Aposte na automação de controles da sua escola e modernize-se!

Por Sponte em 26 de julho de 2017.

Administrar uma escola é realmente uma tarefa tão difícil quanto parece ser. O responsável pelo gerenciamento deve dar conta de inúmeros afazeres de áreas diferentes, “equilibrando pratos” para que tudo funcione de forma harmônica, organizada e eficiente.

Fluxo de caixa, inadimplência e uma série de outros fatores devem ser levados em conta durante essa jornada diária. Existem ainda o planejamento pedagógico da escola e as questões do dia a dia com alunos e suas famílias, que são atividades fundamentais para que uma instituição se mantenha.

Para lidar com tantas responsabilidades, é essencial que o administrador conte com uma equipe qualificada e que o auxilie em todas as pontas desse processo.

É preciso contar com ferramentas voltadas à otimização de tarefas, como softwares de gestão escolar para automatizar uma série de atividades relativas à administração da instituição.

No entanto, ainda é muito comum que as escolas façam esse acompanhamento de forma “manual”, utilizando planilhas como registro principal ou secundário. Sem dúvida, as planilhas são um recurso funcional e fizeram corretamente o seu trabalho por muito tempo. No entanto, automatizar alguns controles certamente fará com que os gestores e a equipe ganhem um tempo precioso, que pode ser direcionado a diversas melhorias para a instituição.

Confira agora 6 vantagens da automação de controles da sua escola.

1. Integração de dados

Com sistemas automatizados de gestão escolar é possível integrar as informações registradas, dispensando a necessidade de alimentar diversas planilhas. Em relação aos pagamentos, por exemplo, é possível verificar em um só lugar quais mensalidades foram pagas, quem está inadimplente e ver a soma total da entrada do mês, além de especificar quais tributos e custos devem ser pagos no período. Simplifica-se, dessa forma, o controle do fluxo de caixa.

2. Diminuição de erros no processo

Planilhas e controles manuais de dados podem abrir uma grande margem para erros e brechas nas informações inseridas. Para evitar problemas, normalmente os responsáveis pela manutenção dos dados devem conferir diversos arquivos dezenas de vezes, em um processo que desperdiça o tempo dos profissionais. Com os softwares de gestão essa preocupação deixa de existir, já que o dado é inserido apenas uma vez e o sistema cruza as informações. Otimize o seu tempo e de sua equipe!

3. Segurança e backup

Mesmo que possam ser protegidas por senhas, as planilhas não são completamente seguras para armazenar tantas informações importantes e confidenciais. Problemas técnicos, como falhas no sistema ou incidentes, podem apagar arquivos ou pastas inteiras, causando um grande transtorno para a equipe envolvida. Um software especializado tem a grande vantagem de fazer automaticamente um backup de todos os dados, além de sinalizar ao usuário possíveis erros operacionais ou de lançamento de informações.

4. Alertas e lembretes

Ainda que seja bastante organizada e alinhada às demandas, a equipe pode eventualmente deixar passar prazos de tarefas importantes. Nesse tipo de sistema gerencial escolar, é possível configurar lembretes para todos os responsáveis, diminuindo significativamente as chances de prejudicar o cronograma de atividades.

5. Relatórios

Os dados gerenciais são informações importantes que devem ser trabalhados para que se possa obter um panorama do que acontece na escola, em todos os setores. No entanto, reunir uma imensa quantidade de dados e fazer uma leitura analítica deles é um processo que leva tempo – o que muitas vezes inibe a produção de relatórios desse tipo. Os sistemas de gestão facilitam muito a visão estratégica da instituição como um todo, já que o gestor pode selecionar as informações de que precisa e tomar decisões baseadas em elementos atualizados e confiáveis.

6. Interação com pais e alunos

Essa, possivelmente, é uma das maiores vantagens dos softwares de gestão em relação às planilhas. Oferecendo muito mais praticidade para responsáveis financeiros e escola, muitas informações de pagamento ou acadêmicas podem ser acessadas em casa, através da área de alunos. Essa facilidade permite que não seja necessário ir à instituição ou fazer uma ligação para saber o status – está tudo disponível via internet, a qualquer hora. Sem dúvida, um recurso que economiza o tempo da equipe, pais e alunos.

Ao optar pelo software de gerenciamento escolar em sua instituição você irá otimizar tempo e recursos, tanto de gestores quanto do restante da equipe, e facilitar muito trabalho e a comunicação entre os setores. Então, que tal descobrir as vantagens de escolher a Sponte?

Gostou deste artigo? Aproveite e confira também o quanto um bom software de gestão escolar pode fazer a diferença.

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