A importância da negociação para rematrículas em escolas de idiomas e cursos livres

A campanha de rematrícula em escolas de idiomas e cursos livres geralmente envolve a negociação para matrículas. Confira dicas para isso no blog da Sponte.

Por Cristopher Morais em 16 de setembro de 2020.

O processo de rematrícula é parte central da gestão de uma escola de idiomas e cursos livres. Afinal, é através das rematrículas que sua escola mantém um bom número de alunos e, consequentemente, um financeiro saudável.

No entanto, muitos gestores têm dificuldade na hora de garantir a continuidade dos alunos em sua escola, ainda mais no caso dos centros de ensino para cursos técnicos ou profissionalizantes, cursos livres e idiomas.

Nessas escolas, a estratégia de rematrícula precisa ser ainda mais eficiente, para realmente conquistar o aluno e fazer com que ele queira continuar o aprendizado em seu centro de ensino.

É preciso ter um planejamento, contar com prazos e cronogramas, uma boa comunicação com a comunidade escolar, pagamentos facilitados, técnicas de retenção de alunos e muito mais.

No entanto, há outra questão essencial para realmente alavancar o índice de rematrículas: a negociação.

O cuidado no momento da negociação para matrículas é central para convencer alunos, pais e responsáveis de que vale a pena continuar os estudos em seu centro de ensino.

Por que a negociação de matrículas é essencial para escolas de idiomas e cursos livres?

Como é o processo de rematrículas em sua escola? É fácil convencer alunos, pais e responsáveis a renovar sua matrícula e continuar em sua escola por mais um semestre? 

Geralmente não é essa a realidade – principalmente em períodos de crise financeira, em que muitos alunos ou responsáveis não colocam o ensino como prioridade.

De fato, na maior parte das vezes, o gestor de escolas de idiomas e cursos livres, os professores e a equipe escolar precisam se desdobrar para mostrar para alunos, pais e responsáveis que os estudos valem o investimento e que a rematrícula é a melhor opção.

Já falamos várias vezes aqui no blog sobre como reforçar esse sentimento e o relacionamento com a comunidade escolar para melhorar os índices de rematrícula.

Mas muitas vezes isso não é o bastante! Mesmo em centros de ensino que têm um grande foco no relacionamento e na experiência de alunos, pais e responsáveis, sempre haverá aquele aluno ou pai que vai querer discutir o valor, questionar o gestor e repensar a rematrícula.

É aí que entra a importância de saber negociar de forma eficaz!

Com boas estratégias de negociação, é muito mais fácil conversar com pais, alunos e responsáveis. Confira as vantagens:

  • Maior facilidade para convencer alunos e responsáveis a fazerem a rematrícula;
  • Menos problemas ao discutir valores e formas de pagamento;
  • Poder de convencimento para superar dificuldades, como crises, por exemplo;
  • Manutenção de alunos matriculados mesmo com as aulas online.

E esses são apenas alguns exemplos que mostram por que a negociação é tão importante na gestão escolar. 

Quer saber como ter uma negociação mais eficaz? Então continue sua leitura.

O método Harvard de negociação

Negociação de rematrículas idiomas e cursos livres | Sponte

Já aconteceu de uma negociação em sua escola se tornar conflituosa? Muitas vezes, o pai, o responsável ou mesmo o aluno podem acabar levando a mal a discussão e se afastando da escola. Isso é muito ruim para a retenção e também para a captação de alunos novos, já que gera uma publicidade negativa.

No entanto, temos uma sugestão que permite fazer negociações efetivas com muito menos riscos de conflitos.

Você já ouviu falar do método de negociação desenvolvido em Harvard por William Ury e Roger Fisher? Ele se baseia em estratégias que podem ser muito úteis no seu processo de rematrícula!

O principal conceito do método Harvard é focar em negociações que beneficiem as duas partes do acordo, deixando de lado o princípio de que toda negociação acaba tendo um vencedor e um perdedor.

Assim, a ideia de Ury e Fisher é propor uma opção que foque na satisfação das duas partes, dessa forma, evitando conflitos durante e também depois da negociação.

Com esse objetivo, a proposta dos estudiosos envolve facilitar o processo de discussão usando decisões lógicas objetivas e justas. Para isso, ela se baseia em 4 premissas fundamentais.

1. A separação entre pessoas e problema

Em uma negociação, muitas vezes acabamos levando a discussão para o lado pessoal. Isso nos coloca na defensiva, deixa a conversa mais nervosa e pode levar a desentendimentos sérios.

Outros problemas podem também levar para esse caminho. Os autores indicam 3:

  • Problemas de comunicação e de entendimento entre as partes;
  • Percepções diferentes de certa questão;
  • Emoções como o medo e a raiva.

Então, para evitar os desentendimentos, o método de Harvard propõe deixar o ego de lado na hora de negociar e se colocar na posição da outra pessoa, buscando entender seu ponto de vista. Enfim, usar da empatia e não deixar a discussão ser levada para o lado pessoal.

Para termos um exemplo prático: Na hora da rematrícula, um aluno pode acabar reclamando dos preços da sua escola. Se você levar isso como uma ofensa pessoal, a discussão vai definitivamente se dirigir para um conflito. 

No entanto, se você se colocar no lugar do aluno, entender a sua dificuldade e buscar uma discussão com o objetivo de melhorar a situação para todos, ele vai se sentir bem atendido e com mais chances de fazer a rematrícula.

Lembre: para isso, não é necessário oferecer descontos. Essa é uma possibilidade, mas você também pode apresentar para seu aluno as vantagens de sua escola, explicando para ele os motivos desse valor e o porquê de ele valer a pena.

2. Definição do foco não em opiniões, mas em interesses

Muitas vezes em uma discussão acabamos tendo o ímpeto de provar que nossa opinião está certa e que nossa posição é a única possível, mesmo quando fica claro que essa não é a melhor estratégia para conseguir bons resultados.

Pense bem: qual é o foco da sua negociação? Provar para o aluno/responsável que você tem razão? Ou mostrar para ele que vale a pena fazer a rematrícula?

É a segunda opção, não é? É por isso que o estudo indica que o foco de uma negociação deve ser sempre satisfazer os interesses das partes. O aluno está interessado em conseguir um bom estudo, e você em conquistar mais matrículas, certo?

Por isso, ao invés de impor sua opinião, apresente-a de forma aberta, escute a posição do aluno e busque uma forma de fazer com que elas se somem para encontrar o melhor caminho para o objetivo dos dois (que certamente vai ser a matrícula em sua escola).

3. Tenha mais do que uma opção de resultado para os dois lados saírem ganhando

Negociação de rematrículas idiomas e cursos livres | Sponte

Ao invés de ir para a negociação com uma resolução só em mente, o estudo propõe que você tenha múltiplas opções abertas e flexíveis, que vão se desenvolver durante a discussão.

Nesse sentido, os estudiosos apontam 4 questões que podem ser prejudiciais à sua negociação:

  • Decidir antecipadamente e não considerar diferentes alternativas; 
  • Restringir suas opções em busca de uma resposta singular; 
  • Ver o problema nos conceitos de ganhos e perdas; 
  • Pensar que cada um tem a responsabilidade de encontrar uma solução para si, sozinho.

Em resumo, isso significa que a negociação deve ser usada como o caminho para criar soluções múltiplas, que atendam aos interesses dos dois lados, levando em conta todas as opções e alternativas possíveis.

Assim, na negociação da rematrícula, não deixe de considerar as possibilidades de ceder descontos, ou comprometer-se com melhorias na escola. Mas analise isso em conjunto, mostrando para a outra pessoa como é preciso que os dois lados se comprometam e que as alternativas sejam positivas para ambos.

4. Foque a discussão em critérios objetivos 

Imagine a seguinte situação: o aluno ou seu responsável está negociando com você e diz que só fará a rematrícula se houver desconto. No entanto, sua escola está com uma política de não ceder descontos, pois pretende investir em infraestrutura no próximo ano (por exemplo).

São duas posições antagônicas. Em muitas discussões, isso acaba levando o aluno a cancelar sua matrícula, já que nenhum dos lados aceitará um meio-termo.

No entanto, os estudiosos propõem uma solução também para essa situação: Ao invés de discutir opiniões, reforçando o fato de que as posições são totalmente opostas, traga argumentos e critérios objetivos para a discussão.

Mostre para o aluno/responsável quais são os investimentos que sua escola precisa fazer, apresente as vantagens que isso vai levar para ele e discuta como nesse momento é impossível reduzir o valor da mensalidade.

Todos esses são critérios objetivos e claros. Se você nivelar a discussão dessa forma, a tendência é que ela se dê de forma mais compreensível pelos dois lados, sem discussões ou mal-estar.

Conte com boas opções e ferramentas digitais

Para conseguir uma negociação ainda mais eficiente, vale a pena contar com uma gestão escolar mais digital.

Com ferramentas digitais e relatórios, você terá ao seu alcance dados da escola para ter critérios objetivos na sua negociação, e ainda apresentará uma gestão muito mais inteligente para os alunos e responsáveis.

Além disso, um bom sistema vai disponibilizar ótimos canais de comunicação com a comunidade escolar e formas de pagamento eficientes, que facilitam o trabalho de pais e alunos. Tudo isso fortalece sua escola para a hora da negociação.

Tenha esse argumento do seu lado na hora de negociar as rematrículas: conte com o sistema de gestão escolar Sponte!

Quer saber mais sobre as vantagens de um sistema como esse? Confira no nosso eBook:

Negociação de rematrículas idiomas e cursos livres | Sponte

Cristopher Morais / Gerente de Produto

Atualmente é Gerente de Produto, com mais de 10 anos em experiência soluções inteligentes na área da educação, faz parte do time da Sponte há 13 anos.