Qual a importância de um sistema de gestão educacional para as escolas?

Descubra como um sistema de gestão escolar pode transformar a realidade da sua escola, com mais agilidade, eficiência e fidelização de alunos.

Por Michelle Terres em 05 de outubro de 2020.

No contexto em que estamos inseridos atualmente, integrados ao meio digital, temos acesso a diversas ferramentas que nos ajudam a atingir os objetivos relacionados à boa gestão de empresas. 

Sabemos da importância da escola e que seu serviço não é dispensável de forma alguma. Ainda assim, sobretudo no meio das instituições de ensino particulares, é necessário que o gestor escolar tenha um olhar também voltado para a competitividade do mercado.

O diferencial das escolas está na qualidade de seu ensino e na satisfação de alunos, pais e responsáveis com a gestão da escola.

Sendo assim, buscar a atualização e o aprimoramento da gestão escolar é tão essencial quanto investir no corpo docente, por exemplo. Escolhas como essas afetam diretamente a qualidade do serviço para que a instituição de ensino apresente um bom desempenho perante a concorrência.

Por mais que cada escola já tenha seus próprios métodos de gestão, a implementação da tecnologia na rotina escolar proporciona maneiras mais práticas de executar as tarefas do cotidiano. Por isso, todo gestor deve saber qual é a importância de um sistema de gestão para a sua instituição.

Neste artigo, vamos apresentar quais são os principais pontos de destaque de um software de gestão e qual é a sua importância e os benefícios que oferece para as instituições de ensino, independente de sua modalidade. Confira:

O que é um sistema de gestão escolar?

Um sistema de gestão escolar tem como objetivo auxiliar na administração dos setores da instituição de ensino – pedagógico, comercial, financeiro, secretaria, entre outros – a fim de facilitar as tarefas importantes do cotidiano e profissionalizar ainda mais esse trabalho. 

Além de facilitar cada tarefa individualmente, um bom software de gestão procura integrar todos esses setores, prezando por uma ação conjunta, coesa e focada nos objetivos da instituição.

Quando o gestor vai escolher o software de gestão escolar para a sua instituição, é essencial que ele tenha consciência de que os programas não são todos iguais. Cada um possui suas especificidades, sendo alguns mais completos do que outros. 

Então cabe ao gestor identificar quais pontos da gestão de sua instituição carecem de mais atenção e entender como esse recurso vai aprimorar o desenvolvimento de sua escola com as vantagens que suas funcionalidades apresentam.

Os softwares de gestão escolar podem ser implementados em escolas de várias modalidades, como escolas básicas, escolas de cursos livres, universidades, cursos de ensino técnico e profissionalizante, escolas de idiomas, entre outras.

Qual é a importância de um software de gestão para a minha escola?

Importância de um sistema de gestão para escolas | Sponte

De modo geral, os softwares de gestão vieram para sanar as principais questões relacionadas ao gerenciamento das instituições de ensino. Por isso sua importância para a gestão de escolas.

Um sistema de gestão ajuda a lidar, por exemplo, com a inadimplência de pais e alunos, que é um problema frequente nas escolas e gera consequências severas para a saúde financeira da instituição. 

Outros problemas relacionados ao financeiro das escolas, como falhas em pagamentos, arrecadação, bem como controle dos investimentos feitos em materiais essenciais para o funcionamento da instituição são também foco dessas ferramentas de gestão.

Mais um ponto que recebe grande vantagem da implementação do sistema de gestão de escolas é a relação entre a gestão e a comunidade escolar, que se torna muito mais próxima e transparente, influenciando positivamente na confiança que o público tem nos serviços e na instituição.

As funcionalidades dos softwares de gestão possuem grande impacto na rotina escolar. O resultado disso são tarefas que antes eram burocráticas, demasiadamente trabalhosas ou gastavam muito tempo, se tornando muito mais simples, seguras e confiáveis, melhorando o desempenho da escola em aspectos que vão desde o administrativo ao pedagógico.

O sistema possibilita também que o gestor tenha mais facilidade e praticidade para garantir que todas as áreas de sua instituição de ensino apresentem qualidade. 

Por ser um recurso totalmente tecnológico, o uso de um software de gestão faz com que a escola esteja imersa nos processos digitais de forma totalmente integrada. Isso otimiza todas as atividades.

Sendo assim, a importância desse recurso pode ser reconhecida no impacto que se tem ao resolver eventuais falhas de gestão. Também pode ser vista nas vantagens que oferece para o gestor e para sua instituição como um todo.

Entre essas vantagens, podemos citar: melhor organização dos documentos, controle de inadimplência e do número de evasão de alunos, segurança de dados e armazenamento na nuvem, eficiência na gestão financeira e maior produtividade das equipes.

A seguir falaremos especificamente dos benefícios que sua escola pode ter ao implementar um sistema como esse:

Quais benefícios posso obter com um sistema de gestão escolar?

Importância de um sistema de gestão para escolas | Sponte

Ao colocar em prática o sistema de gestão escolhido, a rotina da escola se transforma completamente para se tornar mais eficiente. Seus impactos certamente serão sentidos por toda a comunidade escolar.

A começar pelos pais e responsáveis dos alunos. Os softwares de gestão escolar permitem o acompanhamento do desempenho do aluno, da frequência e do calendário escolar de forma mais eficaz ao disponibilizar todas as informações de forma online, garantindo a comunicação direta entre gestão e responsáveis. 

Isso facilita a divulgação das informações de forma transparente, o que certamente cativará ainda mais o seu público, algo importante quando se trata de retenção de alunos.

Falando em retenção de alunos, outro fator que tem grande influência nessa questão são os próprios alunos. A satisfação deles é essencial para que se mantenham na escola, pois, de modo geral, o contentamento dos filhos possui grande influência na decisão dos pais. 

Um bom software de gestão escolar deve incluir um espaço online, ou um portal que facilita o acesso dos alunos às atividades, devolutivas dos professores, bem como pode abrir um canal saudável de comunicação entre corpo docente e estudantil, sendo mais uma forma de melhorar a qualidade do ensino.

Sendo assim, além do grande impacto positivo para os alunos e seus responsáveis, o software de gestão auxiliará nas atividades do corpo docente, facilitando tarefas como programação e aplicação de trabalhos e exercícios, devolutivas de tarefas e lançamento de notas. 

Além de prático para os professores, por ser um sistema integrado, o software também facilita a atuação da coordenação pedagógica.

Do ponto de vista administrativo, um sistema integrado de gestão escolar favorece as atividades desse setor de forma que o trabalho se torne mais rápido e eficiente. 

Os dados de cada aluno ficam armazenados em sistema na nuvem, compartilhado com os outros setores da escola, evitando assim desencontros de informações. 

Essa experiência já é vivenciada pelos alunos, pais e responsáveis desde a matrícula, quando os dados são inseridos no sistema online.

O departamento financeiro também é altamente beneficiado com o software de gestão. Com ele é possível controlar as despesas da instituição, como contas e materiais de limpeza, por exemplo. 

Outra funcionalidade interessante é o controle de arrecadação da escola, que vem das mensalidades. Como dissemos anteriormente, a inadimplência infelizmente é uma questão recorrente nas instituições de ensino particulares. Por isso, é muito importante ter as ferramentas certas para ajudar a conter esse problema. 

A partir do software é possível gerar boletos e fazer as cobranças de forma online, com muito mais praticidade, segurança e, principalmente, controle. Com todas as informações computadas em um só lugar, fica mais fácil visualizar e gerenciar as finanças da escola.

No somatório final, é nítido como a gestão escolar se beneficia de uma ferramenta como essa. Os processos dentro da instituição se tornam muito mais rápidos, menos burocráticos, liberando tempo para que o foco esteja em oferecer um serviço de ensino com ainda mais qualidade: fator essencial para a satisfação de pais e alunos e, consequentemente, para o crescimento de qualquer instituição.

Conheça o software de gestão escolar Sponte

O software de gestão escolar Sponte dispõe de funcionalidades que garantem mais agilidade e eficiência para todos os profissionais da sua escola. 

Ele oferece os melhores recursos para que todas as áreas da sejam integradas e trabalhem em conjunto, agilizando processos e eliminando a burocracia que atrasa o dia a dia e o rendimento da sua instituição.

O sistema Sponte possibilita a realização de matrículas diretamente no ambiente online, oferecendo mais praticidade para os pais e alunos, que podem realizar a matrícula de forma remota, sem a necessidade de se deslocar até a escola.

Com a ferramenta Portal do Aluno, professores e estudantes possuem um canal direto de comunicação, onde podem ser postadas tarefas, atividades e até mesmo avaliações, sendo excelente tanto para escolas que atuam presencialmente, quanto por ensino à distância. 

Além disso, o portal concentra informações importantes, como notas, frequência e calendário escolar, podendo ser acessado pelos pais com total segurança.

O software de gestão escolar Sponte ainda auxilia no controle financeiro da escola, permitindo o monitoramento da arrecadação de mensalidades, além da cobrança de forma segura e eficiente.

Por ser um sistema online, que usa a nuvem como forma de armazenamento de dados, é possível acessar o Sponte em qualquer lugar e de diversos dispositivos.

É um sistema moderno e inovador, que se adapta à rotina da sua escola, aprimorando práticas e sanando as necessidades da sua instituição, independentemente de qual for o seu segmento educacional.

A sua escola usa um software de gestão? Entre em contato conosco e saiba mais sobre o que podemos fazer pela sua gestão escolar! Conte sempre com o Sponte, seu software de gestão educacional.

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Michelle Terres / Gerente Comercial

Atualmente é Gerente Comercial da Sponte, com mais de 10 anos de experiência na área da gestão educacional, faz parte do time da Sponte há 17 anos.