A inadimplência escolar é um dos principais problemas de qualquer instituição de ensino. Por isso, ter efetividade na renegociação de mensalidade é uma característica de destaque para um bom gestor.
Você sabe como lidar com essa parte tão importante da gestão financeira escolar? Continue sua leitura e descubra como renegociar mensalidades atrasadas de forma eficiente, com excelentes resultados.
- Inadimplência escolar: o grande problema das mensalidades atrasadas em sua escola
- Dicas para renegociação de mensalidade na gestão financeira escolar
- Otimize sua comunicação com a comunidade escolar
- Demonstre empatia durante a cobrança escolar
- Ofereça opções para a quitação da mensalidade atrasada
- Facilite as diferentes formas de pagamento
- Foque na redução do prejuízo nos casos mais críticos
- Faça um acordo por escrito com as informações da renegociação de mensalidade
- Tenha flexibilidade durante o pagamento das mensalidades atrasadas
- Mantenha contato regular com os responsáveis pelo pagamento
Inadimplência escolar: o grande problema das mensalidades atrasadas em sua escola
Segundo uma pesquisa realizada pela equipe do sistema de gestão escolar Sponte e publicada em nosso Guia financeiro para escolas, o índice de inadimplência em instituições particulares saltou de 17,57% para 20,97% entre 2019 e 2022.
É óbvio que isso causa um imenso impacto para a gestão financeira escolar. Uma inadimplência alta significa:
- Redução dos lucros para todos os envolvidos
- Queda no capital disponível para fazer novos investimentos
- Dificuldade para realizar as manutenções importantes
- Estagnação da escola
- Insegurança financeira
- Falta de previsibilidade nos rendimentos mensais
- Impossibilidade de investir em marketing e captação de novos alunos
Além do prejuízo direto desses problemas, eles acabam alimentando um ciclo vicioso que pode levar a escola a sérios problemas.
Leia também: A importância de uma boa gestão financeira em escolas
Afinal, se você não tem caixa e previsibilidade para investir em melhorias de infraestrutura, em capacitação de professores e em equipamentos, a qualidade da instituição cai e, consequentemente, a evasão de alunos aumenta.
E a situação piora quanto mais alunos inadimplentes sua escola tiver. Se seu fluxo de caixa for incerto, fica difícil, por exemplo, recompensar financeiramente seus educadores — e sabemos que a valorização dos professores é o caminho para uma educação de qualidade.
Em casos extremos, ela pode até impactar a sobrevivência de uma instituição de ensino. Mas, evitar esse problema é possível. Você precisa de boas práticas para combater a inadimplência escolar como as que você pode encontrar aqui:
Gestão financeira escolar: como combater a inadimplência nas escolas?
Além disso, você também deve saber como renegociar mensalidades atrasadas com alunos, pais e responsáveis. Confira agora dicas práticas para isso:
Dicas para renegociação de mensalidade na gestão financeira escolar
Além de ter boas práticas contra a inadimplência escolar, você também precisa saber como renegociar as mensalidades quando o aluno já atrasou.
Então listamos aqui as 8 principais dicas para você fazer a renegociação de mensalidade de forma efetiva:
1. Otimize sua comunicação com a comunidade escolar
O primeiro passo é garantir que sua relação com alunos, pais e responsáveis seja positiva, com uma comunicação eficaz, clara e ágil. Isso porque uma boa renegociação de mensalidades começa nesse contato.
A comunicação também deve estar disponível em vários canais, como telefone, WhatsApp e e-mail, para garantir que você consiga falar com o responsável pelo pagamento em um canal que seja acessível para ele.
Um sistema próprio da escola, como o Portal do Aluno do Sponte, também é uma boa pedida para centralizar esse contato.
Leia mais: A comunicação entre pais e escola: o que a tecnologia tem a nos ensinar?
2. Demonstre empatia durante a cobrança escolar
Por mais que a escola tenha todo o direito de fazer essa cobrança, a renegociação de uma mensalidade atrasada não deve ser uma ação hostil. Um contato cordial, gentil e compreensivo tende a ser muito mais efetivo, além de ajudar a manter a boa reputação da escola.
Lembre-se de que a inadimplência escolar muitas vezes é causada por problemas financeiros da família. Então aborde a renegociação com empatia, compreendendo a situação de seu aluno.
Em casos como esses, o tratamento cordial vai até reforçar a fidelização desse estudante e a retomada do pagamento em dia.
3. Ofereça opções para a quitação da mensalidade atrasada
Aqui também podemos falar sobre empatia, assim como sobre estratégias para ter um pagamento efetivo das mensalidades atrasadas.
Isso porque nem sempre o aluno inadimplente ou sua família pode pagar todo o valor devido de uma vez só. Principalmente se o atraso tiver sido causado por dificuldades financeiras.
Então ofereça opções de parcelamento ou mesmo planos de pagamento personalizados, que se adaptem às necessidades do devedor.
É claro que receber tudo de uma só vez seria melhor, mas o parcelamento deixa o processo mais fácil para a família e ajuda a garantir que você receba o valor devido.
Entenda as possibilidades e políticas de sua escola
Antes de oferecer soluções e opções de pagamento, avalie quais são as políticas da escola sobre o assunto.
Primeiro, verifique se há multas ou juros e se a escola já possui planos de parcelamento padronizados. Manter as políticas é essencial tanto para a reputação quanto para a organização de uma instituição de ensino.
Depois, analise com sua gestão financeira que tipo de parcelamento ou opção de pagamento pode ser oferecido sem criar problemas para a escola.
- Ter essa clareza depende de uma gestão financeira bem organizada e com visão de futuro. Descubra como fazer isso em nosso kit do planejamento financeiro:
4. Facilite as diferentes formas de pagamento
Ter diferentes formas de pagamento também é importante para garantir que alunos, pais e responsáveis possam quitar as mensalidades atrasadas.
Busque dar preferências para métodos automáticos, como o cartão de crédito ou o pagamento recorrente, mas deixe aberta a possibilidade de receber também por outras formas, de acordo com o que o devedor tiver disponível.
Leia também:
- Diminua a inadimplência com métodos de cobrança eficientes
- Aproveite o pagamento recorrente para combater a inadimplência e ter mais matrículas
Aproveite e acesse uma planilha que ajuda a controlar a inadimplência e as diferentes formas de pagamento em sua escola:
5. Foque na redução do prejuízo nos casos mais críticos
O ideal na renegociação de mensalidades atrasadas é receber o valor pleno, com acréscimos de multa e juros. No entanto, nem sempre isso é possível.
Há casos críticos em que a família realmente não é mais capaz de pagar o valor atrasado, nem mesmo com as opções de parcelamento oferecidas pela escola.
Em situações como essas, busque conversar de forma franca com eles e descobrir que tipo de pagamento é viável em sua condição financeira atual, mesmo que isso envolva reduzir drasticamente o valor devido.
Assim é possível receber pelo menos uma parte, sem precisar apelar à cobrança judicial que causaria desgaste para a escola.
6. Faça um acordo por escrito com as informações da renegociação de mensalidade
Assim que combinar uma forma de pagamento com o devedor, registre tudo em um acordo por escrito e peça para ele assinar.
Dessa forma, todo o processo fica claro e documentado, para evitar problemas mais tarde.
7. Tenha flexibilidade durante o pagamento das mensalidades atrasadas
É possível que a situação financeira da família mude durante o pagamento das mensalidades renegociadas. Nesses casos, a escola deve estar aberta para voltar a conversar sobre os valores, revisar o acordo e construir soluções alternativas.
8. Mantenha contato regular com os responsáveis pelo pagamento
O contato com aluno, pai ou responsável devedor não acaba quando ele assina o acordo de renegociação.
É preciso manter um canal de comunicação aberto, com conversas regulares, para garantir que os pagamentos sejam feitos e avaliar se será necessário fazer algum ajuste.
A importância de uma gestão financeira escolar efetiva para combater a inadimplência
Seguindo essas 8 dicas, fica muito mais fácil lidar com o problema da inadimplência. No entanto, você certamente concorda que seria melhor ainda nem precisar renegociar, não é?
Se sua escola puder estabelecer um sistema eficiente de cobrança e controle financeiro, a renegociação de mensalidades atrasadas vai ser uma situação rara.
Além disso, você terá uma previsibilidade financeira excelente, que permitirá investimentos certeiros, com o mínimo de risco e foco total na evolução da escola.
Para isso, você precisa ter um sistema de gestão escolar que ofereça funcionalidades de gestão financeira, formas de pagamento efetivas e uma comunicação de qualidade com a comunidade.
Com o Sponte, por exemplo, você pode reduzir o índice de inadimplência escolar em mais de 30% com a automatização dos processos financeiros e os diferentes métodos de pagamento.
Outra opção, ainda mais efetiva, é a mensalidade garantida. Essa nova funcionalidade oferece inadimplência zero tirando as cobranças das mãos da escola.
Conheça mais: Mensalidade garantida do Sponte: estabilidade financeira e inadimplência zero na sua gestão escolar
Confira essas possibilidades e continue aprendendo sobre gestão financeira escolar! No link abaixo, temos uma mesa redonda com grandes nomes que discutem a educação financeira para escolas. Confira:
