Qual é o papel do secretário escolar?

A gestão da secretaria escolar é uma das principais tarefas na manutenção de uma instituição de ensino e essa função importantíssima depende de um profissional fundamental: o secretário escolar.

Muita gente subestima a importância desse colaborador, mas o secretário ou a secretária escolar é responsável por funções indispensáveis na gestão educacional e administrativa.

Por isso, é essencial ter uma pessoa competente, disposta e de confiança nessa posição — e também reconhecer a relevância de seu trabalho, que influencia vários setores diferentes da escola.

Para ajudar sua gestão, este texto busca apresentar as principais funções de um secretário escolar, suas características ideais e a maneira com que ele pode potencializar o sucesso da instituição. 

Continue a leitura e saiba mais:

• Quais são as funções do responsável pela secretaria escolar?
• O que um bom secretário ou secretária escolar precisa para ajudar no sucesso da instituição?

Quais são as funções do responsável pela secretaria escolar?

Como já sabemos, o trabalho de um secretário ou secretária escolar é muito amplo. Suas funções vão muito além da recepção da escola, alcançando até gestão financeira, matrículas, rematrículas e mais.

Inclusive, esse profissional deve trabalhar de forma profundamente integrada com a gestão pedagógica, participando do planejamento, da organização e da execução do ano letivo.

Mas para ajudar a entender melhor o papel que ele deve ocupar, apresentamos, a seguir, as principais funções do secretário escolar:

Atender à comunidade escolar e ao público interessado em conhecer a instituição

Esta é uma função bastante conhecida na gestão da secretaria escolar. É esse setor que recebe o contato de alunos, pais e responsáveis interessados em  realizar a matrícula, assim como é ele que atende muitas das demandas diárias da comunidade escolar.

Entre essas demandas, o secretário pode ter de enfrentar queixas de alunos, reclamações de professores, problemas educacionais e até questões de bullying.

Dessa forma, o secretário precisa ser muito bom no atendimento ao público, ter jogo de cintura para resolver problemas e acalmar as pessoas, e saber para quem encaminhar cada situação, quando ela não puder ser resolvida ali.

Além disso, também é fundamental a esse profissional ser ágil e eficiente em cada atendimento, tanto para mostrar profissionalismo quanto para evitar a perda de tempo — sua própria e também das pessoas que ele estiver atendendo.

Realizar matrículas e rematrículas

Também é função da secretaria escolar realizar matrículas e rematrículas para o período letivo. O secretário é responsável por organizar os documentos, conseguir as assinaturas necessárias, registrar e atualizar todas as informações e até preparar a entrada de cada aluno em turmas adequadas.

Por isso, o período de rematrículas tende a ser bastante estressante no setor. Afinal, é o momento de atualizar as informações da maioria dos alunos da escola, além de registrar novos estudantes.

Leia mais: Como a gestão escolar pode manter a secretaria organizada em período de rematrículas?

O secretário escolar também precisa lidar com o desligamento de alunos. Então cabe a ele entregar todos os documentos, registrar a saída e, se possível, tentar entender o motivo para a evasão.

Organizar os documentos da gestão escolar

A gestão de documentos na instituição de ensino talvez seja a mais importante responsabilidade de um secretário. 

É função desse profissional receber e lidar com um grande número de documentos de alunos, pais, responsáveis, professores, colaboradores e da própria gestão administrativa escolar.

Esse trabalho envolve, principalmente, organizar todas as informações de forma eficiente e acessível. Isso porque todas devem ser fáceis de encontrar sempre que necessário, para evitar perda de tempo e — pior — o extravio de algum documento importante.

Além disso, é fundamental levar em conta as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais LGPD para evitar riscos de segurança da informação.

Fazer a comunicação com a comunidade escolar

O secretário ou a secretária escolar é responsável por boa parte da comunicação realizada com alunos, pais, responsáveis, além dos membros do corpo docente e da gestão educacional.

É ele, ou ela, quem emite avisos e comunicados para toda a comunidade, além de servir, às vezes, como ponte entre alunos e a coordenação da escola.

A comunicação escolar pode ser potencializada com o uso de ferramentas que automatizam  o envio de mensagens, como é o caso do Portal do Aluno Sponte, que faz isso e muito mais. 

É por meio dessa comunicação que a secretaria escolar busca resolver demandas dos estudantes, além de engajá-los ainda mais na realidade da instituição.

Auxiliar a equipe pedagógica na gestão educacional e pedagógica

Quem é o responsável pelos registros pedagógicos em sua escola? Em muitas instituições, quem realiza esse controle de faltas, presenças, notas e atividades são os próprios secretários. Em outras, a tarefa fica com a equipe docente.

Mas seja quem for o responsável por registrá-las, o controle e o acesso a essas informações ficam centralizados na secretaria escolar.  Além disso, o secretário também tem a tarefa de orientar professores no uso do diário escolar e, dependendo do sistema utilizado, conferir o preenchimento correto.

Esse é um importante trabalho em que a secretaria deve atuar diretamente com a gestão pedagógica.

O secretário escolar trabalha também na composição do Plano Político Pedagógico (PPP) da escola, vai a reuniões com o diretor e participa na composição do calendário escolar. Afinal, ele deve estar inteirado de todas essas questões para atuar na gestão administrativa escolar.

Apoiar a gestão financeira 

Muitas vezes, o secretário é o responsável por receber o valor das mensalidades, vender materiais importantes e organizar outros recebimentos. 

Por isso, ele deve atuar juntamente com a gestão financeira, apoiando os processos de acordo com a necessidade de cada escola.

O que um bom secretário ou secretária escolar precisa para ajudar no sucesso da instituição?

Com tantas tarefas, a pessoa responsável pela secretaria escolar precisa de muita eficiência e jogo de cintura para realmente ajudar a gestão educacional da instituição.

Nesse sentido, o gestor deve conhecer as características e ferramentas necessárias para um secretário escolar de sucesso — tanto para saber como contratar o profissional certo quanto para ajudá-lo a executar seu trabalho com eficiência. Confira:

• Eficiência e organização

O secretário escolar precisa ser capaz de receber, organizar e acessar todos os documentos da instituição com agilidade. 

Por isso, para evitar perdas de tempo, extravio de informações ou mesmo a bagunça no espaço de trabalho, esse profissional deve demonstrar muita eficiência e capacidade de organização.

Com um sistema de gestão escolar, que permite o registro dos documentos de forma online, esse processo é muito mais fácil. Mas, mesmo nesse caso, o secretário deve estar capacitado para utilizar as ferramentas com o máximo de otimização.

Essas habilidades também são fundamentais para que o secretário siga as orientações de segurança da LGPD, realizando um tratamento adequado dos dados pessoais de alunos, pais, responsáveis, professores e colaboradores.

• Boa comunicação

Levando em conta que o atendimento é parte central do trabalho na secretaria, uma boa comunicação é indispensável. O secretário deve ser capaz de receber reclamações, lidar com problemas e atender às demandas da comunidade escolar.

Para isso, é importante que ele tenha apoio e confiança da gestão, de modo que possa responder às demandas com precisão e tranquilidade, além de saber para onde encaminhar problemas que não possam ser resolvidos na própria secretaria.

• Capacitação

Eficiência, organização, comunicatividade e todas as outras características de um bom secretário escolar podem ser melhoradas por meio de treinamentos, cursos e capacitações.

Por isso, busque oferecer essas possibilidades para sua equipe. Boas opções são cursos e palestras com noções básicas de gestão administrativa escolar; dicas para ajudar a engajar os alunos na escola; orientações para lidar com problemas de bullying; treinamentos para otimizar a organização de documentos na secretaria.

• Apoio e reconhecimento da gestão escolar

Muitas vezes, a enorme importância do secretário acaba esquecida na gestão administrativa escolar. Isso reduz sua motivação no trabalho e até seus resultados.

E não é apenas reconhecimento que ele precisa, mas também apoio e abertura para apresentar suas sugestões e demandas. O gestor e o secretário devem atuar como parceiros na gestão escolar. Assim os resultados serão ainda melhores.

• Ferramentas adequadas

Um último ponto importantíssimo para a eficiência de um secretário ou uma secretária escolar é a tecnologia que esse profissional tem à disposição. 

Afinal, contar com uma ferramenta que digitalize todos os documentos, tornando obsoletos os grandes gaveteiros e armários repletos de papéis, é uma enorme evolução para o trabalho na secretaria.

O secretário se livra da tarefa maçante de arquivar documentos e também da perda de tempo para encontrá-los durante o atendimento a um aluno, pai ou responsável.

Além disso, dispensando os processos manuais a favor de um sistema automatizado, o profissional ganha ainda mais produtividade. Com o sistema de gestão escolar Sponte, por exemplo, a automatização chega a reduzir 166 horas mensais de trabalho na secretaria.

É menos burocracia nas solicitações de documentação escolar e na hora de buscar assinaturas (que podem ser eletrônicas), além de marcar uma evolução na produtividade da comunicação escolar.

Com um bom sistema de gestão escolar, o secretário pode até realizar matrículas e rematriculas online, o que reduz a demanda de trabalho entre semestres e até aumenta a satisfação da comunidade escolar.

Sem falar que a tecnologia pode facilitar a integração entre a gestão financeira, a gestão pedagógica e a gestão administrativa escolar. Com todos esses setores conectados no mesmo sistema, o secretário pode executar seu trabalho com precisão, acessando em poucos cliques dados que, antes, dependiam de uma consulta aos profissionais da outra área.

Em suma: um sistema de gestão escolar é uma ferramenta de valor incomensurável para a secretaria escolar. Ele potencializa sua eficiência, facilita o trabalho, reduz o estresse diário e entrega muito mais produtividade. 

É uma ótima maneira de ajudar seu secretário a ser mais eficiente e mostrar para ele que a gestão reconhece seu trabalho e quer ajudá-lo a ser cada vez melhor.

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