula do estudante inadimplente
Como vimos, é proibido desligar o aluno durante o período letivo. Contudo, não há nada que obrigue a escola a rematriculá-lo.
Pelo contrário, a lei n.° 9.870/99 diz: “os alunos já matriculados, salvo quando inadimplentes, terão direito à renovação das matrículas”. Portanto, alunos inadimplentes não têm direito a esse benefício.
✔. Parcelar a dívida e distribuí-la nas mensalidades futuras
Uma solução bastante interessante para a negociação é o parcelamento da dívida. Assim, a escola garante o recebimento e o responsável financeiro pelo aluno pode pagar com mais tranquilidade.
Para ajudar a garantir o sucesso dessa negociação, a escola pode distribuir o valor negociado nos boletos referentes às mensalidades futuras.
✔. Cobrar judicialmente
Se os contatos cordiais e as negociações não forem suficientes, a escola pode optar pela cobrança judicial.
Isso pode ser feito 90 dias depois do prazo de vencimento da mensalidade. A escola só precisa entrar com medidas administrativas e legais buscando o recebimento.
Mas lembre-se: as ações precisam atender às regras do Código de Defesa do Consumidor e do Código Civil Brasileiro.
🔎 Leia mais: Como fazer a cobrança das mensalidades atrasadas em escolas?
Além disso, para ter uma cobrança escolar realmente efetiva, é essencial trabalhar a dívida em seus diferentes momentos, com cobranças adequadas a cada um deles. Entenda:
Antes do vencimento: cobrança preventiva
Como mencionamos, o atraso por esquecimento é um dos motivos mais comuns de inadimplência nas escolas. Por isso, enviar uma mensagem previamente, lembrando o responsável da data do vencimento, é uma boa estratégia.
Envie uma mensagem via SMS, WhatsApp ou e-mail, com um texto cordial, como:
“Olá! Apenas passando para te lembrar que a mensalidade escolar do seu filho vai vencer nos próximos dias. Se tiver qualquer dúvida ou problema com o pagamento, pode entrar em contato com a gente! Um abraço.”
Nesse momento, é interessante contar com um sistema como o Sponte, que automatiza a régua de cobrança e facilita esse processo.
Lembre-se: se ele tiver optado pela cobrança recorrente no cartão de crédito, essa cobrança é desnecessária.
Uma semana após o vencimento: cobrança imediata
Uma cobrança nos primeiros dias do vencimento pode soar mal, principalmente se você já tiver enviado uma mensagem de cobrança preventiva. Por isso, aguarde uma semana.
Se, depois desse período, não houver o pagamento, envie uma nova mensagem, também via SMS, WhatsApp ou e-mail, de forma muito cordial, com um tom de confirmação de pagamento. Por exemplo:
“Olá! O pagamento da mensalidade do seu filho ainda não foi registrado em nosso sistema. Gostaríamos de lembrar que o valor pode ser pago em toda a rede bancária ou aqui na escola, se o(a) senhor(a) preferir. Também estamos disponíveis para tirar qualquer dúvida ou ajudar com quaisquer problemas com o pagamento. Obrigado.
Lembre-se de adaptar a mensagem de acordo com o método de pagamento selecionado pelo responsável. Você também pode contar com uma régua de cobrança automatizada para facilitar o processo.
Mais de uma semana depois do vencimento: cobrança amigável
Se o responsável não responder à mensagem anterior, é hora de ficar um pouco mais sério e avisar sobre a ocorrência de juros e multas e a possibilidade de levar essa cobrança para a Justiça.
Também é o momento de tentar negociar. Uma boa ideia é verificar quais as condições de pagamento do responsável.
A mensagem precisa ser breve e formal, mas não pode ser agressiva. Nesse momento, além da mensagem por WhatsApp, e-mail e SMS, também é possível optar por carta ou por telefonema. Um exemplo de cobrança por mensagem é:
“Olá. Notamos que o pagamento da mensalidade do seu filho na escola X ainda não foi realizado. Lembre-se de que o atraso pode incorrer em juros e multa. A escola está aberta à negociação para facilitar seu pagamento. Você pode entrar em contato por WhatsApp, e-mail, telefone ou presencialmente, aqui na escola. Caso não haja contato, o atraso ainda pode acarretar em uma cobrança judicial, o que não é o ideal para o(a) senhor(a) nem para a escola. Aguardamos seu contato.”
90 dias depois do vencimento: cobrança judicial
Se nenhuma das outras opções tiver resultado, é hora de passar para a cobrança judicial. Nesse momento, você pode negativar o responsável pela mensalidade e entrar na justiça para cobrar o valor.
No entanto, essa prática pode ser muito desgastante para a escola e para o relacionamento com alunos e familiares. Por isso, deve ser sempre a última opção.
Automatização da cobrança de mensalidades escolares
Sabemos que o trabalho de cobrar alunos e familiares é desgastante para a escola. Além de demandar um tempo considerável, a cobrança pode ser muito frustrante.
Por isso, contar com um sistema automatizado é uma excelente opção, seja para oferecer a cobrança recorrente, que elimina mais de 30% a inadimplência, ou para enviar lembretes de maneira facilitada.
Com isso, em vez de usar o tempo para enviar mensagens e realizar ligações de cobrança, sua equipe poderá direcionar seus esforços para atividades e tarefas mais importantes dentro da gestão escolar.
🔎 Leia mais: Conheça 7 vantagens de automatizar a cobrança das mensalidades escolares.
Renegociação das mensalidades atrasadas
Em alguns casos de atraso, o aluno pode não ser capaz de pagar a mensalidade em sua totalidade. Seja por problemas financeiros temporários, seja por alguma crise, é possível que ele precise de ajuda da escola para quitar suas dívidas.
Nesse caso, é importante saber renegociar as mensalidades para garantir seu recebimento e até a continuidade do estudante em sua escola (caso isso seja interessante para sua gestão).
O primeiro passo é garantir que sua relação com alunos, pais e responsáveis seja positiva, com uma comunicação eficaz, clara e ágil. Isso porque uma boa renegociação de mensalidades começa nesse contato.
A comunicação também deve estar disponível em vários canais, como telefone, WhatsApp e e-mail, para garantir que você consiga falar com o responsável pelo pagamento em um canal que seja acessível para ele.
Além disso, por mais que a escola tenha todo o direito de fazer a cobrança, a renegociação de uma mensalidade atrasada não deve ser uma ação hostil.
Um contato cordial, gentil e compreensivo tende a ser muito mais efetivo, além de ajudar a manter a boa reputação da escola. Então demonstre empatia durante a renegociação.
Também vale a pena oferecer diferentes opções para a quitação da mensalidade atrasada, com parcelamento ou mesmo planos de pagamento personalizados, que se adaptem às necessidades do devedor
No mesmo sentido, lembre-se de focar na redução do prejuízo nos casos mais críticos. Afinal, ainda que o ideal seja receber o valor pleno, com acréscimos de multa e juros, nem sempre isso é possível.
Há casos críticos em que a família realmente não é mais capaz de pagar o valor atrasado, nem mesmo com as opções de parcelamento oferecidas pela escola.
Em situações como essas, busque conversar de forma franca com eles e descobrir que tipo de pagamento é viável em sua condição financeira atual.
Por fim, faça um acordo por escrito com as informações da renegociação de mensalidade, para que todo o processo fique claro e documentado, para evitar problemas mais tarde.
🔎 Leia mais: Dicas de como fazer a renegociação de mensalidade atrasada.
Inadimplência zero: as possibilidades da mensalidade garantida
Todas as dicas até aqui são poderosas para transformar sua gestão financeira escolar. Mas, se a inadimplência é um problema muito grande em sua escola, ou se você quer ter maior previsibilidade e estabilidade em suas finanças, há outra opção a ser considerada: o programa de mensalidade garantida para escolas de educação básica da Sponte.
Por meio desse programa, nós assumimos todas as mensalidades da sua escola, garantindo que você receba tudo no dia certo, mesmo que os alunos atrasem. Tudo isso por uma pequena taxa, combinada previamente.
Entenda, em detalhes, como esse programa funciona:
- Demonstração de interesse
O primeiro passo para ter a mensalidade garantida do Sponte é preencher nosso formulário e avisar que tem interesse. A partir disso, nós entramos em contato.
- Processo seletivo
A segurança e o bom funcionamento do programa de mensalidade garantida depende das escolas contratantes. Por isso, depois da demonstração de interesse, avalia-se, com você, se há viabilidade da implantação do programa em sua instituição.
Esse passo é importantíssimo para evitar prejuízos para todos os envolvidos.
- Proposta
Com a escola aprovada no processo seletivo, uma equipe especialista faz uma proposta para alinhar valores para o trabalho de inadimplência zero. Mas é importante destacar que isso envolve apenas taxas em cima do valor das mensalidades, combinadas previamente.
- Sem dívidas para sua escola
- Sem necessidade de empréstimos
- Sem cobranças extras para a escola ou para as famílias
- Sem surpresas
- Forma de pagamento
A partir da homologação do programa, a forma de pagamento de sua escola é modificada.
Em vez dos meios clássicos, seus alunos pagarão por um meio de pagamento específico e exclusivo do programa de mensalidade garantida. O sistema é fácil e acessível para eles e tira esse peso de sua equipe financeira.
A partir disso, você receberá 100% do valor das mensalidades de todos os alunos da escola no dia combinado, independentemente de ter havido atraso ou inadimplência. Esse risco fica por nossa conta.
Em contrapartida, cobramos a taxa que já foi combinada durante a etapa da proposta, sem qualquer custo extra ou cobrança surpresa. Tudo para dar tranquilidade para sua gestão financeira.
Veja mais no vídeo:
Com tudo isso, as vantagens são:
- Inadimplência zero
- Estabilidade financeira com garantia da receita mensal para sua escola
- Nada de custos inesperados
- Previsibilidade financeira, com possibilidade de planejamento orçamentário para o ano todo
- Mais investimentos para sua escola
Subsídio para tecnologia
O programa de mensalidade garantida ainda tem um benefício extra: escolas que contratarem essa estratégia ganham subsídio para outras tecnologias e softwares essenciais para otimizar sua gestão — como é o caso do próprio Sponte.
Isto é: ao contratar o programa de mensalidade garantida do Sponte, sua escola ganha isenção do pagamento mensal do sistema de gestão escolar Sponte.
🔎 Leia mais:
- Mensalidade garantida do Sponte: estabilidade financeira e inadimplência zero na sua gestão escolar.
- Programa de mensalidade garantida: o fim da inadimplência escolar?
Como a tecnologia pode otimizar a gestão financeira escolar?
Ao longo deste artigo, vimos muitos elementos de como a tecnologia de um sistema de gestão escolar pode revolucionar sua gestão financeira. Com o Sponte Pay, por exemplo, você tem as melhores formas de pagamento, totalmente automatizadas, para aliviar o trabalho da sua equipe e reduzir a inadimplência.
E tem mais: um bom sistema de gestão permite acompanhar os pagamentos das mensalidades de forma rápida e efetiva, dando muito mais controle para sua equipe. Sem falar no potencial da comunicação escolar, com sistemas de envio automático de cobranças.
🔎 Veja escolas que fizeram sucesso com o Sponte Pay:
- Como o Sponte melhorou a gestão financeira da Escola Cultura Inglesa de Presidente Prudente-SP.
- Como o Centro Educacional Freitas Rodrigues transformou o pagamento dos alunos com o Sponte Pay.
- A Faculdade Novoeste transformou o pagamento dos alunos com o Sponte Pay.
E não é só isso. Com um bom sistema, você pode automatizar a gestão financeira escolar como um todo.
O sistema Sponte, por exemplo, elimina processos manuais e dá muito mais eficiência para sua equipe. Você pode ter o fluxo de caixa sempre ao seu alcance e o melhor controle financeiro, com relatórios em tempo real.
Isso significa que sua gestão terá uma clareza muito maior para fazer investimentos, controlar os gastos e ter uma escola efetiva, com maior potencial de crescimento e toda a estrutura necessária para evitar crises.
Quer saber mais? Então acesse nossa página de gestão financeira e descubra:
