Ligações, envio de mensagens e e-mails. Geralmente é assim que escolas fazem a cobrança das mensalidades. No entanto, esse tipo de processo demanda muito tempo da sua equipe financeira. É aqui que entram os processos de automação de cobrança em sua gestão financeira escolar.
A administração de uma escola demanda organização e gestão de diversos processos. Utilizar tanto tempo para cobrar as mensalidades em aberto na sua escola de idiomas ou curso profissionalizante torna sua gestão muito menos lucrativa e eficiente.
Esta parece uma situação complicada, mas é uma realidade bastante comum em diversas instituições. Por isso, a automação de cobrança otimiza os processos financeiros e ajuda a equipe da escola a ser mais produtiva.
Continue sua leitura e conheça as vantagens da implantação da automação da cobrança das mensalidades em sua instituição de ensino.
- O que é a automação de cobrança?
- Por que ter a automação de cobrança de mensalidades em sua escola?
- Quais são os principais meios de automação de cobrança na gestão financeira da escola?
- Por que a automação de cobrança ajuda a reduzir a inadimplência escolar?
- Automação de cobrança para mais controle do seu setor financeiro
- Como o Sponte pode ser a melhor solução para sua instituição de ensino?
O que é a automação de cobrança?
A tecnologia está mudando a forma de fazer diversos processos e, nesse contexto, muitas ferramentas vieram para tornar nossa vida pessoal, e também nosso trabalho, mais fáceis.
Para o dia a dia educacional não é diferente: desde o registro de interessados em sua escola, armazenamento de informações, anotações sobre turmas, frequência de alunos e notas, até o setor financeiro, o uso de sistemas de gestão faz parte das atividades diárias de gestores e equipes.
Assim, a automação é o uso de ferramentas digitais para agilizar e facilitar processos que antes eram feitos manualmente, inclusive as cobranças de mensalidades em escolas.
Com a automação de cobrança das mensalidades, a equipe da escola não precisa demandar tanto tempo nessa tarefa e pode cuidar da gestão de uma forma mais produtiva.
Por que ter a automação de cobrança em sua escola?
Sua instituição de ensino conta com uma série de processos diários, e a cobrança das mensalidades é apenas um deles. Contudo, fazer isso manualmente dá muito trabalho, gasta muito tempo e exige a contratação de mais pessoas.
E não para por aí. O controle dos pagamentos também é complicado de se fazer, principalmente quando é feito em planilhas do Excel. Nessa caso, são necessárias várias planilhas e as informações não ficam centralizadas e de fácil acesso para o gestor.
A atualização e o preenchimento das informações devem ser feitos com muita atenção, pois o erro pode levar à cobrança de mensalidades já pagas, o que pode gerar desagrado dos alunos, pais e responsáveis financeiros. Como resultado, esses estudantes ou famílias podem acabar escolhendo outra instituição para estudar.
Outra situação que pode ocorrer é cobrança de mensalidades em aberto. Isso resulta em furos no caixa da sua escola de idiomas ou cursos livres. São gargalos nas finanças que poderão causar problemas sérios.
Por isso, a automação de cobrança das mensalidades ajuda em todos esses casos e ainda facilita o trabalho de sua equipe.
Quais são os principais meios de automação de cobrança na gestão financeira da escola?
As principais maneiras de utilizar a automação de cobrança são por meio da emissão e envio dos boletos automaticamente, ou pela cobrança recorrente via cartões de crédito.
Entenda melhor cada um dos casos:
Emissão e envio de boletos automaticamente
Caso sua instituição não conte com a emissão e envio de boletos automatizados, é preciso fazer isso manualmente, entrando no sistema do banco e gerando um boleto por vez. Isso toma muito tempo da equipe de sua escola de idiomas ou cursos profissionalizantes.
Entenda como funciona a automatização da emissão e envio dos boletos na prática:
- Emissão de boletos em apenas 30 segundos.
- Envio automático do boleto ao aluno na data programada.
Com isso sua instituição ganha muitos benefícios, principalmente:
- Economia de tempo.
- Custo menor de emissão comparado aos bancos.
- Lembrete automático, por mensagens, para os alunos sobre a fatura em aberto.
🔎 Leia mais: Saiba como o boleto automatizado otimiza a gestão financeira escolar.
Cobrança recorrente via cartão de crédito
A cobrança recorrente via cartão de crédito funciona de forma automática, diretamente do sistema de gestão escolar. Na data de vencimento da parcela, o sistema fará a cobrança do respectivo valor no cartão de crédito.
Vale deixar claro que não se trata do parcelamento do serviço. Esse é um tipo de cobrança referente ao pagamento de mensalidades.
Tanto o valor quanto a data da cobrança devem ser alinhadas em contrato com ambas as partes envolvidas.
Uma vez que as mensalidades acontecem com débito automático, o pagamento terá maior garantia. Isso ajuda a manter a saúde da gestão financeira de escolas de idiomas e cursos profissionalizantes.
🔎 Leia mais: Cobrança recorrente via cartão de crédito: conheça os benefícios para as escolas.
Por que a automação de cobrança ajuda a reduzir a inadimplência escolar?
A utilização de métodos de cobrança eficientes podem ajudar a reduzir a inadimplência. E uma das melhores maneiras de fazer isso é adotando a cobrança recorrente em sua instituição de ensino.
A verdade é que muitos dos casos de inadimplência em escolas acontecem devido ao esquecimento de realizar o pagamento do boleto antes da data de vencimento.
Sabendo que é necessário receber os pagamentos para que as contas da escola sejam pagas, evitar que as taxas de inadimplência sejam grandes, a ponto de prejudicar as finanças, é essencial.
🔎 Leia mais: Gestão financeira escolar: como combater a inadimplência nas escolas?
Automação de cobrança para mais controle do seu setor financeiro
A automação permite que o gestor tenha mais controle de todas as entradas financeiras no caixa da escola de idiomas ou cursos profissionalizantes. Afinal, um sistema de gestão escolar completo, como o Sponte, oferece relatórios completos graças à automação dos lançamentos.
Com os relatórios do Sponte, é possível controlar todo o setor financeiro, analisando as entradas e saídas do caixa. Assim, é possível somar as mensalidades recebidas e as contas a pagar, garantindo que exista um equilíbrio saudável entre os dois e, automaticamente, um setor financeiro lucrativo.
Como o Sponte pode ser a melhor solução para sua instituição de ensino?
O Sponte possui funcionalidades que permitem a automação das cobranças. Por isso, ele é o melhor aliado da sua gestão escolar.
É possível emitir e enviar os boletos diretamente do seu sistema Sponte, facilitando todo o processo. Além disso, a cobrança recorrente, diretamente do cartão de crédito, é automatizada no seu Sponte.
Em ambas as opções, o gestor pode controlar todos os pagamentos feitos, assim como as mensalidades em aberto. Isso porque ele tem visão ampla de todo o setor financeiro e do fluxo de recebimentos da instituição de ensino.
