A importância da coleta e análise de dados educacionais

A análise de dados educacionais é uma das práticas mais importantes para ter uma gestão escolar inteligente, com planejamento, metas e excelentes resultados. Você já aplica essa tendência em sua instituição de ensino?

Sabemos que “analisar dados escolares” não é uma novidade. Toda escola faz isso quando avalia o número de faltas para conferir o engajamento dos alunos, ou quando usa as notas de avaliações para medir o desempenho de seus estudantes. 

Mas isso ainda é pouco! O que realmente está mudando o jogo do planejamento escolar é a ciência de dados.

Essa prática envolve coletar informações em massa e analisá-las de forma integrada, de modo a construir uma educação baseada em dados. Essa gestão escolar, também conhecida como gestão data based, permite uma visão muito mais ampla da realidade e oferece o material necessário para atingir suas metas de forma efetiva e inteligente.

Avaliar notas e faltas é apenas o primeiro passo. Venha com a gente para descobrir como aplicar a ciência de dados de forma efetiva em sua instituição de ensino e alcançar uma gestão escolar do futuro.

Neste artigo, vamos abordar a importância da coleta e análise de dados educacionais para que os gestores não precisem mais tomar decisões baseadas em achismos e possam melhorar o desempenho escolar. Confira:

• Quais são os principais dados educacionais que sua escola deve coletar?
• Por que coletar e analisar dados escolares?
• Como implementar a coleta de dados educacionais em sua instituição de ensino?

Quais são os principais dados educacionais que sua escola deve coletar?

Uma gestão escolar baseada na análise de dados educacionais envolve diferentes tipos de informações que medem desde a performance dos alunos até o desempenho de sua equipe de colaboradores. 

Entenda quais são os principais dados escolares que você deve coletar para trabalhar a ciência de dados em sua instituição de ensino.

• Desempenho estudantil

Estes são os principais dados já coletados e analisados nas escolas. Eles envolvem as notas e o desempenho dos alunos em atividades educacionais. 

No entanto, essas informações não devem ser usadas apenas para medir a evolução do estudante. Elas são ótimas também para avaliar o ensino oferecido pela escola e até identificar limitações que possam ser superadas pela sua gestão pedagógica.

• Frequência dos alunos

Este também é um dado escolar que já está registrado na maioria das escolas. Ele ajuda a medir o engajamento dos alunos e até a prever o risco de evasão escolar — além, é claro, de acompanhar o desempenho estudantil.

• Aceitação das metodologias

Este é um dado raramente mensurado pelas escolas, mas que pode fazer toda a diferença para melhorar a aprendizagem. Busque pesquisar entre seus estudantes como é a recepção deles às metodologias aplicadas pela escola. 

Junto aos dados de desempenho, essas informações são ótimos indicativos que podem guiar a implantação de outras formas de ensino.

• Dados demográficos

Outros elementos que podem ajudar a melhorar seu ensino são os dados demográficos de seus estudantes. Indique numericamente questões como gênero, idade, região em que habitam, situação socioeconômica, etc. 

A partir disso, é possível abordar metodologias e temáticas que envolvam a vida do aluno fora da escola, além de explorar temas fora dessa realidade para ampliar seus horizontes. As duas práticas são ótimas para incentivar o engajamento e estimular a inclusão e a diversidade em sua escola.

Esses dados também ajudam a organizar campanhas de matrículas e rematrículas mais efetivas.

• Inadimplência

Combater a inadimplência escolar é um dos principais desafios que uma instituição de ensino particular enfrenta. 

Para lidar com isso, o primeiro passo é medir o tamanho do problema: é aí que entram os dados escolares. É importantíssimo coletar e organizar essa informação para elaborar estratégias realmente efetivas e reduzir a inadimplência.

🔎Leia mais: 

Gestão financeira escolar: como combater a inadimplência nas escolas? 

Diminua a inadimplência com métodos de cobrança eficientes 

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• Informações financeiras

Junto da inadimplência, também é fundamental ter um controle das informações financeiras da instituição, para que sua gestão escolar possa ter um acompanhamento maior dos investimentos, custos e lucros de sua instituição.

Esses dados devem estar sempre acessíveis e disponíveis para a equipe, inclusive com relatórios de fácil conferência.

• Desistência e evasão escolar

Combater a desistência é uma missão da gestão escolar, mas ela fica muito difícil quando você não tem uma visão clara da situação atual de sua instituição.

Por isso, é fundamental mensurar os índices de evasão, indicando também a faixa etária que tem maior desistência e outros elementos que possam justificar essa tendência. 

Quando for possível, também é bom identificar os motivos da evasão.

🔎 Leia mais: Evasão escolar: você tem se atentado à retenção de alunos em sua escola?

• Captação de alunos e números de matrículas

Atrair novas matrículas é muito importante e a taxa de captação de alunos deve crescer anualmente. Por isso, registre os dados escolares de captação para conferência e aprimoramento das estratégias.

• Eficiência da equipe

Quanto tempo sua equipe de secretaria demanda para realizar um processo de matrícula? Quanto papel é utilizado mensalmente? Quantas horas são dedicadas à gestão administrativa escolar?

Todas essas dúvidas são importantes e é essencial documentar esses dados escolares para otimizar o trabalho de sua equipe e ter muito mais eficiência.

Veja a palestra de Denis Drago, sócio-proprietário da LDrago Inteligência Educacional. Ele apresenta reflexões sobre como criar uma gestão educacional eficiente e focada no futuro.

Por que coletar e analisar dados escolares?

Hoje, manter uma instituição de ensino sempre no mesmo patamar é um sinal de alerta. Com um mercado cada vez mais tecnológico e competitivo, o gestor escolar do futuro precisa ser capaz de evoluir e crescer constantemente.

E é aí que entra a análise de dados educacionais. Como vimos de forma dividida ao mencionar cada tipo, essas informações ajudam a entender a realidade da escola e trabalhar para fazê-la se desenvolver de forma inteligente, organizada e planejada.

Afinal, é impossível alcançar seus objetivos se você nem sabe onde está.

🔎 Leia mais: Como fazer a avaliação bimestral de sua gestão escolar?

Na prática, a ciência de dados permite:

• Melhorar o desempenho de sua equipe de colaboradores
• Reduzir o tempo desperdiçado na gestão escolar
• Identificar possíveis problemas no planejamento escolar
• Otimizar a gestão financeira
• Combater a inadimplência
• Melhorar a captação e a retenção
• Prever o risco de evasão escolar
• Personalizar o ensino de acordo com as necessidades de cada aluno
• Melhorar o ensino e a aprendizagem

Para isso tudo, você precisa usar as informações para construir um planejamento inteligente na gestão escolar, com um acompanhamento constante dos resultados. Ou seja: é preciso usar dados para direcionar as decisões educacionais.

Essa prática é conhecida nos negócios como gestão data driven – uma gestão guiada pela análise de dados principalmente no processo de tomada de decisões e no planejamento.

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Como implementar a coleta e a análise de dados educacionais em sua gestão escolar?

Para ter uma verdadeira gestão escolar baseada na ciência de dados, é importante transformar esse processo em parte da cultura educacional de sua instituição.

Na prática, é preciso desenvolver uma cultura de dados na escola.

Para isso, o primeiro passo é estabelecer uma forma de armazenamento. Escolas mais tradicionais contam com grandes arquivos cheios de papéis. Outras registram tudo em planilhas no computador.

Mas o armazenamento mais prático e efetivo para realizar a análise de dados educacionais é o que você consegue com um sistema de gestão escolar, que mantém os dados integrados e seguros.

Assim que a questão do armazenamento estiver resolvida, é hora de estabelecer quais informações são importantes — para isso, confira nossa lista de dados no início deste texto.

Na sequência, compartilhe isso com a equipe, mostrando para todos qual é a relevância de cada dado e avaliando em conjunto como fazer sua captação.

Assim, chegamos à captação de dados. Cada informação tem uma origem diferente, então, para captá-las, é preciso organizar estratégias específicas que podem envolver a conferência das listas de presença, o alinhamento com a gestão financeira e até uma análise profunda dos cadastros de seus estudantes.

Por outro lado, com um software de gestão escolar como o Sponte, a maioria desses dados já deve estar lançada no próprio sistema. Assim, só é preciso buscar os demais, como a aceitação das metodologias entre os estudantes.

Análise de dados educacionais na gestão escolar

Agora, finalmente, você já organizou seus dados, então é hora de entender como fazer a análise deles.

Primeiro, é preciso entender que essa análise não deve ocorrer apenas uma vez por ano, ou mesmo por semestre. Para ter uma gestão escolar baseada em ciência de dados, ela deve ser feita constantemente.

Isso porque os dados devem orientar todos os planejamentos e todas as decisões da gestão.

A partir disso, na prática, esse processo muda de acordo com o tipo de dados e com o objetivo da análise naquele momento. Se você está planejando a campanha de matrículas, por exemplo, você precisará acessar seus dados da campanha anterior, avaliar as informações demográficas dos alunos e elaborar um projeto integrado.

Já para combater a evasão, você deve avaliar informações sobre inadimplência, frequência e desempenho, que podem sinalizar a perda de interesse de algum estudante, ou algum outro problema que possa afastá-lo da escola.

Ou seja: o centro da análise de dados educacionais é a integração das informações e um acompanhamento constante dos números.

Para tanto, precisamos de alguns elementos:

• Registro histórico para comparação
• Relatórios claros e rápidos de construir
• Integração de dados para análises mais completas
• Fácil acesso às informações, para poder utilizá-las de forma prática a qualquer momento

Então, obviamente, arquivos de papel não são a melhor escolha. Planilhas são um pouco melhores, mas também não resolvem a demanda da integração dos dados ou da construção de relatórios.

Um sistema de gestão escolar, por sua vez, oferece isso tudo. No Sponte, todas as informações ficam armazenadas na nuvem e podem ser acessadas a qualquer momento — tudo o que você precisa é de uma conexão à internet.

O software também conta com registros históricos da escola e cria relatórios de maneira rápida e personalizada.

Ele permite ainda integrar diferentes informações para potencializar suas análises.

Por fim, vale lembrar que o sistema tem segurança de dados e ainda otimiza sua coleta. Afinal, todos os processos estão integrados e o simples cadastro de um novo aluno já alimenta o software com informações que poderão ser usadas mais tarde.

Ou seja, um software de gestão escolar é um passo importante no caminho para uma escola do futuro. 

Se quiser saber mais sobre o assunto, veja o guia de planejamento que preparamos para sua instituição de ensino: