5 dicas para organizar uma reunião

Conheça os passos para organizar uma reunião de forma simples para otimizar o tempo que nesse período é tão importante para todos

Por Sponte em 27 de novembro de 2015.

Estamos na reta final do semestre e ano letivo, tempo de fechar notas, relatórios, análises, e de fazer reuniões, seja com a equipe pedagógica, pais e responsáveis, ou mesmo com os alunos.

É um período de compromissos para colocar a casa em dia, o que faz do tempo um bem valioso. Por isso, ninguém quer perdê-lo andando em círculos em reuniões e debates.

Saber organizar uma reunião não significa apenas ganhar tempo. Encontros bem direcionados são também mais resolutivos e ajudam a alcançar as melhores alternativas e análises para a pauta proposta. Além disso, encontros bem conduzidos ajudam a integrar a equipe, e contribuem para sua formação profissional. Veja a seguir, cinco dicas que podem ajudar a organizar melhores reuniões.

Crie um cronograma

É muito importante criar um cronograma de encontros periódicos e compartilha-lo com a equipe. A forma de organização fica a critério do gestor, mas uma boa sugestão, sobretudo para escolas com muitos funcionários, é organizar reuniões por equipes. Por exemplo: a reunião com os professores acontecerá sempre na primeira segunda-feira do mês, das 10h às 12h. E assim proceder com os demais grupos, como merendeiras, equipes de serviços gerais, etc.

Começo e fim

Entrar em uma reunião sem saber a previsão de saída já gera desconforto logo na largada. Reuniões também precisam ter hora certa para terminar. Assim, os participantes podem se programar para participar da reunião sem pressa. Além do mais, reuniões demoradas costumam ser pouco produtivas.

Seja objetivo

Criar uma pauta e ater-se a ela é fundamental. Nada de ficar divagando sobre assuntos sem relevância para a ocasião. Aqui cabe ao mediador coordenar os rumos da conversa, e manter o foco. Outra recomendação é antecipar os assuntos da pauta para os participantes.

Regras

Os participantes precisam estar cientes, com antecedência, das regras de cortesia estabelecidas para o encontro, como por exemplo, qual será a orientação quanto ao uso do celular, envio de mensagens, uso do notebook, entre outros.

Depois

Em uma reunião eficaz, todos saem sabendo exatamente o que foi decidido e quais são os próximos passos. Na dúvida, pergunte, questione e não se esqueça de deixar o espaço aberto para sugestões que possam melhorar o andamento dos próximos encontros.

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