Imposto de renda para escolas: como lidar com a contabilidade escolar?

Para lidar com a gestão tributária para escolas, é preciso ter organização financeira e uma boa contabilidade escolar.

Assim como qualquer outro tipo de empresa, instituições de ensino particulares precisam estar adequadas às demandas tributárias para pessoas jurídicas. E isso envolve ações como a contabilidade escolar, a emissão de notas fiscais e o pagamento do imposto de renda para escolas.

De fato, a legislação tributária para escolas — assim como para outras empresas — pode ser bastante complexa. Por isso, neste texto, vamos falar um pouco das obrigações acessórias da gestão financeira escolar e dar uma explicação sobre o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).

Confira:

Quais obrigações acessórias a gestão deve cumprir para atender à legislação tributária para escolas?

Um passo importante para pagar o IRPJ corretamente e atender às demandas da legislação tributária para escolas é atender às obrigações acessórias. 

Na prática, elas são os procedimentos burocráticos, deveres e documentações que sua equipe deve realizar para que o pagamento do imposto de renda ocorra de maneira correta.

Alguns dos principais exemplos são: emissão de notas fiscais para todos os seus alunos, registro detalhado das transações da escola, lançamento dos pagamentos dos professores e colaboradores, informações sobre a movimentação de estoques, escrituração contábil, etc.

🔎 Leia mais: Legislação educacional: entenda as principais leis da educação.

Essas ações, à primeira vista, não têm uma relação direta com o pagamento do imposto de renda para escolas. No entanto, elas são usadas pela Receita Federal para fiscalizar se o pagamento está correto e se sua gestão financeira escolar está em dia.

O não cumprimento das obrigações pode levar a uma investigação da Receita Federal, pode gerar multas e, em casos extremos, pode até fazer com que a escola seja indiciada por crime tributário.

Como escolher o regime tributário ideal para sua contabilidade escolar?

Outro ponto importante que sua gestão precisa resolver antes de pagar o imposto de renda para escolas é a definição do regime tributário em que ela vai trabalhar. 

Esse regime é que vai definir como sua instituição será taxada. Confira quais são as opções e veja qual é a mais indicada para escolas pequenas e recém-abertas:

Simples Nacional

O regime do Simples Nacional tende a ser a melhor opção para escolas menores. Isso porque ele tem algumas facilidades importantes, mas só está disponível dentro de uma faixa determinada de receita.

Para escolas que funcionam como microempresas, o Simples Nacional só pode ser utilizado se a receita anual for igual ou inferior a R$ 360 mil. Já para empresas de pequeno porte, o faturamento pode estar entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões.

Os benefícios dessa modalidade tributária são a acessibilidade e a redução da burocracia. Isso porque ela reúne todos os tributos necessários — incluindo o IRPJ — em uma única guia, chamada de Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

A carga tributária também é reduzida. O valor a ser pago varia de acordo com o faturamento da escola. Como uma empresa prestadora de serviço, a alíquota pode ir de 0,16% até 6,12%.

Lucro Presumido

Esta modalidade tributária abraça empresas que faturam até R$ 78 milhões anualmente. Assim, é mais adequada para escolas de porte médio ou maior.

Sua complexidade é moderada — ela não consegue ser tão acessível quanto o Simples Nacional, mas é menos complexa do que o Lucro Real.

Para isso, ela simplifica a determinação e a quitação do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), montando o cálculo a partir do lucro presumido da empresa.

Lucro Real

A terceira opção tributária é o Lucro Real: a modalidade obrigatória para escolas que tem um faturamento anual acima dos R$ 78 milhões. 

O cálculo do imposto, nesse caso, é feito sobre o lucro realmente apurado — o que tende a ser mais trabalhoso. Por outro lado, se a escola for capaz de comprovar várias despesas com potencial dedutível, ela pode ter grandes descontos em sua carga tributária.

Quais são os principais desafios do imposto de renda para escolas pequenas ou recém-abertas

Como acabamos de ver, a legislação tributária para escolas não é tão simples, e esse pode ser um problema maior para escolas pequenas ou recém-abertas. 

Afinal, a maioria dessas instituições de ensino ainda não tem uma estrutura completa para fazer sua própria contabilidade escolar — tampouco conta com contadores contratados para ajudar nesse processo.

Sem falar que empreendimentos novos muitas vezes ainda não têm a experiência para fazer uma gestão financeira adequada, que resolva as demandas e registre as movimentações monetárias.

🔎 Leia mais: Como abrir uma escola? Confira neste passo a passo.

Dessa forma, o maior desafio para escolas mais novas é realizar as obrigações acessórias e organizar suas finanças, de modo a garantir o pagamento correto do imposto de renda.

Nesse caso, pode ser interessante contratar um contador para a escola, ou mesmo contar com a assistência de um escritório de contabilidade. 

Dificuldades para escolas já estabelecidas e estruturadas

Vale lembrar que o desafio da desorganização financeira não é exclusividade das escolas pequenas ou recém-abertas. Mesmo instituições já bem estruturadas acabam enfrentando dificuldades — principalmente quando deixam a contabilidade escolar para a última hora.

Esse é um problema comum, que pode prejudicar profundamente os resultados da instituição de ensino.

Ou seja: ter uma gestão financeira escolar moderna, organizada e efetiva é essencial, seja qual for o porte ou o histórico de sua instituição de ensino.

🔎 Leia mais: Gestão financeira escolar: tudo o que você precisa saber para controlar suas finanças.

Quais são os benefícios fiscais para escolas?

Nem tudo são desafios e dificuldades na contabilidade escolar. Pelo fato de trabalhar com a educação, as instituições de ensino recebem benefícios fiscais e incentivos governamentais, na forma de isenção de impostos, por exemplo.

Essa isenção é concedida às escolas pelo governo federal, e permite a redução — ou até eliminação — de alguns tributos. Alguns exemplos são o PIS, o ISS, a COFINS e o próprio imposto de renda para escolas. 

No entanto, para ter acesso ao benefício, é preciso se adequar a alguns critérios estabelecidos pela legislação, que envolvem o faturamento da escola, sua natureza jurídica e o regime tributário no qual ela trabalha.

Para avaliar se sua instituição pode aproveitar esses benefícios, busque a orientação de um contador especializado na legislação tributária para escolas. 

Como declarar o imposto de renda e se adequar à legislação tributária para escolas

O processo de declaração do imposto de renda para escolas pode parecer complexo. Mas, se as obrigações acessórias estiverem em dia, ele fica bem menos assustador. 

Com os registros financeiros da escola em mãos, sua equipe deve acessar a página do Programa Gerador de Declaração (PGD), no site da Receita Federal. Lá, o próprio sistema apresentará espaços a serem preenchidos como dados como: CNPJ da escola, lucro do período, despesas que podem ser deduzidas, entre outras informações.

• Um exemplo de despesa dedutível é o investimento da escola em formação continuada, que pode se transformar em um desconto no seu IRPJ.

Esse registro das informações deve ser feito com cuidado e atenção, para evitar erros, multas e outros problemas com a Receita Federal.

A partir dessa declaração e do faturamento da escola, o sistema vai calcular a alíquota de pagamento e definir o valor de imposto de renda a ser pago.

Como facilitar a declaração do imposto de renda para escolas?

É claro que não é tão simples preencher essa declaração. Afinal, ela envolve toda a gestão tributária e financeira da escola. Por isso, organizamos aqui algumas dicas para te ajudar nesse processo. Confira:

Faça um planejamento tributário

O primeiro passo é planejar seus tributos, identificando os impostos que são devidos e as despesas que podem ser deduzidas, além de organizar a forma de registrar essas informações e otimizar os pagamentos.

Durante o planejamento, também é importante definir o regime tributário, como já mencionamos acima, e pesquisar os benefícios fiscais para escolas a que a sua instituição possa ter direito.

Organize sua gestão financeira escolar previamente

Este é o passo que envolve todas as obrigações acessórias — mas não apenas elas. 

Para ter eficiência no pagamento do imposto de renda para escolas, sua gestão financeira escolar precisa estar em dia, com organização clara de todo o fluxo de caixa, além de previsão de receitas e despesas futuras.

• Confira nosso kit do planejamento financeiro para escolas:

Conte com um contador especializado em atender a legislação tributária para escolas

Uma dica importante: toda escola deve contar com um profissional capacitado para declarar o imposto de renda. Isso vai evitar erros, ajudar sua gestão a identificar despesas dedutíveis e até reduzir o risco de um pagamento excessivo de impostos.

Mas isso não significa que você é obrigado a contratar um contador para sua instituição. Uma opção mais acessível é contar com o apoio de um escritório de contabilidade especializado na legislação tributária para escolas. Assim, você pode terceirizar esse trabalho.

Use um software de gestão escolar

A dica final tem a ver com a eficiência e organização de sua gestão financeira escolar. É muito mais fácil para um contador, ou mesmo para a sua equipe, fazer a declaração do imposto se os dados estiverem organizados e disponíveis.

E isso é praticamente impossível se a escola ainda depende de registros em papéis ou planilhas. 

Você precisa de um software de gestão escolar que otimize todos os processos da gestão financeira, com relatórios confiáveis, fluxo de caixa em tempo real e até homologação fiscal, com emissão automatizada das notas fiscais.

É o caso do sistema de gestão escolar Sponte, que oferece tudo isso e mais! Temos até a opção de emitir o demonstrativo de imposto de renda para pais e responsáveis que precisem comprovar a despesa com mensalidades em seu próprio imposto de renda.

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