4 medidas para manter a secretaria em ordem.  

Confira dicas de como manter a secretaria de sua instituição de ensino sempre organizada e não se perder em papelada do dia a dia

Por Sponte em 15 de outubro de 2015.

A primeira impressão é a que fica, não é mesmo? Pode ser que sim, pode ser que nem tanto mas, por via das dúvidas, é melhor garantir que um primeiro contato, profissional ou pessoal, seja o melhor possível.

Vejamos o exemplo de uma escola. A secretaria é geralmente o primeiro ambiente visitado pelo público externo, e dela já é possível ter algumas impressões sobre a organização no restante da instituição. Como anda a organização da sua? Muito papel pelos cantos? Os equipamentos são adequados ao trabalho? Pais, alunos e prospects estão sendo bem atendidos?

Se você ainda não reparou nisso, pode ter certeza que alguém reparou, e foi embora com uma opinião. A seguir, conheça algumas medidas que podem ajudar a melhorar o trabalho e a organização da secretaria.

Rotina é tudo

Pelo menos quando o assunto é organização, rotina é tudo. Os funcionários da secretaria precisam ser estimulados a ter uma cultura de organização, uma rotina de hábitos como, por exemplo, guardar e arquivar documentos logo após serem consultados.

O mesmo vale para equipamentos, desde canetas a telefones sem fio. Dica: o lugar de papel sem serventia é no lixo, e ele deve ir para lá o mais rápido possível.

Mural atualizado sempre!

Imagine a cena: é dezembro e no mural ainda estão as mensagens da semana da pátria. Parece detalhe, mas isso denota desorganização. O responsável pelo mural, ou murais, deve verificá-los periodicamente para evitar esse tipo de coisa. Além disso, o conteúdo disponível nele deve ser de fato útil, como recados, listas e outras informações. Na dúvida, é melhor deixar em branco ou com uma mensagem atemporal.

Arquivo

Os arquivos da secretaria devem estar organizados de modo que facilitem o acesso aos documentos. Isso facilita o trabalho de quem precisa manuseá-los e ajuda a reduzir o tempo de espera de quem precisa, por exemplo, ter acesso a um histórico escolar. É bom lembrar que atendimento ágil é muito bem visto.

Tecnologia

A tecnologia está aí, disponível para auxiliar nas tarefas rotineiras da secretaria. Mesmo que exija um pouco de investimento, procure manter equipamentos como impressoras, telefones e computadores sempre atualizados e com a manutenção em dia. Isso garante a qualidade do serviço e evita demora na hora de resolver algum problema. Digitalizar processos também contribui muito para a organização da secretaria e um bom software de gestão, como o Sponte, é com certeza uma boa alternativa.

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