Por Carla Helena Lange, 27 de abril de 2022
Tempo de leitura: 7 minutos

Qual a importância de um sistema de gestão educacional para as escolas?

Um sistema de gestão escolar pode transformar sua escola. Com um sistema educacional, você tem agilidade, eficiência e fidelização de alunos.

CAPA

Por trás dos bons resultados de uma escola de sucesso, há sempre uma gestão organizada, sem perda de tempo e com foco na eficiência, na produtividade e no engajamento com a comunidade escolar. E o segredo para isso tudo está na utilização de sistemas de gestão para escolas.

Afinal, vivemos na era da gestão escolar digital. Já temos, à disposição, numerosas ferramentas capazes de revolucionar o trabalho da escola, desde a gestão da secretaria até o momento da captação de novos alunos.

E conforme a tecnologia avança, ela se torna cada vez mais essencial. Hoje, um sistema educacional não é apenas mais um diferencial para sua escola: ele é uma obrigação para que você continue crescendo nesse mercado tão competitivo.
Buscar a atualização e o aprimoramento da gestão escolar por meio da tecnologia é tão fundamental quanto investir em equipamentos, instalações e um bom corpo docente.

Lembre-se de que a eficiência de gestão afeta diretamente a qualidade de seu serviço e a satisfação dos estudantes e responsáveis. Só assim a escola pode apresentar um desempenho competitivo frente à concorrência.

Para entender mais sobre a necessidade de um software de gestão escolar, continue sua leitura:

O que é um sistema de gestão escolar?
Quais os benefícios de investir em um sistema educacional?
Como escolher um bom software de gestão escolar? Conheça o Sponte

O que é um sistema de gestão escolar?

Se essa tecnologia ainda é uma novidade para você, vamos falar um pouco sobre o que ela pode significar na hora de potencializar sua escola. Na prática, um sistema educacional é uma plataforma que reúne diversas funcionalidades focadas na eficiência da gestão.

Seu objetivo é auxiliar na administração dos diferentes setores fundamentais em qualquer instituição de ensino — pedagógico, comercial, financeiro, secretaria, relacionamento com alunos e responsáveis, entre outros. 

Tudo isso para facilitar as tarefas importantes do cotidiano, reduzir a perda de tempo, melhorar os resultados de sua equipe e profissionalizar sua escola.

A importância de um sistema de gestão educacional em escolas | Sponte

Sem falar que, além de facilitar em cada tarefa, um bom software de gestão escolar ainda integra todos os setores, prezando por uma ação conjunta, coesa e focada nos objetivos da instituição.

Ou seja: um sistema de gestão é o caminho para uma educação 4.0 online e segura, que integra a Educação com potentes ferramentas tecnológicas e prepara seus alunos para os desafios do futuro.

É claro, contudo, que os sistemas não são todos iguais. Cada um possui suas especificidades, sendo alguns mais completos, eficientes e inovadores do que outros. 

Então cabe ao gestor identificar quais pontos da gestão de sua escola carecem de mais atenção e entender como esse recurso vai aprimorar seu desenvolvimento com as vantagens que suas funcionalidades oferecem.

Os softwares de gestão escolar podem ser implementados em instituições de diferentes modalidades de ensino, como:

Sistemas de gestão escolar específicos para cada segmento
Cada tipo de instituição educacional depende de funcionalidades diferentes e pode crescer muito se tiver a atenção de uma equipe que realmente entenda seu setor. Por isso, busque sempre um sistema de gestão adequado ao seu segmento.

Quais os benefícios de investir em um sistema educacional?

Falamos bastante sobre como um sistema educacional é o caminho para encontrar a eficiência necessária para transformar o ensino em sua instituição. Mas o que, exatamente, isso significa?

Para você entender melhor e aproveitar todo esse potencial, separamos os principais benefícios que um sistema de gestão educacional oferece para escolas. Confira:

  • Dar mais produtividade para as equipes de gestão e secretaria, sem perda de tempo com trabalhos manuais

A vantagem mais direta do uso de um sistema de gestão escolar é a otimização da própria gestão. Afinal, ele elimina os desgastantes e demorados trabalhos manuais, digitalizando os processos e reduzindo a papelada.

Isso envolve os registros pedagógicos, financeiros e de comunicação. Assim, em vez de uma secretaria repleta de papéis e sempre sobrecarregada de serviço, você tem um setor organizado, otimizado e eficiente.

Além disso, sistemas disponíveis na nuvem (totalmente online) podem ser acessados em qualquer lugar. Tudo que você precisa é de um dispositivo (computador, tablet ou smartphone) conectado à internet. Isso potencializa ainda mais sua gestão.

Leia mais: Gestão da secretaria escolar: o que é e como fazer.

  • Diminuir erros humanos na gestão escolar

A eliminação da papelada e dos trabalhos manuais tem mais uma vantagem fundamental: sua escola se verá livre dos erros humanos.

Assim, você reduz a perda de tempo, se livra de possíveis problemas e melhora a satisfação de alunos, responsáveis e até de sua própria equipe. Afinal, erros de gestão são transtornos para todos os envolvidos.

  • Facilitar o trabalho burocrático do corpo docente

Em uma escola sem tecnologia, o professor perde boa parte do seu tempo organizando documentos, lançando presenças, registrando notas etc. São tarefas de gestão pedagógica que acabam desviando o foco dele em oferecer aulas de qualidade.

Sem falar que essas são algumas das tarefas que os professores menos gostam de fazer, não é!?

Então, quando você digitaliza os processos, seu corpo docente também sai ganhando! Todos esses registros são simplificados e podem ser feitos rapidamente. É mais valorização para os professores e melhor qualidade para suas aulas.

A importância de um sistema de gestão educacional em escolas | Sponte
  • Reduzir a inadimplência nas mensalidades

Um dos maiores desafios para escolas particulares é a falta de pagamento de mensalidades. Por isso, um sistema de gestão também é capaz de reduzir a inadimplência.

Para alcançar esse objetivo, um bom software oferece um controle muito mais completo das mensalidades, o que permite que sua gestão financeira esteja por dentro de cada pagamento, de forma ágil e descomplicada.

Além disso, ele oferece diferentes métodos de cobrança, que também ajudam a reduzir a inadimplência. Para completar, ele pode automatizar as cobranças via mensagens, aumentando a chance de receber as mensalidades atrasadas.

  • Organizar a gestão financeira escolar

Além de reduzir a inadimplência, o sistema também otimiza todo o controle da gestão financeira com processos de cobrança automatizados, organização completa dos valores, fluxo de caixa, controle de contas a receber e a pagar, e muito mais. 

  • Aumentar o número de matrículas e rematrículas

A captação de alunos é fundamental para o crescimento da escola, e seu sistema de gestão pode ajudar nisso. Com recursos de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente), ele facilita a conquista de estudantes e deixa sua instituição muito mais competitiva.

Um bom sistema também tem gestão da captação de alunos, funil de vendas e campanhas de marketing: tudo para potencializar a atração de estudantes.

Leia mais: Tenha mais alunos com marketing digital em sua escola.

Isso sem falar nas matrículas online, que facilitam as coisas para alunos e responsáveis interessados, aumentando as chances de fecharem com sua escola.

Leia mais: Aumente as matrículas da sua escola com 5 passos.

  • Aproximar a escola da comunidade escolar

O relacionamento da escola com alunos, pais e responsáveis é fundamental para a retenção dos estudantes, para os resultados do ensino e para um bom andamento do ano letivo.

Com ferramentas como o Portal do Aluno, do Sponte, a comunicação e o engajamento com a comunidade escolar é muito melhor. Você pode enviar comunicados escolares e notificações, e ainda disponibilizar a agenda e os boletins, para que pais e responsáveis acompanhem o dia a dia dos alunos.

  • Acompanhar de perto os resultados e a satisfação dos alunos

Para melhorar o ensino em sua escola e a satisfação de alunos, pais e responsáveis, é essencial acompanhar os resultados de cada estudante. Com um sistema de gestão, isso é muito mais fácil, já que as informações ficam organizadas e disponibilizadas online.

A importância de um sistema de gestão educacional em escolas | Sponte
  • Reduzir a evasão escolar

Além de oferecer um bom ensino e uma excelente comunicação, um sistema de gestão também deve contar com tecnologias focadas na retenção de estudantes.

O Sponte, por exemplo, oferece relatórios que reúnem “indicadores de evasão”: dados que podem apontar o possível abandono escolar de algum aluno. Dessa forma, sua escola saberá como deve trabalhar para garantir sua retenção.

  • Integrar todos os setores da escola

Um benefício importantíssimo dos sistemas de gestão é a integração dos setores. Afinal, um trabalho conectado entre toda a escola é muito mais eficiente, menos propenso a erros e com um grande potencial para evoluir. 

Isso porque o gestor terá ao seu alcance todas as informações de gestão, com relatórios e a possibilidade de atuar em todas as frentes, com eficiência e organização.

Leia mais: Sponte: o software que integra todas as áreas da sua escola.

  • Garantir a segurança dos dados

Sua escola já está adequada à LGPD? A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais  determina que qualquer empresa ou instituição precisa garantir a segurança dos dados. E isso inclui as informações de alunos que sua escola armazena.

Com pilhas e mais pilhas de papéis, essa segurança fica complicada. É fácil para os dados serem danificados, extraviados ou mesmo acessados por pessoas sem permissão.

Um software de gestão escolar na nuvem, com especialização em segurança de dados, é uma ótima pedida para resolver isso. Com ele, os dados ficam todos online, protegidos por criptografia, senhas e diferentes níveis de acesso.

Leia mais: LGPD: como sua escola pode amenizar riscos e se adequar.

Mulher no computador

Como escolher um bom software de gestão escolar? Conheça o Sponte

Como falamos no início deste artigo, nem todos os sistemas educacionais possuem as mesmas funcionalidades. Por isso, essas vantagens que mencionamos acima nem sempre estarão disponíveis.

Assim, na hora de escolher um software, avalie muito bem o que ele vai te oferecer e compare com as possibilidades que você acabou de conferir. Nada de ficar com um sistema que não entregue o que sua escola precisa.

Com o Sponte, você terá:

  • 30% menos inadimplência 

Com o Sponte Pay, nossa ferramenta de cobrança, oferecemos uma régua de cobrança inteligente, pagamento recorrente no cartão de crédito com as melhores taxas do mercado e muito mais. É tudo que você precisa para reduzir drasticamente a inadimplência.

Leia mais: Como o Centro Educacional Freitas Rodrigues transformou o pagamento dos alunos com o Sponte Pay.

  • 3x mais matrículas e menos evasão escolar

O Sponte oferece excelentes recursos de CRM para aumentar a captação e retenção de alunos. Também temos controle dos indicadores de evasão, disponibilização de matrículas online e mais ferramentas focadas em garantir que sua escola esteja sempre cheia.

Leia mais: Como o Sponte ajuda na captação e retenção de alunos?

  • Economia de 166h mensais na produtividade pedagógica

Contamos com diário de aula digital, boletim online, personalização da documentação escolar e muito mais funções para otimizar o trabalho na secretaria e na gestão pedagógica. Além de diminuir a perda de tempo, reduzimos também os gastos com papel e impressão em até 45%.

Leia mais: Vantagens do Sistema Sponte para produtividade na gestão escolar

Contar com um sistema de gestão escolar como o Sponte é essencial para uma educação preparada para o futuro. 

Para te ajudar ainda mais nisso, preparamos um eBook completo sobre como planejar sua escola para um ensino tecnológico e muito mais otimizado. Confira:

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Analista de Conteúdo

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