A inadimplência escolar é uma triste realidade em muitas instituições de ensino. E, para combater esse desafio, é preciso lançar mão de diferentes ferramentas em sua gestão financeira, como a régua de cobrança.
Essa estratégia é uma forma eficiente de combater a inadimplência nas escolas por meio de organização e planejamento. Ela pode, comprovadamente, ajudar a manter a saúde financeira de sua instituição.
Você já usa a régua de cobrança escolar? Conhece essa estratégia poderosa para a gestão financeira e para a cobrança de mensalidade?
Continue a leitura e entenda mais:
- O que é uma régua de cobrança na gestão financeira escolar?
- Como a régua de cobrança ajuda a combater a inadimplência escolar e otimizar a gestão financeira?
- Como ter uma régua de cobrança efetiva em sua escola
- Estabeleça as etapas da cobrança com uma abordagem gradual e estratégica
- Tenha uma comunicação clara e transparente ao longo da régua de cobrança
- Personalize suas estratégias de cobrança de acordo com a situação
- Realize reuniões individuais com devedores para encontrar soluções para a inadimplência escolar
- Automatize o processo de cobrança escolar com um sistema de gestão
- Monitore regularmente a eficácia da régua de cobrança e faça ajustes constantes
O que é uma régua de cobrança na gestão financeira escolar?
Na prática, a estratégia de régua de cobrança se baseia na organização de um processo interno que guie todos os momentos da cobrança, desde o aviso do vencimento até — em casos extremos — a cobrança judicial e o desligamento da matrícula do estudante.
Para isso, a régua funciona como um “passo a passo”. Em um documento, sua equipe financeira deve delimitar cada etapa do processo de cobrança e estabelecer estratégias, canais de comunicação, periodicidade do contato e abordagens adequadas para cada um desses momentos — sempre com uma abordagem gradual e estratégica.
Assim, em casos de inadimplência, seu time estará preparado para fazer a cobrança de mensalidade de forma alinhada e efetiva em todas as etapas. Em casos de dívidas recentes, por exemplo, você pode ter uma abordagem mais moderada, enquanto nas situações em que o inadimplente está muito atrasado, é possível ser mais enfático.
🔎 Leia mais: Gestão financeira escolar: tudo o que você precisa saber para controlar suas finanças.
Como a régua de cobrança ajuda a combater a inadimplência escolar e otimizar a gestão financeira?
Uma régua de cobrança bem estruturada pode transformar drasticamente sua gestão financeira, com menos inadimplência e muito mais eficiência.
Entenda os benefícios dessa ferramenta que permitem otimizar sua gestão e reduzir suas perdas com atrasos nas mensalidades.
Eficiência e agilidade na cobrança de mensalidade
Com a régua de cobrança, sua equipe não perde mais tempo conferindo as dívidas e elaborando formas de entrar em contato com cada aluno devedor.
Essa estratégia deixa o processo mais organizado, rápido e eficiente, para aumentar a agilidade de sua equipe e facilitar os bons resultados.
Controle da inadimplência escolar
Um dos maiores problemas da inadimplência escolar é a falta de controle. Se sua escola não acompanha de perto quais alunos têm mensalidades atrasadas — e há quanto tempo eles têm essa dívida —, é muito mais difícil combater o problema.
Várias ferramentas ajudam a controlar as mensalidades dessa forma, e a régua de cobrança está entre elas. Se ela estiver bem estruturada, você terá em mãos os registros de quem está devendo para otimizar o processo de cobrança.
Abordagem gradual e estratégica
Ao estruturar sua regra de cobrança, você pode definir as estratégias dentro de uma abordagem gradual — mais amena quando a dívida é recente e mais enérgica quando o atraso é maior.
Essa abordagem estratégica melhora os resultados no momento da cobrança, evitando ainda situações desconfortáveis desnecessárias entre a escola e os alunos, pais e responsáveis.
Alinhamento do processo entre o time financeiro
O processo de cobrança de muitas escolas é uma bagunça — cada colaborador cobra de um jeito diferente, em momentos diferentes, sem uma padronização. Com a régua de cobrança, isso não acontece mais.
Por meio dessa prática, todo o seu time terá acesso a um processo alinhado e mais adequado para colher bons resultados.
Redução drástica da inadimplência por esquecimento
Um dos maiores causadores dos atrasos na mensalidade escolar é o esquecimento. Com cobranças preditivas organizadas em sua régua de cobrança, você praticamente elimina esse problema.
Manutenção do relacionamento com a comunidade escolar
Há casos de alunos e responsáveis em que a inadimplência é um problema tão grande que você quer encerrar a matrícula logo para reduzir suas perdas. No entanto, na maioria das situações, o atraso das mensalidades é pontual e pode ser resolvido de forma pacífica.
Nesses casos, é melhor não perder o aluno. Então, uma cobrança amena, alinhada e bem planejada por meio da régua de cobrança te ajuda na manutenção do relacionamento com ele.
- Confira o relatório anual da inadimplência produzido pela equipe Sponte:
Como ter uma régua de cobrança efetiva em sua escola?
Se sua escola quiser aproveitar os benefícios mencionados acima, ela precisa ter uma régua de cobrança bem estruturada. Isso envolve planejamento, organização e um bom conhecimento da estratégia.
Para te ajudar a começar, listamos abaixo os seis passos mais importantes para montar e otimizar sua régua de cobrança de forma realmente efetiva. Confira:
1. Estabeleça as etapas da cobrança com uma abordagem gradual e estratégica
Vamos começar com o “desenho” de sua régua de cobrança, por meio da definição das etapas que vão guiar o processo de cobrança escolar.
Neste ponto, você vai estabelecer os momentos certos para fazer contatos com o aluno ou responsável devedor, além da estratégia de abordagem para cada uma dessas etapas — lembrando sempre de fazer isso de forma gradual, para ter o mínimo de desgaste para sua escola.
Um exemplo de régua segue etapas como:
- 5 dias antes do vencimento
Esta é a cobrança preventiva, que tem foco em reduzir os índices de inadimplência por esquecimento. Você pode enviar um e-mail, que é menos intrusivo, ou uma mensagem de WhatsApp, caso esse seja um canal utilizado normalmente pela escola.
A mensagem deve lembrar que o vencimento da mensalidade está chegando e detalhar as formas de pagamento, de acordo com o que há disponível em sua escola.
O contato, neste momento, precisa ser totalmente amigável. Afinal, ainda não houve atraso no pagamento da mensalidade. Um exemplo de mensagem é:
“Olá! Tudo bem? Apenas passando para lembrar que o vencimento da mensalidade escolar vai chegar nos próximos dias. O pagamento pode ser feito por meio do boleto anexado a este e-mail, via PIX ou pelo link abaixo. Se tiver qualquer dúvida, pode entrar em contato com a gente! Um abraço.”
🔎 Leia mais: Meios de pagamento e eficiência: qual o melhor formato para sua escola?
- No dia do vencimento
Aqui temos mais um lembrete amigável, via WhatsApp ou outro aplicativo de comunicação da escola. Avise que o vencimento chegou, destaque a importância do pagamento em dia e explique, novamente, a forma de pagamento. Confira um exemplo:
“Olá! O dia do vencimento da mensalidade chegou. Se você ainda não quitou a sua, é importante fazer isso para evitar a cobrança de juros. Para sua comodidade, o boleto, a chave PIX e o link de pagamento estão anexados a este e-mail. Se tiver problemas com o pagamento, pode chamar a gente. Tenha um ótimo dia!”
- Sete dias após o vencimento:
Aqui já podemos considerar que há inadimplência, mas é importante manter o tom amigável. Avise que o pagamento não foi identificado no sistema, pergunte se está tudo certo e já explique como a pessoa pode fazer para pagar a mensalidade vencida.
“Olá! Nosso sistema ainda não registrou o pagamento de sua mensalidade. Gostaríamos de lembrar que o boleto pode ser pago em toda a rede bancária e que a chave PIX e o link de pagamento também estão disponíveis, para sua comodidade. Se preferir, o(a) senhor(a) também pode vir pessoalmente para acertar os valores na escola. Estamos disponíveis para ajudar com qualquer dúvida que possa surgir. Muito obrigado!”
É importante adaptar a mensagem de acordo com o método de pagamento selecionado pelo responsável e também com a cobrança de juros prevista pela escola.
- Duas semanas após o vencimento:
Caso não haja respostas à última mensagem, é preciso ter uma abordagem mais firme, que destaque a cobrança de juros e ofereça a possibilidade de negociação.
O tom ainda não deve ser agressivo, mas pode ser mais formal e direto ao ponto. Por exemplo:
“Olá. Notamos que o pagamento da mensalidade na escola X ainda não foi realizado. Lembre-se que o atraso incorre em juros e multas. A escola está aberta para a negociação para normalizar a situação da matrícula. O(a) senhor(a) pode entrar em contato por WhatsApp, e-mail, telefone ou presencialmente, aqui na escola. Caso não haja contato, o atraso ainda pode acarretar uma cobrança judicial, o que não é o ideal para o(a) senhor(a) nem para a escola. Aguardamos seu contato.”
- 90 dias depois do vencimento: cobrança judicial
Se o aluno ou responsável não responder a nenhuma das mensagens anteriores, sua escola pode seguir para a cobrança judicial. Mas é importante lembrar que essa prática pode ser desgastante tanto para a escola quanto para o relacionamento com alunos e familiares. Então, deve ser sempre a última opção.
Além disso, lembre-se de que a matrícula não pode ser cancelada em meio ao período letivo e que o aluno inadimplente não deve sofrer nenhum tipo de tratamento pedagógico diferenciado.
Ele continua tendo os mesmos direitos que os demais alunos e seu aprendizado não pode ser prejudicado. Ao fim do período letivo, no entanto, é possível encerrar a matrícula.
- Este é um exemplo mais genérico de etapas e mensagens usadas em uma régua de cobrança, mas sua escola pode e deve adaptá-lo às suas necessidades e características individuais.
2. Tenha uma comunicação clara e transparente ao longo da régua de cobrança
A comunicação com os alunos e responsáveis é parte fundamental de uma régua de cobrança efetiva. Todo o processo deve ser claro e totalmente transparente, para informar sobre as pendências financeiras de forma objetiva e respeitosa.
O uso de diferentes canais de comunicação, como e-mails, mensagens de texto e ligações telefônicas, também é importante. Assim, é possível alcançar os responsáveis de maneira eficaz e evitar a desculpa de que eles não receberam a mensagem.
3. Personalize suas estratégias de cobrança de acordo com a situação
No primeiro passo desta lista, mostramos alguns exemplos de mensagens a serem enviadas em cada etapa da régua de cobrança. No entanto, esses modelos devem ser usados apenas como referência.
Na prática, o ideal é que a abordagem seja personalizada de acordo com a situação do responsável inadimplente, levando em consideração fatores como o histórico de pagamento e o tempo do aluno na escola.
Neste ponto, é excelente contar com um sistema de gestão escolar que ofereça essas informações de forma prática.
🔎 Leia mais: Como fazer a cobrança de mensalidades atrasadas em escolas?
4. Realize reuniões individuais com devedores para encontrar soluções para a inadimplência escolar
Receber os responsáveis presencialmente é uma estratégia importante para entender a situação de inadimplência, discutir opções de pagamento e encontrar soluções adequadas para cada caso.
5. Automatize o processo de cobrança escolar com um sistema de gestão
As etapas da régua de cobrança apresentadas no item 1 desta lista são ótimas para padronizar seu processo. No entanto, pode ser trabalhoso fazer tudo isso manualmente.
Afinal, é preciso identificar os alunos devedores, avaliar o tempo de atraso, enviar mensagens, acompanhar as respostas, etc.
Por isso, uma boa opção para facilitar o trabalho em sua escola e ter mais efetividade é a automatização da régua de cobrança. Com um sistema de gestão escolar, você pode programar mensagens automáticas — que podem ser personalizadas de acordo com a necessidade.
Além disso, o próprio sistema ajuda a identificar os pagamentos.
🔎 Leia mais: Conheça 7 vantagens de automatizar a cobrança das mensalidades escolares.
6. Monitore regularmente a eficácia da régua de cobrança e faça ajustes constantes
Por fim, é essencial monitorar regularmente a eficácia da régua de cobrança, acompanhando métricas como taxa de inadimplência, tempo médio de recuperação e satisfação dos responsáveis.
Por meio dessas informações e de feedbacks da comunidade escolar, você pode identificar a necessidade de realizar ajustes no processo para torná-lo cada vez mais efetivo.
Nesse sentido, é importante que o gestor se mantenha flexível e aberto a mudanças para otimizar continuamente o processo de cobrança e melhorar os resultados financeiros da escola.
- Com o Sponte, você pode otimizar esse processo. O sistema oferece fluxo de caixa em tempo real, relatórios e indicadores automatizados, previsibilidade financeira e muito mais.
Quais outras estratégias de cobrança a escola pode usar para combater a inadimplência?
Além da régua de cobrança, com estratégias de cobrança preventiva e avisos de vencimento, uma instituição de ensino pode buscar ainda outras estratégias para combater o problema da inadimplência.
Como já comentamos neste texto, uma das principais armas nessa batalha é o acompanhamento dos pagamentos. Afinal, é importante identificar rapidamente casos de atraso, para evitar que se tornem um problema ainda maior.
Para isso, você pode contar com uma planilha de controle de mensalidades. Confira:
Outra excelente prática é a disponibilização de métodos de cobrança eficientes. Boletos, por exemplo, podem ter juros e multa previstos, enquanto a cobrança via PIX facilita o pagamento para o responsável. Ambas são boas opções.
Já o pagamento recorrente via cartão de crédito é ainda melhor. Ele funciona como um plano de assinatura, com débito automático. Assim, simplifica o processo, reduzindo o trabalho da escola e do responsável pela mensalidade.
No entanto, se você prefere eliminar completamente a inadimplência e não se preocupar mais com esse problema, é possível optar pelo programa de mensalidade garantida para escolas de educação básica do Sponte. Por meio desse sistema, nós assumimos o risco das mensalidades atrasadas e passamos para a escola 100% do valor devido todo mês.
Entre em contato com a equipe Sponte e saiba mais!
