Gestão financeira em escolas de idiomas: você está fazendo isso certo?

Descubra e entenda como funciona e o que fazer para realizar uma gestão financeira realmente eficiente em sua escola de idiomas!

Por Cristopher Morais em 22 de julho de 2020.

A gestão de uma escola envolve muitos setores, e um deles é o financeiro! Movimentações de finanças, emissão de NFs, documentos e muito mais. 

Como sua escola de idiomas tem realizado a gestão financeira? Você sabe exatamente do que se trata isso e quais fatores devem ser levados em conta na hora de administrar as finanças da sua escola de idiomas? 

A gente te conta tudo neste post! Acompanhe:

O que é gestão financeira?

Gestão financeira escolas de idiomas: Está fazendo isso certo? | Sponte

A gestão financeira se trata de um conjunto de ações que procuram planejar, analisar e controlar as atividades financeiras de uma empresa. É tudo aquilo que se refere a dinheiro, seja no recebimento ou pagamento.

Também é importante dar atenção aos investimentos feitos e no patrimônio da escola. Seja em dinheiro (no caixa e nas contas bancárias) ou em bens! 

Esse tipo de controle e organização é essencial para obter bons resultados, estabelecer metas, e analisar todos os dados a respeito do seu setor financeiro. 

Para administrar as finanças é preciso criar um planejamento financeiro, realizar o controle do caixa, combater a inadimplência, conferir relatórios e muito mais!

Por que é importante realizar uma gestão financeira eficiente em sua escola de idiomas?

Os recebimentos das matrículas e mensalidades são o que mantém sua escola de idiomas funcionando. Afinal, tudo tem um custo, e o funcionamento da sua escola tem vários! 

É importante se dedicar à gestão financeira para que sua escola permaneça de portas abertas. Mas não só isso.

É através de investimentos que novos profissionais podem ser contratados, novos e melhores equipamentos podem ser adquiridos e melhorias na estrutura podem ser feitas.

Todos esses pontos, são essenciais para que sua escola se destaque perante a concorrência e ganhe a confiança de pais e alunos. 

Algumas das principais vantagens de realizar uma gestão de finanças eficiente, com controle de dados, são:

  • Diminuir erros nos processos financeiros;
  • Evitar que surjam prejuízos grandes;
  • Impedir que a escola viva uma grande crise financeira;
  • Facilitar a identificação de gargalos no setor. 

Como realizar uma boa gestão financeira em seu centro de ensino?

Gestão financeira escolas de idiomas: Está fazendo isso certo? | Sponte

Agora que você compreende porque deve dar tanta importância para sua gestão financeira, é hora de compreender como realizar isso em sua escola de idiomas!

Conte com uma equipe capacitada

Primeiramente, é preciso contar com uma equipe financeira eficiente. Afinal de contas, esse é um setor com muitas tarefas e processos envolvidos. 

Por isso, treine sua equipe, ofereça workshops e cursos, e incentive a busca pelo conhecimento na área!

Desenvolva um planejamento financeiro

Em segundo lugar, é preciso realizar o planejamento financeiro! Nesse documento, especifique qual o patrimônio da escola e quais os objetivos e metas que precisam de apoio financeiro para serem alcançados. Adicione também uma análise de seus dados e movimentações por período (o ideal é que seja mensal).

Procure evidenciar a necessidade de crescimento da organização e considere cenários futuros para que a escola esteja pronta para lidar com situações ímpares.

Realize o controle de todas as entradas e saídas

Controle é algo essencial quando se trata de gestão financeira. Por isso, acompanhe diariamente as entradas e saídas do caixa da escola. Caso o gestor não tenha tempo para realizar esse controle diariamente, é preciso deixar isso a encargo de alguém de confiança de sua gestão. 

A melhor maneira de garantir que o controle seja feito com maestria é separando os tipos de entradas e saídas. Assim, seu relatórios de fluxo de caixa poderá ser analisado facilmente, acompanhando os recebimentos e os custos da instituição. 

Tenha uma previsão dos recebimentos do mês

É preciso que o gestor tenha um controle muito grande sobre seus recebimentos, a fim de conseguir realizar uma análise e ter uma previsão do que deve entrar no caixa nos próximos meses.

Este é um processo que está diretamente ligado ao controle do seu fluxo de caixa. Contudo, essa análise de previsão também deve considerar o número de alunos matriculados em sua escola e o número de inadimplentes. 

Contudo, caso sua escola tenha um alto índice de inadimplência, essa etapa pode ficar mais difícil. Por isso, confira o próximo tópico: 

Evite a inadimplência

A inadimplência é um problema que preocupa todos os gestores. Por isso mesmo, o melhor a se fazer é fazer o possível para evitar este problema. 

Portanto, entenda a causa da inadimplência em sua escola. Vale avaliar se isso está acontecendo porque seu aluno ou seus pais e responsáveis estão passando por problemas financeiros, ou se isso vêm acontecendo por questão de esquecimento.

A escola pode tomar medidas para ajudar o aluno, seus pais ou responsáveis, a não esquecer de realizar o pagamento, enviando mensagens antecedendo a data de vencimento dos boletos.

Mas existe uma coisa que facilita, e muito, esse processo. Basta contar com a automação de cobranças no cartão de crédito! 

Para saber mais sobre inadimplência em escolas, confira alguns outros posts do blog:

Mais matrículas e menos inadimplência em escolas de cursos livres e idiomas

Mensalidades em escolas de idiomas: como diminuir a inadimplência?

Conte com as ferramentas certas!

Muitas atividades financeiras são controladas através de diversas planilhas. Isso ajuda a manter a organização de todo o processo, mas não é nem de longe a melhor maneira de fazer isso.

Quando é hora de analisar todas estas planilhas, o gestor acaba perdendo muito tempo para reunir todas as informações, não é mesmo?

Além do mais, o preenchimento das informações não acontece de maneira automática. Então esse processo toma mais tempo e fica à mercê do erro humano. 

Por isso mesmo, a melhor alternativa é contar com um sistema de gestão escolar que realize a gestão completa do setor financeiro! Assim, ele ajuda a controlar, administrar e até a combater a inadimplência.

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Cristopher Morais / Gerente de Produto

Atualmente é Gerente de Produto, com mais de 10 anos em experiência soluções inteligentes na área da educação, faz parte do time da Sponte há 13 anos.