A gestão de uma escola envolve muitos setores, e um deles é o financeiro! Movimentações de finanças, emissão de NFs, documentos e muito mais. E como sua escola de idiomas tem realizado a gestão financeira?
Você conhece todos os fatores que devem ser levados em conta na hora de administrar as finanças da sua escola de idiomas?
Continue sua leitura e acompanhe nosso conteúdo:
- O que é gestão financeira?
- Por que é importante realizar uma gestão financeira eficiente em sua escola de idiomas?
- Como realizar uma boa gestão financeira em seu centro de ensino?
- Conte com as ferramentas certas
O que é gestão financeira?
A gestão financeira se trata de um conjunto de ações que procuram planejar, analisar e controlar as atividades financeiras de uma empresa. É tudo aquilo que se refere a dinheiro, seja no recebimento ou pagamento.
Também é importante dar atenção aos investimentos feitos e no patrimônio da escola. Seja em dinheiro (no caixa e nas contas bancárias) ou em bens materiais!
Esse tipo de controle e organização é essencial para obter bons resultados, estabelecer metas, e analisar todos os dados a respeito do seu setor financeiro.
Para administrar as finanças, é preciso criar um planejamento financeiro, realizar o controle do caixa, combater a inadimplência, conferir relatórios e muito mais.
Por que é importante realizar uma gestão financeira eficiente em sua escola de idiomas?
Os recebimentos das matrículas e mensalidades são o que mantém sua escola de idiomas funcionando. Afinal, tudo tem um custo, e o funcionamento da sua escola tem vários!
Nesse contexto, é importante se dedicar à gestão financeira para que sua escola permaneça de portas abertas. Mas também é preciso pensar em investimentos: é por meio deles que novos profissionais podem ser contratados, melhores equipamentos podem ser adquiridos e melhorias na estrutura podem ser feitas.
Todos esses pontos são essenciais para que sua escola se destaque perante a concorrência e ganhe a confiança de pais e alunos.
Algumas das principais vantagens de realizar uma gestão de finanças eficiente, com controle de dados, são:
- Diminuir erros nos processos financeiros
- Evitar que surjam prejuízos grandes
- Impedir que a escola viva uma grande crise financeira
- Facilitar a identificação de gargalos no setor
Como realizar uma boa gestão financeira em seu centro de ensino?
Agora que você compreende porque deve dar tanta importância para sua gestão financeira, é hora de entender como realizar isso em sua escola de idiomas:
Conte com uma equipe capacitada
Primeiramente, é preciso contar com uma equipe financeira eficiente. Afinal de contas, esse é um setor com muitas tarefas e processos envolvidos.
Por isso, treine sua equipe, ofereça workshops e cursos, e incentive a busca pelo conhecimento na área.
Desenvolva um planejamento financeiro
Em segundo lugar, é preciso realizar o planejamento financeiro. Nesse documento, especifique qual é o patrimônio da escola e quais os objetivos e metas que precisam de apoio financeiro a serem alcançados. Adicione também uma análise de seus dados e movimentações por período (o ideal é que seja mensal).
Além disso, procure evidenciar a necessidade de crescimento da organização e considere cenários futuros para que a escola esteja pronta para lidar com situações imprevistas.
Realize o controle de todas as entradas e saídas
Controle é algo essencial quando se trata de gestão financeira. Por isso, acompanhe diariamente as entradas e saídas do caixa da escola. Caso o gestor não tenha tempo para realizar esse controle diariamente, é preciso deixar isso a encargo de alguém de confiança em sua gestão.
A melhor maneira de garantir que o controle seja feito com maestria é separando os tipos de entradas e saídas. Assim, seu relatórios de fluxo de caixa poderão ser analisados facilmente, acompanhando os recebimentos e os custos da instituição.
Uma maneira muito eficiente de realizar esse controle de caixa é ter um sistema escolar com ferramentas de gestão financeira automatizadas. Assim, você e sua equipe têm mais facilidade e eficiência na hora de lidar com o financeiro.
Tenha uma previsão dos recebimentos por período
É preciso que o gestor tenha um controle muito grande sobre seus recebimentos, a fim de conseguir realizar uma análise e ter uma previsão do que deve entrar no caixa no mês e também nos próximos meses.
Este é um processo que está diretamente ligado ao controle do seu fluxo de caixa. Contudo, essa análise de previsão também deve considerar o número de alunos matriculados em sua escola e o número de inadimplentes.
🔎Leia também: Meios de pagamento para escolas de idiomas: qual a melhor opção?
Contudo, caso sua escola tenha um alto índice de inadimplência, essa etapa pode ficar mais difícil. Por isso, confira o próximo tópico:
Combata a inadimplência
A inadimplência é um problema que preocupa todos os gestores e, por isso mesmo, é essencial fazer o possível para evitar este problema.
Portanto, entenda a causa da inadimplência em sua escola. Vale avaliar se isso está acontecendo porque seu aluno ou seus pais e responsáveis estão passando por problemas financeiros, ou se isso vêm acontecendo por questão de esquecimento.
A escola pode tomar medidas para ajudar o aluno, seus pais ou responsáveis, a não esquecer de realizar o pagamento, enviando mensagens antecedendo a data de vencimento dos boletos.
Mas existe uma coisa que facilita, e muito, esse processo. Basta contar com a automação de cobranças no cartão de crédito:
🔎 Para saber mais sobre inadimplência em escolas, confira:
- Como ter mais matrículas e menos inadimplência escolar em uma escola de idiomas e cursos livres?
- Como diminuir a inadimplência em escolas de idiomas?
Conte com as ferramentas certas
Muitas atividades financeiras são controladas através de diversas planilhas. Isso ajuda a manter a organização de todo o processo, mas não é nem de longe a melhor maneira de fazer isso.
Quando é hora de analisar todas estas planilhas, o gestor acaba perdendo muito tempo para reunir todas as informações, não é mesmo?
Além do mais, o preenchimento das informações não acontece de maneira automática. Então esse processo toma mais tempo e fica à mercê do erro humano.
Por isso mesmo, a melhor alternativa é contar com um sistema de gestão escolar que realize a gestão completa do setor financeiro. Assim, ele ajuda a controlar, administrar e até a combater a inadimplência.
