Gestão financeira escolar: o que é e como fazer na sua escola?

A gestão financeira escolar envolve do suporte monetário da instituição de ensino ao controle do seu fluxo de caixa, e merece atenção redobrada dos gestores.

Um dos pilares mais importantes para o funcionamento de uma escola é a gestão financeira escolar. É ela que dá suporte monetário e burocrático ao dia a dia educacional, e ajuda a garantir que a escola mantenha suas atividades com qualidade e organização.

Para tudo isso, ela envolve muito mais do que simplesmente estruturar a cobrança de mensalidades e os pagamentos a fornecedores e colaboradores. Ter um bom financeiro escolar também envolve organização burocrática, eficiência no controle do fluxo de caixa, acompanhamento de relatórios e muito mais.

Preparamos este texto para te ajudar a entender essas demandas e a importância delas para o sucesso de sua escola — além de oferecer dicas para fazê-la de maneira eficiente. Continue lendo e entenda:

O que é gestão financeira escolar?

Uma escola realmente eficiente — que oferece um estudo de qualidade, ao mesmo tempo em que mantém sua própria funcionalidade e lucratividade — é feita de vários fatores. Todos esses elementos circulam em torno dos três principais pilares da gestão:

• A organização pedagógica, que diz respeito, diretamente ou indiretamente, ao aprendizado dos alunos. Envolve também treinamento de professores, organização de metodologias, etc.
• As ações administrativas, que cuidam dos profissionais e dos processos da escola, para manter sua organização.
• A gestão financeira escolar, para dar suporte e garantir que a escola mantenha suas atividades de forma segura e lucrativa.

Neste texto, vamos falar diretamente da gestão financeira. Afinal, apesar de sua missão nobre de ensinar e preparar as crianças para o mundo, a escola também tem o funcionamento semelhante ao de uma empresa. 

Ela tem contas a pagar, investimentos a fazer, colaboradores a recompensar — e precisa gerar lucros. Tudo para que a gestão da escola funcione como deve.

🔎Leia mais: O sucesso da gestão escolar depende de você: saiba como potencializar a escola.

É aí que entra a gestão financeira da escola. Ela envolve:

• Controle do fluxo de caixa
• Recebimento de mensalidades
• Controle da inadimplência
• Pagamento de professores e demais funcionários
• Planejamento financeiro para o futuro de sua escola 
• Imposto de renda e contabilidade escolar
• Entre outros

Dessa forma, podemos dizer que a gestão financeira escolar é o que reúne todos os procedimentos que envolvem dinheiro na sua instituição. 

Além disso, a gestão financeira também influencia os demais setores da sua gestão escolar e deve estar em plena sintonia com eles — principalmente com o seu Projeto Político Pedagógico (PPP).

Isso porque o PPP define os rumos da instituição de ensino. Então sua gestão deve garantir que as finanças permitam que esse plano seja realizado de forma ideal. Continue a leitura para entender melhor:

Por que as finanças são tão importantes em escolas?

A gestão educacional envolve várias movimentações financeiras, como pagamento de professores e funcionários, o investimento em melhorias, reparos nas estruturas e materiais pedagógicos, a compra de novos materiais e equipamentos etc. Além disso, é preciso levar em conta a necessidade de que a instituição de ensino seja rentável. 

É para isso que existe a gestão financeira da escola. Ao organizar os processos, ela garante que tudo isso seja feito de forma positiva e organizada.

Um bom financeiro escolar permite, ainda:

• Reduzir gastos 
• Fazer o controle de mensalidades escolares
• Aumentar a eficiência da gestão
• Diminuir o tempo perdido com burocracia
• Preparar uma reserva financeira

Tanto a reserva quanto a gestão mais eficiente se mostram ainda mais essenciais em tempos de crises ou dificuldades — algo que a pandemia do coronavírus deixou evidente. Ficou muito claro que escolas que já possuíam uma boa gestão financeira conseguiram lidar melhor com o problema. 

Essa é só mais uma prova da importância desse trabalho para garantir a sobrevivência financeira na sua escola.

Gestão financeira nas escolas de idiomas

Em centros de ensino de idiomas, ter eficiência na gestão financeira escolar se torna ainda mais importante. 

Isso porque — além de todas as razões que já indicamos — esse segmento da educação enfrenta números maiores de inadimplência. Nesse cenário, um trabalho realmente direcionado para o controle de mensalidades escolares passa a ser indispensável.

Como controlar as finanças na gestão educacional?

Como vimos, a gestão financeira da escolar reúne todos os processos que envolvem dinheiro na escola. Portanto, há muitos elementos para acompanhar e ações que podem ser aprimoradas para melhorar seus resultados.

Com isso em mente, separamos algumas dicas essenciais para otimizar esses processos, deixar sua gestão ainda mais eficiente e melhorar a rentabilidade de sua escola. Confira:

1. Conte com um bom planejamento financeiro escolar

O primeiro passo para o sucesso da sua gestão financeira é ter um planejamento do financeiro escolar. Sem esse tipo de organização, sua gestão será uma bagunça, que não sabe para onde vai.

Para comparar, pense em uma viagem de férias. Antes mesmo de pegar a estrada, você faz um planejamento: para onde você vai? Quanto pode gastar? Qual hotel vai ficar? 

Quanto mais detalhado for seu planejamento, menos imprevistos você vai enfrentar. Assim, você não vai perder tempo resolvendo problemas de última hora e sua viagem tem tudo para ser muito mais prazerosa.

O planejamento da gestão financeira também funciona de maneira semelhante. Se você planejar de forma detalhada e com profissionalismo, evitará imprevistos — e mesmo que algum imprevisto surja, o seu planejamento estará pronto para lidar com ele.

O melhor momento para isso é no início do ano. Sua administração escolar pode aproveitar o momento de planejamento do novo ano letivo e unir a elaboração pedagógica com a financeira, já que as duas precisam andar juntas.

No entanto, o planejamento financeiro deve ser flexível e passar por adaptações no decorrer do ano, a fim de acompanhar a realidade econômica de sua escola.

Como planejar a gestão escolar financeira?

Confira uma lista com dicas para que tornar planejamento realmente efetivo e facilitar a organização dessa etapa tão importante da gestão financeira da escola:

a. Organizar os recursos da gestão financeira na escola

Para começar, faça um levantamento das finanças da escola, para ter uma noção clara do valor, em dinheiro, que sua gestão tem em reserva. 

Neste mesmo momento, detalhe quanto desse total já está comprometido para pagar contas, quanto está disponível para investimentos e quanto deve ficar guardado para lidar com emergências.

b. Identificar fontes de renda

O segundo passo é organizar todas as entradas de dinheiro da escola, começando, obviamente, pelas mensalidades. 

Praticamente todas as escolas têm na mensalidade sua principal fonte de renda, e ela ainda tem o benefício de ser razoavelmente previsível (considerando, claro, os desafios da inadimplência).

🔎 Leia mais: Como acertar na precificação da mensalidade escolar?

Neste ponto, então, detalhe tudo o que sua escola espera receber de mensalidades, e faça uma previsão também de outros recursos, como eventos, venda de material e de lanches, vendas de ativos, fundos de investimentos, etc.

c. Prever impactos da inadimplência

Quase toda escola sofre com algum volume de atraso nas mensalidades — a não ser que conte com algum sistema como o programa de mensalidade garantida do Sponte.

Essa inadimplência prejudica o planejamento — afinal, fica difícil saber quanto dinheiro deve entrar em cada mês. 

Para lidar com esse problema, verifique seus relatórios do último período letivo e faça uma estimativa do nível de inadimplência que sua escola vai ter que enfrentar nos próximos meses.

d. Documentar e prever gastos

Na sequência, é necessário fazer uma previsão dos gastos, sejam eles fixos (salários, aluguéis, limpeza etc.) ou variáveis (contas de água e energia, compra de materiais etc).

e. Estabelecer metas para sua gestão escolar financeira

Com uma noção das entradas e saídas dos próximos meses, é hora de estabelecer objetivos para sua gestão financeira. 

Essas metas podem envolver desde aumentar a rentabilidade da escola por meio de mais matrículas até reunir dinheiro para investimentos grandes de infraestrutura, como uma ampliação do número de salas de aula.

f. Acompanhar diariamente

Por fim, o planejamento não pode ser algo imutável. Pelo contrário: ele deve ser revisto periodicamente a partir do acompanhamento diário do fluxo de caixa da escola.

2. Tenha informações e relatórios precisos

Uma das grandes mensagens passadas por boas escolas é que “conhecimento é poder”. Isso também é realidade na sua gestão financeira.

Ao conhecer bem a sua escola, acompanhar seus resultados e saber se há rentabilidade verdadeira, você consegue organizar uma gestão com eficiência.

Para isso, o essencial é contar com relatórios precisos que mostrem gastos, rendas, fluxo de caixa e outras transações. O relatório DRE (Demonstração de Resultados), por exemplo, é um dos mais importantes para a sua gestão.

Para conseguir relatórios precisos e diários, o ideal é contar com um bom sistema de gestão escolar, como o Sponte.

Com ele, você consegue desenvolver relatórios financeiros em tempo real, realmente detalhados, apresentando importantes informações sobre a escola. 

Assim, o gestor ou profissional responsável consegue identificar fatores que precisam ser analisados e acompanhar:

• Se todas as contas estão em dia
• Se as margens de lucro e os gastos estão em equilíbrio
• Se os valores entrando no caixa estão de acordo com o previsto
• Etc.

Analisar esses relatórios financeiros facilita também na tomada de decisões essenciais a uma gestão eficiente, como oportunidades de investimento ou a necessidade de ações para captação de recursos.

O fluxo de caixa na gestão escolar financeira

Um dos relatórios mais importantes para o dia a dia educacional é o fluxo de caixa. Ele deve ser monitorado diariamente e serve como o primeiro sinal se algo não estiver correndo de maneira correta em sua gestão.

Ele pode ser feito de diferentes maneiras, como cadernos caixa, planilhas de movimentação financeira ou — a opção mais eficiente — sistemas de gestão que oferecem controle de fluxo de caixa automatizado.

🔎 Leia mais: O que é fluxo de caixa escolar e como controlar sua gestão financeira?

3. Reduza custos da sua gestão educacional

Essa dica pode parecer óbvia, afinal, o simples fato de reduzir custos, automaticamente, deve aumentar a renda, não é? 

No entanto, isso não é assim tão simples. Muitos dos custos da escola são essenciais para que sua gestão educacional e pedagógica continue a funcionar.

E esse é mais um motivo para contar com bons relatórios. A partir dessas informações, você pode saber melhor o que são gastos desnecessários e o que são custos essenciais para a boa gestão.

Mas já podemos indicar alguns dos gastos que sua escola pode diminuir:

Conta de água: 

Por meio de um consumo consciente, é possível reduzir muito o gasto de água na escola. 

Isso envolve campanhas de conscientização dos alunos e pode requerer a instalação de torneiras automáticas e descargas com caixa acoplada, o que causa um impacto positivo para além do financeiro, mas também ambiental.

Conta de energia: 

Aqui também é importante a conscientização dos alunos, mas é possível ir mais longe, com opções como ter toda a iluminação feita por lâmpadas de LED, aproveitar mais a luz natural do dia e até investir em painéis de energia solar.

Papel:

O gasto com papel é muito grande em uma escola, não é? Isso sem contar o espaço desperdiçado para armazená-lo. 

Para reduzir esse custo, o melhor caminho é contar com um software de gestão escolar que digitalize tudo, acabando com a papelada desnecessária.

4. Combata a inadimplência

A inadimplência pode ser um problema muito sério para sua gestão financeira, afinal, o valor das mensalidades é sua principal fonte de renda, não é mesmo?

Para lidar com isso, você precisa ter uma equipe preparada, uma boa organização e, o principal, boas ferramentas digitais.

Com um bom sistema de gestão escolar, é possível ter um controle realmente preciso das contas de seus alunos e até prever possíveis casos de inadimplência.

Além disso, você consegue automatizar o recebimento por meio da cobrança recorrente via cartão de crédito. 

🔎 Leia mais: Diminua a inadimplência com métodos de cobrança eficientes.