O fim do mês chega e na hora que sua equipe financeira vai fazer a checagem das contas, percebe que alguns alunos estão inadimplentes.
Quando essa notícia vem à tona, todos os responsáveis se reúnem para descobrir o que fazer com essas brechas no financeiro de sua escola.
Esta é uma situação complicada que deve ser resolvida de forma eficiente.
Porém, mais que isso, é necessário buscar maneiras de reduzir a inadimplência ao máximo!
Como qualquer empresa, uma escola necessita de dinheiro em caixa para continuar seu trabalho.
Contudo, diferente de outros empreendimentos, a instituição de ensino privada tem sua receita centrada em uma fonte principal: as mensalidades dos alunos.
Isso significa que quando as mensalidades deixam de ser pagas, o orçamento da escola acaba sendo afetado.
Dessa forma, manter a taxa de inadimplência controlada é estritamente necessário para garantir a boa saúde financeira da sua instituição.
Entretanto, muitos gestores de escolas tem dúvida em como manter esse controle.
Por isso, a Sponte trouxe algumas dicas para você lidar bem com a situação. Confira:
Causas da inadimplência
A inadimplência pode acontecer por diversas razões em uma instituição.
Dentre as principais causas estão a perda dos empregos dos pais ou responsáveis, o endividamento pelo acúmulo de contas, imprevistos financeiros, entre outros.
Em alguns casos, o atraso pode acontecer até mesmo por esquecimento, já que pais geralmente têm uma rotina muito atribulada.
Como resultado desses cenários, o índice de pagadores em débito com a instituição de ensino acaba aumentando.
Impacto da inadimplência em uma instituição de ensino
O recebimento de mensalidades costumeiramente é a única fonte de receita de uma escola.
Isso significa que quando elas não são pagas, o dinheiro para de entrar no caixa.
Isso se torna um problema a ser resolvido. Afinal de contas, os custos para manter a escola em funcionamento são constantes.
A principal consequência acaba sendo o desbalanceamento do fluxo de caixa da instituição.
O primeiro impacto é que todo o dinheiro da escola será direcionado para para cobrir as despesas e pagamentos de salários.
Automaticamente, não poderão ser feitos investimentos em melhorias na escola.
Como reflexo, sua instituição fica defasada em relação à concorrência.
A longo prazo, isso pode refletir em dificuldades de arcar com os custos da instituição e, por fim, sua instituição corre o risco de encerrar as atividades.
Evitando um alto número de inadimplentes
A inadimplência é uma realidade em qualquer instituição de ensino particular. Porém, há maneiras de mantê-la em controle para que o fluxo do seu caixa não seja prejudicado.
Veja alguns passos que podem te ajudar nessa tarefa:
1- Prepare sua equipe
Invista em workshops e cursos que instruam sua equipe a lidar com inadimplência, de modo que ela aprenda a adotar estratégias para que as mensalidades atrasadas não prejudiquem todo o setor financeiro.
Caso contrário o pagamento de funcionários, o pagamento de contas e os investimentos para melhoria dos serviços prestados vão se tornar uma grande dor de cabeça.
O treinamento para o aperfeiçoamento técnico de sua equipe é essencial para que ela encontre soluções para resolver e também evitar a inadimplência de alunos.
2- Tenha organização
Para que as mensalidades atrasadas não impactem tanto no orçamento da escola, ter organização financeira é tão imprescindível quanto o preparo de sua equipe.
Quando sua equipe é organizada, ela tem seus dados ordenados, sabe onde procurar informações e sabe exatamente quantos e quais são os alunos inadimplentes, sendo possível que ela calcule o limite da taxa de inadimplência que a escola suporta sem que haja prejuízo no fluxo de caixa.
Profissionais bem treinados, munidos de ferramentas de organização, conseguem lidar melhor com problemas financeiros.
Saiba mais sobre a importância das ferramentas de organização no nosso artigo sobre automação de controles da sua escola.
3- Mantenha a qualidade dos serviços prestados a seus alunos
A qualidade dos materiais didáticos, da infraestrutura oferecida e da qualidade do ensino, são coisas que a escola deve procurar manter mesmo em tempos de dificuldades financeiras.
Se a qualidade cai, aumenta o número de alunos que deixam de pagar a mensalidade ou que deixam sua instituição, resultando na evasão escolar.
Afinal de contas, a escola não oferece mais aquilo que havia proposto inicialmente.
4-Tenha uma boa comunicação com os pais
Uma equipe bem organizada e com boa comunicação consegue se precaver da inadimplência. Está se perguntando como?
Basta procurar manter o contato com os pais, enviando informações importantes sobre eventos, melhorias feitas na escola, e até mesmo lembretes da data de vencimento da mensalidade.
Lembre-se de disponibilizar um meio para que pais e responsáveis façam esclarecimentos de dúvidas.
Essa comunicação clara também pode se tornar um facilitador para o pagamento das parcelas, através do envio de boletos e códigos de barra pelo email, e até mesmo pelo Whatsapp.
Uma comunicação efetiva, aliada à boa organização e preparação, é a melhor forma de manter baixo o número de alunos inadimplentes em sua escola.
Revertendo a inadimplência
Quando o nível da inadimplência é maior do que o esperado e as contas não fecham, causando atraso nos pagamentos ou diminuindo os investimentos, é necessário que a gestão crie estratégias para voltar a controlar os índices e garantir a boa saúde financeira da sua instituição.
Confira alguns meios de lidar com essa situação:
Nunca envolva o aluno
Segundo a Lei 9.870, que dispõe sobre mensalidades atrasadas, são proibidas práticas como reter documentos, impedir o aluno de fazer provas e outras penalidades semelhantes.
A lei explica que o estudante não pode sofrer nenhum tipo de constrangimento para que seja efetuado o pagamento.
Essa lei só reforça o entendimento de que a inadimplência escolar não é causada pelo aluno e sim pelos seus familiares e, por isso, a melhor forma de resolver a situação e não prejudicar academicamente e emocionalmente o estudante é contatando o responsável e não envolvendo o aluno.
Faça acordos de forma sutil
A maioria dos casos de inadimplência escolar é causada por problemas financeiros pelos quais a família está passando.
Normalmente esses problemas são passageiros e o pagamento voltará a ocorrer quando a família se recuperar.
Entretanto, as mensalidades atrasadas geram encargos e multas, o que, em muitos casos, dificulta ainda mais o pagamento e a quitação da dívida.
Nesse cenário, é importante que a escola tenha uma pessoa do financeiro e, se possível, um(a) psicólogo(a) ou pedagogo(a) para lidar com esses casos.
Assim, é possível que a escola entenda a realidade financeira da família e consiga negociar de forma condizente a regularização da mensalidade.
Até mesmo porque vale mais a quitação das mensalidades atrasadas, sem o recebimento dos encargos, do que postergar a dívida para que as multas e os juros sejam pagos também.
Quando a escola fornece as ferramentas e o apoio necessário para lidar com a situação, sem uma postura agressiva com os pais, as chances de obter sucesso nas negociações são maiores.
Isso acaba possibilitando que a equipe volte a controlar a inadimplência, diminuindo as chances de perder um aluno.
Embora a inadimplência seja um fator recorrente, é possível que as escolas consigam manter esse quadro estável e não ter problemas financeiros.
Basta procurar por ferramentas, como o sistema Sponte, que auxiliem na sua gestão escolar.
Descubra como o Sponte pode te ajudar a combater a inadimplência em sua instituição e coloque todas as dicas acima em prática. Conte sempre com a Sponte!
