Automação de cobrança em cursos profissionalizantes e escolas de idiomas: quais as vantagens?

A automação de cobrança pode trazer muitas vantagens para sua instituição de ensino. Confira todas elas e entenda como aplicá-las:

Por Marketing em 27 de março de 2020.

Ligações, envio de mensagens e e-mails. Geralmente é assim que escolas fazem a cobrança das mensalidades. No entanto, esse tipo de processo utiliza muito do tempo da sua equipe financeira.

A administração de uma escola demanda organização e gestão de diversos processos. Utilizar tanto tempo para cobrar as mensalidades em aberto na sua escola de idiomas ou curso profissionalizante não torna sua gestão mais eficiente, e muito menos lucrativa. 

Sua instituição de ensino conta com uma série de processos diários, e a cobrança das mensalidades é apenas um deles. Contudo, fazer isso manualmente dá muito trabalho, gasta muito tempo e exige a contratação de mais pessoas. 

E não para por aí. O controle dos pagamentos também é complicado de se fazer, principalmente quando é feito em planilhas do Excel. Pois são necessárias várias planilhas, e as informações não ficam centralizadas para a análise facilmente do gestor. 

A atualização e o preenchimento das informações devem ser feitos com muita atenção, pois o erro pode levar a cobrança de mensalidades já pagas, o que pode  gerar desagrado dos pais o no próprio aluno. Como resultado, este aluno acaba escolhendo outra instituição para estudar.  

Outra situação que pode ocorrer é a não cobrança de mensalidades em aberto. Isso resulta em furos no caixa da sua escola de idiomas ou cursos livres. São gargalos nas finanças que irão causar problemas sérios!

Esta parece uma situação confusa e complicada demais, mas é uma realidade bastante comum em diversas instituições. A solução para este problema é simples: A automação de cobrança

Continue sua leitura e conheça as vantagens da implantação da automação da cobrança das mensalidades em sua instituição de ensino. 

O que é a automação de cobrança?

A tecnologia está mudando a forma de fazer diversas coisas, não é mesmo? Muitas ferramentas vieram para tornar nossa vida pessoal, e também nosso trabalho, mais fáceis. 

A automação é uma dessas ferramentas, pois agiliza uma série de processos, inclusive as cobranças de mensalidades em escolas.

A automação de cobrança acaba facilitando o processo. As principais maneiras de fazer a cobrança automaticamente é através da emissão e envio dos boletos automaticamente, ou pela cobrança recorrente em cartões de crédito. 

Entenda melhor cada um dos casos: 

Emissão e envio de boletos automaticamente

Caso sua instituição não conte com a emissão e envio de boletos automaticamente, é preciso fazer isso manualmente, entrando no sistema do banco e gerando um boleto por vez. E isso toma muito tempo da equipe de sua escola de idiomas ou curso profissionalizante. 

Entenda como funciona a automatização da emissão e envio dos boletos na prática: 

  • Emissão de boletos em apenas 30 segundos;
  • Envio automático do boleto ao aluno na data programada;

Com isso sua instituição ganha muitos benefícios, principalmente:  

  • Economia de tempo;
  • Custo menor de emissão comparado aos bancos;
  • Lembrete por mensagens para os alunos sobre a fatura em aberto. 

Cobrança recorrente através do cartão de crédito

A cobrança recorrente através do cartão de crédito funciona de forma automática, diretamente do sistema de gestão escolar.  Na data de vencimento da parcela, o sistema fará a cobrança do respectivo valor no cartão de crédito. 

Vale deixar claro que não se trata do parcelamento do serviço. Esse é um tipo de cobrança referente ao pagamento de mensalidades. 

Tanto o valor quanto a data da cobrança devem ser alinhadas em contrato com ambas as partes envolvidas cientes. 

Uma vez que as mensalidades acontecem com débito automático, o pagamento terá maior garantia. Isso ajuda a manter a saúde financeira de escolas de idiomas e cursos profissionalizantes. 

Por que a automação de cobrança ajuda a reduzir a inadimplência?

A utilização de métodos de cobrança eficiente podem ajudar a reduzir a inadimplência. E uma das melhores maneiras de fazer isso é adotando a cobrança recorrente em sua instituição de ensino. 

A verdade é que muitos dos casos de inadimplência em escolas acontecem devido ao esquecimento de realizar o pagamento do boleto antes da data de vencimento.

Sabendo que é necessário receber os pagamentos para que as contas da escola sejam pagas, evitar que as taxas de inadimplência sejam grandes, a ponto de prejudicar as finanças, é essencial. 

Automação de cobrança para mais controle do seu setor financeiro

A automação permite que o gestor tenha mais controle de todas as entradas financeiras no caixa da escola de idiomas ou cursos livres. Afinal, um sistema de gestão escolar completo, como o Sponte, oferece relatórios completos graças à automação dos lançamentos. 

Com os relatórios do Sponte é possível controlar todo o setor financeiro, analisando as entradas e saídas do caixa. Assim, é possível somar as mensalidades recebidas e as contas a pagar, e garantir que exista um equilíbrio saudável entre os dois, e automaticamente um setor financeiro lucrativo.

Como o Sponte pode ser a melhor solução para sua instituição?

O Sponte possui funcionalidades que permitem a automação das cobranças. Por isso, ele é o melhor aliado da sua gestão escolar. 

É possível emitir e enviar os boletos diretamente do seu sistema Sponte, facilitando todo o processo. 

E mais, a cobrança recorrente, diretamente do cartão de crédito, é automatizada no seu Sponte

Em ambas as opções, o gestor pode controlar todos os pagamentos feitos, assim como as mensalidades em aberto. Isso porque ele tem visão ampla de todo o setor financeiro e do fluxo de recebimentos da instituição de ensino. 

Contar com a automação garantirá melhores resultados em sua escola de idiomas ou cursos livres. Quer mais dicas de como ter sucesso em sua instituição? Confira nosso Guia completo de captação e retenção de alunos:

Marketing / Analista de Marketing

Atualmente é Analista de Marketing, com mais de 04 anos de experiência na área da comunicação, faz parte do time da Sponte há 1 ano.