Comunicação escolar: saiba como melhorar o contato com pais, alunos e comunidade

O sucesso de uma instituição de ensino depende diretamente da comunicação escolar. Bons resultados no contato com sua comunidade ajudam a garantir o engajamento dos alunos, o envolvimento da família e até a qualidade do ensino.

No entanto, ter uma comunicação eficiente não é assim tão fácil. Já não basta mais disponibilizar um número de telefone e enviar avisos por meio de bilhetinhos. 

A comunicação escolar precisa de tecnologia, organização, eficiência e — principalmente — de uma gestão atenciosa.

Por isso, continue a leitura e entenda como integrar gestão e comunicação em uma escola de sucesso.

• O que é a comunicação escolar na prática?
• Quais são as principais formas de comunicação na escola?
• Qual é a importância de uma comunicação eficiente na gestão escolar?
  • Facilitar o compartilhamento de informações e otimizar o trabalho de gestão e comunicação
  • Potencializar a captação e retenção de alunos
  • Engajar pais e responsáveis no dia a dia escolar
  • Melhorar o ensino e aprendizagem
  • Facilitar a resolução de problemas na gestão escolar
  • Construir uma parceria sólida entre a escola, pais e comunidade
• Como integrar gestão e comunicação na escola para ter bons resultados?
  • Otimize o envio de comunicados escolares
  • Pratique a escuta ativa e facilite a comunicação dos pais e responsáveis com a escola
  • Disponibilize informações básicas de maneira passiva
  • Valorize a comunicação com os alunos
  • Conte com o potencial das redes sociais para uma comunicação eficiente
  • Seja transparente na comunicação escolar
  • Envolva a comunidade escolar na tomada de decisões
  • Garanta que a comunicação seja acessível para todos
  • Potencialize a comunicação escolar com um sistema de gestão

O que é a comunicação escolar na prática?

A resposta para essa pergunta pode parecer óbvia. Afinal, você pode me responder simplesmente que a comunicação escolar é um termo para descrever o contato direto que a escola têm com os alunos, pais e responsáveis.

Mas comunicação escolar é muito mais do que isso. Ela também envolve as postagens nas redes sociais, os bilhetinhos enviados para a família na agenda física, comunicados em mídias digitais, o marketing para captação de estudantes e muito mais.

Também é preciso levar em conta a escuta ativa. Ou seja, o ato de ouvir o que sua comunidade tem a dizer faz parte de uma comunicação eficiente.

Ou seja, a comunicação escolar não é apenas uma parte fundamental da gestão de uma instituição de ensino, mas também uma parte grande, complexa e que merece atenção.

Quais são as principais formas de comunicação na escola?

Para melhorar os resultados em gestão e comunicação, é importante entender as diferentes formas com que essa atividade ocorre no ambiente educacional. 

Então, separamos abaixo as formas de comunicação a partir dos três principais objetivos de contato:

• Comunicados escolares

Esta categoria envolve avisos, convites, advertências e outros tipos de mensagens enviadas pela escola para os pais e responsáveis dos alunos. 

Eles podem ser enviados por meio de bilhetinhos entregues pelos próprios alunos, e-mails, mensagens de WhatsApp ou por outras ferramentas tecnológicas, como o App Sponte Agenda, que automatiza o envio e apresenta o recado diretamente no celular do destinatário, como uma notificação.

Esses comunicados escolares fazem parte da rotina de qualquer instituição de ensino e são centrais para o relacionamento com a comunidade e para o bom funcionamento da gestão pedagógica. 

• Escuta ativa

Este é outro ponto importante, mas que acaba ficando de lado em muitas escolas. 

O conceito de escuta ativa significa ouvir o que sua comunidade escolar tem a dizer e agir a partir dessa comunicação — seja para melhorar algum fator na escola, seja para resolver problemas.

Essa prática faz com que professores, colaboradores, alunos, pais e responsáveis sintam-se realmente parte da escola, além de ajudar sua gestão a oferecer resultados cada vez melhores.

Mas lembre-se de que escuta ativa não é simplesmente “estar disponível para ouvir”. Ela envolve também criar um ambiente em que sua comunidade sinta-se à vontade para opinar, com canais de comunicação abertos e pessoas dispostas e respeitosas para atender suas demandas.

A escuta ativa ocorre por meio de atendimentos presenciais, por mensagens nas redes sociais, por e-mail, via telefonema ou mesmo por ferramentas tecnológicas, se sua escola disponibilizar um canal de ouvidoria, por exemplo.

• Contato direto

Por último, temos o contato direto que você já conhece — são as ligações telefônicas, as mensagens nas redes sociais e as conversas frente a frente com alunos, pais, responsáveis, professores, colaboradores e outros membros de sua comunidade escolar.

É importantíssimo que esse contato ocorra de forma cordial, respeitosa e aberta — seja qual for a demanda da comunidade.

Mas lembre-se: isso não significa que “o cliente tem sempre razão”. Em algumas situações, você terá que manter uma posição que vá contra o que um pai ou responsável está pedindo, por exemplo. Contudo, manter a calma e a cordialidade é importante também nesses momentos.

Qual é a importância de uma comunicação eficiente na gestão escolar?

Começamos este artigo falando sobre como uma boa comunicação escolar é fundamental para o sucesso de uma escola. Mas, para realmente potencializar esse processo, é preciso compreender plenamente toda a importância de uma comunicação eficiente.

Nos próximos tópicos, você poderá ver detalhadamente os principais benefícios de ter um processo eficiente, organizado e otimizado na gestão escolar:

Facilitar o compartilhamento de informações e otimizar o trabalho de gestão e comunicação

Para começar, é preciso deixar claro que comunicação escolar dá trabalho. Ela é um elemento importante e precisa receber a atenção e a dedicação devidas. E, muitas vezes, isso acaba sobrecarregando os gestores e a equipe da secretaria escolar.

Contudo, quando a comunicação é eficiente, organizada e otimizada, esse trabalho é muito menor. Consequentemente, sua equipe terá mais tempo para deixar os contatos ainda mais efetivos, criando um ciclo virtuoso que vai melhorar todos os seus processos.

Potencializar a captação e retenção de alunos

Uma comunicação eficiente com a comunidade escolar faz com que alunos, pais e responsáveis sintam-se parte da escola e possam, de fato, participar de sua gestão.

Esse é um elemento importantíssimo da retenção de alunos. Afinal, quando eles estão engajados, é muito mais fácil garantir a rematrícula.

O engajamento potencializa também a captação, pois esses estudantes vão recomendar sua escola para amigos e familiares.

Da mesma forma, uma boa comunicação nas redes sociais, na internet e no marketing também ajudam a atrair novas matrículas.

Engajar pais e responsáveis no dia a dia escolar

Uma comunicação de qualidade, realmente efetiva, ajuda a manter o relacionamento com pais e responsáveis e incentiva-os a participarem na rotina escolar de seus filhos — o que é excelente por diversos motivos.

O engajamento facilita a retenção de alunos, melhora o desenvolvimento pessoal deles, ajuda a reduzir problemas e definitivamente tem um impacto positivo na educação.

Esse impacto é comprovado por dados do Programa Internacional de Avaliação de Estudantes (Pisa, na sigla em inglês), feito pela Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OECD, na sigla em inglês).

No estudo de 2022, a OECD apontou que em países participantes, alunos de alta performance que afirmaram comer pelo menos uma refeição com a família e cujos familiares engajam-se em perguntar sobre a rotina escolar, tiveram maior probabilidade de ter notas altas.

O estudo é mais focado em áreas da matemática e indica que os alunos tiveram 16 a 28 pontos a mais em provas dessa área do que estudantes que relataram que a família não se envolve nesse tipo de atividades pelo menos uma ou duas vezes na semana.

“Isso leva em conta o perfil socioeconômico dos estudantes e das escolas, e mostra que, ainda que a renda da família e o status social tenham impacto, o nível de apoio ativo que os pais oferecem às crianças pode ter um efeito decisivo”, afirma o estudo.

🔎 Leia mais: Como aproximar família e escola com uma comunicação eficaz na gestão escolar?

Outros dados do programa de avaliação de estudantes apoiam essa informação. Segundo informações coletadas entre 2018 e 2022, sistemas educacionais com tendências positivas no engajamento dos pais e responsáveis no aprendizado mostraram maior estabilidade ou melhorias em matemática.

Melhorar o ensino e aprendizagem

Como vimos, o simples fato de engajar os pais e responsáveis na realidade escolar já potencializa muito os resultados acadêmicos dos alunos. Mas a comunicação pode fazer ainda mais.

Por meio da escuta ativa, por exemplo, sua escola é capaz de saber com mais precisão o que está funcionando no processo de ensino e o que precisa melhorar. Afinal, você estará recebendo um feedback direto das pessoas impactadas diretamente pelas suas práticas pedagógicas.

Com esse conhecimento, fica mais fácil buscar novas metodologias e investir em infraestrutura de forma precisa e efetiva.

Sem falar que a comunicação eficiente ajuda a motivar os alunos, o que também potencializa seus resultados.

Facilitar a resolução de problemas na gestão escolar

Toda escola precisa lidar com problemas. Seja uma situação de bullying, seja a queda de rendimento do aluno, seja uma suspeita de problemas de saúde mental — tudo isso e muito mais certamente faz parte de sua rotina.

E nós sabemos o quanto pode ser delicado e difícil lidar com pais e responsáveis em momentos como esses. 

No entanto, se sua escola tiver uma comunicação eficiente, que já construiu um laço de confiança com a comunidade, o processo se torna muito mais fácil. Esses pais e responsáveis sabem que você está trabalhando pelo bem das crianças e podem ajudar a lidar com qualquer desafio que apareça.

Construir uma parceria sólida entre a escola, pais e comunidade

Já mencionamos nos últimos tópicos como a integração dos pais e responsáveis é importante, seja para melhorar os resultados dos filhos,  seja para lidar com problemas ou ajudar na gestão escolar.

Mas aqui temos um argumento importantíssimo que vai na mesma linha: uma escola de sucesso deve ser construída com os alicerces de uma verdadeira parceria com a comunidade.

Laços de confiança e ajuda mútua são fundamentais para os bons resultados em uma instituição, em praticamente todas as áreas — e a comunicação eficiente é um dos principais  passos para obter isso.

Como integrar gestão e comunicação na escola para ter bons resultados?

Agora que você conhece em detalhes os benefícios de uma comunicação eficiente, é hora de descobrir como obtê-los.

Separamos aqui uma série de orientações e dicas para desenvolver uma comunicação escolar de sucesso. Confira:

Otimize o envio de comunicados escolares 

Como já vimos, o envio de comunicados é um dos mais importantes elementos na comunicação escolar, mas também pode ser um dos mais difíceis de realizar.

Quando os comunicados são ocasionais — para marcar algum evento ou para enviar uma advertência para os pais, por exemplo — o processo até pode ser razoavelmente tranquilo. 

No entanto, se você quiser melhorar o relacionamento com a comunidade, o envio precisa ser mais recorrente, com informações sobre a evolução dos alunos, sobre novidades na escola, etc. 

E isso tem o potencial de sobrecarregar sua secretaria escolar. Imagine só, ter de imprimir um aviso para cada aluno levar para a casa toda vez que você tiver uma novidade escolar. Ou ter de enviar e-mails manualmente para cada pai e responsável. É trabalhoso, não é?

Portanto, é necessário otimizar o processo. Uma ótima dica é contar com a tecnologia. Um sistema que envie os anúncios de forma automatizada, aproveitando os dados no cadastro dos alunos, reduz esse trabalho e permite que você tenha uma comunicação ainda mais recorrente.

O aplicativo Sponte Agenda Plus, por exemplo, envia notificações direto no celular dos pais e responsáveis. O resultado é uma economia de mais de 16 horas semanais de produtividade para a equipe escolar.

Pratique a escuta ativa e facilite a comunicação dos pais e responsáveis com a escola

Tão importante quanto o envio de comunicados é a escuta ativa, certo? Então você precisa ter canais de comunicação para sua comunidade acionar a escola.

Abra diferentes possibilidades, que facilitem esse acesso: atendimento presencial, mensagem por WhatsApp, e-mail, caixa de sugestões e telefone são algumas das opções mais comuns para isso.

Também é importante informar sua comunidade escolar sobre a escuta ativa, mostrando que a escola está aberta para ouví-la.

Por fim, realmente busque atender às demandas quando for possível e fizer sentido para sua gestão. Afinal, se você ouvir a comunidade e não colocar nada em prática, alunos, pais e responsáveis vão se sentir ignorados.

Disponibilize informações básicas de maneira passiva

Como funciona em sua escola se um pai precisa consultar as notas e faltas de um filho? Ou se ele tem de verificar o pagamento das mensalidades ou as tarefas da criança? 

Geralmente, esse pai precisa ligar para a escola ou ir presencialmente até lá, em um processo que toma tempo dele e da equipe da secretaria escolar, que precisa recebê-lo, atendê-lo adequadamente e encontrar as informações requisitadas — o que fica ainda pior se seus registros não estiverem digitalizados.

Esse é um dos principais gargalos de tempo e produtividade na secretaria escolar, além de ser motivo de frustração e insatisfação para alunos, pais e responsáveis. 

Por isso, busque contar com um sistema que já disponibilize essas informações automaticamente e que permita que sua comunidade escolar as consulte sem precisar do intermédio da sua equipe.

Um exemplo é o Portal do Aluno do Sponte, que permite a alunos, pais e responsáveis acompanhar todas as informações pedagógicas, financeiras, atividades, conteúdos das aulas, e mais.

Valorize a comunicação com os alunos

Muitas vezes, as escolas focam na comunicação com pais e responsáveis, e acabam esquecendo do contato com os alunos — que são seu principal público.

Uma comunicação eficiente com os estudantes pode aumentar o engajamento deles, fortalecer o aprendizado e apresentar falhas e gargalos no processo educativo, além de favorecer a sensação de que a escola é uma verdadeira comunidade para quem faz parte dela.

Mas lembre-se de que essa comunicação não é igual à dos pais e responsáveis. Ela deve buscar outros caminhos para atrair a atenção e o engajamento dos alunos. 

Nesse sentido, podem-se aproveitar reuniões pedagógicas, eventos escolares, atividades esportivas e, principalmente, as redes sociais, que são um dos principais espaços de socialização dos adolescentes hoje em dia.

🔎 Leia mais: TikTok na educação: como usar a rede social para prender a atenção dos alunos?

Conte com o potencial das redes sociais para uma comunicação eficiente

Acabamos de falar das redes sociais, mas vale reforçar: não subestime essa ferramenta poderosa. Hoje, sem precisar de grandes investimentos, você pode alcançar alunos, pais e responsáveis com uma comunicação ágil e dinâmica.

Busque entender quais são os canais mais usados pela sua comunidade escolar e foque a atenção neles, com postagens no Instagram, vídeos no TikTok, mensagens no WhatsApp e o que mais for do interesse de seu público — e que esteja dentro das possibilidades da escola.

Seja transparente na comunicação escolar 

Os princípios de honestidade e transparência devem guiar toda a comunicação de sua escola, inclusive no que diz respeito a políticas educacionais, procedimentos escolares, eventos e até problemas.

Ser transparente com sua comunidade fortalece a confiança dos alunos, pais e responsáveis e ajuda a criar aquele laço de parceria do qual já falamos neste artigo.

Envolva a comunidade escolar na tomada de decisões

A comunicação pode ser um caminho excelente para desenvolver uma gestão escolar participativa, que leve para dentro de si alunos, pais e responsáveis, fazendo de sua escola um ambiente muito mais plural, diverso e satisfatório para todos.

🔎 Leia mais: Você sabe o que é gestão escolar participativa?

Garanta que a comunicação seja acessível para todos 

Escolas costumam atender uma grande diversidade de alunos — que aumenta ainda mais quando consideramos pais, responsáveis e toda a comunidade escolar.

Por isso, é preciso levar em conta todo o seu público. Se sua comunidade tem algum aluno, pai ou responsável com deficiência, busque estratégias que permitam que essa pessoa também entenda e não fique excluída da comunicação escolar.

O mesmo vale para alunos estrangeiros, seus pais e responsáveis. Por vezes, o português pode não ser tão simples de compreender para eles, mas com paciência e ajuda de pessoas que falem as duas línguas, toda comunicação é possível.

🔎 Leia mais: Como acolher alunos estrangeiros em sua escola?

Isso tudo é fundamental para ter uma escola mais diversa e inclusiva. Confira nosso eBook para ter mais ideias nesse sentido:

Potencialize a comunicação escolar com um sistema de gestão

Finalmente, para concluir, podemos falar sobre o que a tecnologia tem para oferecer na comunicação entre escola e famílias. Ao longo do texto, vimos várias situações em que funcionalidades digitais podem otimizar o contato, com resultados como:

• Automatização do envio de recados
• Abertura para recebimento de feedbacks
• Disponibilização de informações pedagógicas e financeiras
• Digitalização de documentos e facilidade ao encontrar informações
• Entre outros

O Sponte, por exemplo, conta com o Portal do Aluno, que já mencionamos. Esse espaço digital permite à comunidade manter uma comunicação direta com a escola, além de divulgar notas, boletins, faltas, mensalidades e outras informações importantes.

Outra funcionalidade importante do sistema é o Aplicativo Sponte Agenda Plus, que envia comunicados da escola diretamente para o celular de alunos, pais e responsáveis.

🔎 Leia mais: Como garantir uma comunicação escolar eficaz com ferramentas digitais.

Sem falar nas funcionalidades de captação e retenção de alunos, que também potencializa a comunicação escolar.

Então, para ter uma comunicação eficiente, é essencial investir em um bom sistema de gestão. Confira nosso site e veja tudo o mais que o Sponte pode oferecer: