A gestão financeira escolar envolve do suporte monetário da instituição de ensino ao controle do seu fluxo de caixa, e merece atenção redobrada dos gestores.
Um dos pilares mais importantes para o funcionamento de uma escola é a gestão financeira escolar. É ela que dá suporte monetário e burocrático ao dia a dia educacional, e ajuda a garantir que a escola mantenha suas atividades com qualidade e organização.
Para tudo isso, ela envolve muito mais do que simplesmente estruturar a cobrança de mensalidades e os pagamentos a fornecedores e colaboradores. Ter um bom financeiro escolar também envolve organização burocrática, eficiência no controle do fluxo de caixa, acompanhamento de relatórios e muito mais.
Preparamos este texto para te ajudar a entender essas demandas e a importância delas para o sucesso de sua escola — além de oferecer dicas para fazê-la de maneira eficiente. Continue lendo e entenda:
Uma escola realmente eficiente — que oferece um estudo de qualidade, ao mesmo tempo em que mantém sua própria funcionalidade e lucratividade — é feita de vários fatores. Todos esses elementos circulam em torno dos três principais pilares da gestão:
Neste texto, vamos falar diretamente da gestão financeira. Afinal, apesar de sua missão nobre de ensinar e preparar as crianças para o mundo, a escola também tem o funcionamento semelhante ao de uma empresa.
Ela tem contas a pagar, investimentos a fazer, colaboradores a recompensar — e precisa gerar lucros. Tudo para que a gestão da escola funcione como deve.
🔎Leia mais: O sucesso da gestão escolar depende de você: saiba como potencializar a escola.
É aí que entra a gestão financeira da escola. Ela envolve:
Dessa forma, podemos dizer que a gestão financeira escolar é o que reúne todos os procedimentos que envolvem dinheiro na sua instituição.
Além disso, a gestão financeira também influencia os demais setores da sua gestão escolar e deve estar em plena sintonia com eles — principalmente com o seu Projeto Político Pedagógico (PPP).
Isso porque o PPP define os rumos da instituição de ensino. Então sua gestão deve garantir que as finanças permitam que esse plano seja realizado de forma ideal. Continue a leitura para entender melhor:
A gestão educacional envolve várias movimentações financeiras, como pagamento de professores e funcionários, o investimento em melhorias, reparos nas estruturas e materiais pedagógicos, a compra de novos materiais e equipamentos etc. Além disso, é preciso levar em conta a necessidade de que a instituição de ensino seja rentável.
É para isso que existe a gestão financeira da escola. Ao organizar os processos, ela garante que tudo isso seja feito de forma positiva e organizada.
Um bom financeiro escolar permite, ainda:
Tanto a reserva quanto a gestão mais eficiente se mostram ainda mais essenciais em tempos de crises ou dificuldades — algo que a pandemia do coronavírus deixou evidente. Ficou muito claro que escolas que já possuíam uma boa gestão financeira conseguiram lidar melhor com o problema.
Essa é só mais uma prova da importância desse trabalho para garantir a sobrevivência financeira na sua escola.
Em centros de ensino de idiomas, ter eficiência na gestão financeira escolar se torna ainda mais importante.
Isso porque — além de todas as razões que já indicamos — esse segmento da educação enfrenta números maiores de inadimplência. Nesse cenário, um trabalho realmente direcionado para o controle de mensalidades escolares passa a ser indispensável.
Como vimos, a gestão financeira da escolar reúne todos os processos que envolvem dinheiro na escola. Portanto, há muitos elementos para acompanhar e ações que podem ser aprimoradas para melhorar seus resultados.
Com isso em mente, separamos algumas dicas essenciais para otimizar esses processos, deixar sua gestão ainda mais eficiente e melhorar a rentabilidade de sua escola. Confira:
O primeiro passo para o sucesso da sua gestão financeira é ter um planejamento do financeiro escolar. Sem esse tipo de organização, sua gestão será uma bagunça, que não sabe para onde vai.
Para comparar, pense em uma viagem de férias. Antes mesmo de pegar a estrada, você faz um planejamento: para onde você vai? Quanto pode gastar? Qual hotel vai ficar?
Quanto mais detalhado for seu planejamento, menos imprevistos você vai enfrentar. Assim, você não vai perder tempo resolvendo problemas de última hora e sua viagem tem tudo para ser muito mais prazerosa.
O planejamento da gestão financeira também funciona de maneira semelhante. Se você planejar de forma detalhada e com profissionalismo, evitará imprevistos — e mesmo que algum imprevisto surja, o seu planejamento estará pronto para lidar com ele.
O melhor momento para isso é no início do ano. Sua administração escolar pode aproveitar o momento de planejamento do novo ano letivo e unir a elaboração pedagógica com a financeira, já que as duas precisam andar juntas.
No entanto, o planejamento financeiro deve ser flexível e passar por adaptações no decorrer do ano, a fim de acompanhar a realidade econômica de sua escola.
Confira uma lista com dicas para que tornar planejamento realmente efetivo e facilitar a organização dessa etapa tão importante da gestão financeira da escola:
Para começar, faça um levantamento das finanças da escola, para ter uma noção clara do valor, em dinheiro, que sua gestão tem em reserva.
Neste mesmo momento, detalhe quanto desse total já está comprometido para pagar contas, quanto está disponível para investimentos e quanto deve ficar guardado para lidar com emergências.
O segundo passo é organizar todas as entradas de dinheiro da escola, começando, obviamente, pelas mensalidades.
Praticamente todas as escolas têm na mensalidade sua principal fonte de renda, e ela ainda tem o benefício de ser razoavelmente previsível (considerando, claro, os desafios da inadimplência).
🔎 Leia mais: Como acertar na precificação da mensalidade escolar?
Neste ponto, então, detalhe tudo o que sua escola espera receber de mensalidades, e faça uma previsão também de outros recursos, como eventos, venda de material e de lanches, vendas de ativos, fundos de investimentos, etc.
Quase toda escola sofre com algum volume de atraso nas mensalidades — a não ser que conte com algum sistema como o programa de mensalidade garantida do Sponte.
Essa inadimplência prejudica o planejamento — afinal, fica difícil saber quanto dinheiro deve entrar em cada mês.
Para lidar com esse problema, verifique seus relatórios do último período letivo e faça uma estimativa do nível de inadimplência que sua escola vai ter que enfrentar nos próximos meses.
Na sequência, é necessário fazer uma previsão dos gastos, sejam eles fixos (salários, aluguéis, limpeza etc.) ou variáveis (contas de água e energia, compra de materiais etc).
Com uma noção das entradas e saídas dos próximos meses, é hora de estabelecer objetivos para sua gestão financeira.
Essas metas podem envolver desde aumentar a rentabilidade da escola por meio de mais matrículas até reunir dinheiro para investimentos grandes de infraestrutura, como uma ampliação do número de salas de aula.
Por fim, o planejamento não pode ser algo imutável. Pelo contrário: ele deve ser revisto periodicamente a partir do acompanhamento diário do fluxo de caixa da escola.
Uma das grandes mensagens passadas por boas escolas é que “conhecimento é poder”. Isso também é realidade na sua gestão financeira.
Ao conhecer bem a sua escola, acompanhar seus resultados e saber se há rentabilidade verdadeira, você consegue organizar uma gestão com eficiência.
Para isso, o essencial é contar com relatórios precisos que mostrem gastos, rendas, fluxo de caixa e outras transações. O relatório DRE (Demonstração de Resultados), por exemplo, é um dos mais importantes para a sua gestão.
Para conseguir relatórios precisos e diários, o ideal é contar com um bom sistema de gestão escolar, como o Sponte.
Com ele, você consegue desenvolver relatórios financeiros em tempo real, realmente detalhados, apresentando importantes informações sobre a escola.
Assim, o gestor ou profissional responsável consegue identificar fatores que precisam ser analisados e acompanhar:
Analisar esses relatórios financeiros facilita também na tomada de decisões essenciais a uma gestão eficiente, como oportunidades de investimento ou a necessidade de ações para captação de recursos.
Um dos relatórios mais importantes para o dia a dia educacional é o fluxo de caixa. Ele deve ser monitorado diariamente e serve como o primeiro sinal se algo não estiver correndo de maneira correta em sua gestão.
Ele pode ser feito de diferentes maneiras, como cadernos caixa, planilhas de movimentação financeira ou — a opção mais eficiente — sistemas de gestão que oferecem controle de fluxo de caixa automatizado.
🔎 Leia mais: O que é fluxo de caixa escolar e como controlar sua gestão financeira?
Essa dica pode parecer óbvia, afinal, o simples fato de reduzir custos, automaticamente, deve aumentar a renda, não é?
No entanto, isso não é assim tão simples. Muitos dos custos da escola são essenciais para que sua gestão educacional e pedagógica continue a funcionar.
E esse é mais um motivo para contar com bons relatórios. A partir dessas informações, você pode saber melhor o que são gastos desnecessários e o que são custos essenciais para a boa gestão.
Mas já podemos indicar alguns dos gastos que sua escola pode diminuir:
Por meio de um consumo consciente, é possível reduzir muito o gasto de água na escola.
Isso envolve campanhas de conscientização dos alunos e pode requerer a instalação de torneiras automáticas e descargas com caixa acoplada, o que causa um impacto positivo para além do financeiro, mas também ambiental.
Aqui também é importante a conscientização dos alunos, mas é possível ir mais longe, com opções como ter toda a iluminação feita por lâmpadas de LED, aproveitar mais a luz natural do dia e até investir em painéis de energia solar.
O gasto com papel é muito grande em uma escola, não é? Isso sem contar o espaço desperdiçado para armazená-lo.
Para reduzir esse custo, o melhor caminho é contar com um software de gestão escolar que digitalize tudo, acabando com a papelada desnecessária.
A inadimplência pode ser um problema muito sério para sua gestão financeira, afinal, o valor das mensalidades é sua principal fonte de renda, não é mesmo?
Para lidar com isso, você precisa ter uma equipe preparada, uma boa organização e, o principal, boas ferramentas digitais.
Com um bom sistema de gestão escolar, é possível ter um controle realmente preciso das contas de seus alunos e até prever possíveis casos de inadimplência.
Além disso, você consegue automatizar o recebimento por meio da cobrança recorrente via cartão de crédito.
🔎 Leia mais: Diminua a inadimplência com métodos de cobrança eficientes.
Outra opção que já mencionamos é o programa de mensalidade garantida do Sponte, que proporciona zero inadimplência, com uma receita mensal previsível e o pagamento pleno das mensalidades de seus estudantes.
Sem levar em conta os conteúdos que serão lecionados e a infraestrutura necessária, não há como ter uma boa gestão financeira.
🔎 Leia mais: O planejamento pedagógico e sua influência nas escolas.
Por isso é importante avaliar os aspectos pedagógicos. Algumas disciplinas exigem aulas mais práticas, com mais materiais, o que torna o custo maior.
Além disso, pode ser que em algumas situações você precise de profissionais mais qualificados e experientes, que — consequentemente — têm um salário mais elevado.
Por fim, é importante sempre vincular o planejamento pedagógico à gestão financeira, porque só dessa forma você terá um controle maior de todos os processos.
O ramo educacional passa por sazonalidades quando o assunto é quantidade de matrículas e perda de alunos.
O coronavírus novamente entra como um exemplo aqui. Durante o período inicial da pandemia, incontáveis pais tiraram seus filhos das escolas privadas e os colocaram nas instituições públicas de ensino.
Além disso, quando o desemprego aumenta, o impacto também é direto no número de alunos matriculados. O mesmo vale para várias outras situações externas.
Por isso, dentro do planejamento financeiro estratégico, o gestor escolar deve considerar diferentes cenários que podem influenciar em resultados ruins para a escola. Tudo isso para que ele não seja pego de surpresa em uma crise.
Para manter a credibilidade da sua escola, é importante sempre ter transparência na prestação de contas. Busque sempre compartilhar com a comunidade escolar os demonstrativos de resultados, porque dessa forma você também cria um ambiente de confiança.
Você pode escolher a melhor forma de fazer isso com base no seu relacionamento com a comunidade escolar. Pode ser feito de modo informal, por meio de informativos em formato de jornal ou reuniões com alunos, pais, responsáveis, etc.
🔎 Leia mais: Saiba como melhorar o engajamento com a comunidade escolar.
Toda instituição de ensino privada funciona como uma Pessoa Jurídica, e deve lidar com obrigações com a Receita Federal.
A contabilidade é a responsável por várias facetas da sua gestão financeira escolar, como:
Por isso, vale a pena toda escola contar com um profissional capacitado nessa área. É claro, você é obrigado a contratar um contador para sua instituição, mas pode contar com o apoio de um escritório de contabilidade especializado no financeiro escolar, por exemplo.
🔎 Leia mais: Como funciona a contabilidade de uma escola?
Os dois pontos mais importantes nesse cenário são a definição do regime tributário em que sua escola será inserida, e a organização do imposto de renda. Entenda mais esses dois elementos:
O regime tributário é o que vai definir como sua instituição será taxada pelos impostos. Você pode escolher entre algumas opções, como:
Esta costuma ser a melhor opção para escolas de menor porte. Em casos de microempresas, ele pode ser utilizado se a receita anual for até R$ 360 mil. Para escolas registradas como de pequeno porte, o faturamento pode chegar a até R$ 4,8 milhões por ano.
Os pontos positivos são que esse regime é mais acessível e tem menos burocracia. Seus tributos são pagos em uma única guia e a carga tributária é reduzida, variando de acordo com o faturamento da escola.
Este regime é para empresas que faturam até R$ 78 milhões por ano e simplifica a determinação e a quitação do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) da escola.
O cálculo é feito em cima de um lucro presumido para a escola.
Este é o regime tributário para escolas que faturam mais de R$ 78 milhões ao ano. O cálculo é feito a partir do lucro que a escola realmente teve no período.
O processo de cálculo é mais trabalhoso, mas se a escola puder comprovar despesas com potencial dedutível, ela pode ter descontos consideráveis na carga tributária.
Toda escola privada deve declarar imposto de renda anualmente, mas o processo não é tão difícil se sua gestão financeira escolar estiver em dia.
Você precisa acessar a página do Programa Gerador de Declaração (PGD), no site da Receita Federal, e preencher informações como: CNPJ da escola, lucro do período, despesas que podem ser deduzidas, etc.
A partir dessa declaração, o sistema calcula o valor de imposto de renda a ser pago pela instituição.
🔎 Leia mais: Imposto de renda para escolas: como lidar com a contabilidade escolar?
Como você viu, um sistema de gestão escolar é essencial para muitas das ações de sua gestão financeira — principalmente se ele disponibiliza um controle financeiro escolar eficiente.
É o caso do sistema Sponte, um software que integra todas as áreas da sua escola e pode oferecer uma gestão completa. Por meio dele, você emite relatórios precisos, controla o fluxo de caixa e tem acesso às contas de seus alunos, podendo diminuir muito a inadimplência.
Como você viu, sua escola funciona como uma empresa, que deve ser pautada em resultados. Por isso, você vai precisar de métricas financeiras, que ajudem a medir seu sucesso econômico.
Veja alguns exemplos:
Custos e despesas
Você vai precisar identificar o que é custo fixo e variável, considerando as movimentações de sua escola. Determine o que não se modifica ao longo do tempo e o que é variável.
Rentabilidade e lucratividade
Sua escola precisa ter informações sobre o retorno de cada investimento. Por exemplo, as ações de marketing estão oferecendo resultados?
Você pode fazer um cálculo com base no lucro e no valor investido.
Ponto de Equilíbrio
Você já ouviu falar no PE? Sua escola precisa ter um valor mínimo determinado para captar, que seja suficiente para custear todas as operações. Essa métrica deve guiar suas estratégias para manter-se sempre com segurança financeira.
Custo de aquisição de clientes (CAC)
Este valor indica o investimento da escola para conquistar uma nova matrícula.
Para fazer o cálculo do CAC, considere os valores investidos em marketing e outros gastos de sua campanha de matrículas, e os divida pelo número de alunos conquistados.
Se o CAC estiver muito alto, é sinal de que suas práticas de captação de matrículas estão custando demais para a escola.
🔎 Leia mais: Tenha 3x mais matrículas com o sistema de gestão escolar Sponte.
Lifetime value (LTV)
Este é o “valor de tempo de vida”, uma métrica que indica quanto dinheiro cada aluno, em média, rende para sua instituição. O cálculo é simples: multiplique o valor da mensalidade pelo número de meses, em média, que os alunos ficam na escola.
LTV/CAC
Esta métrica usa as duas anteriores (LTV e CAC) para avaliar se o valor gerado por um aluno está compensando o dinheiro investido na captação de sua matrícula. É um ótimo medidor para ver se suas estratégias são lucrativas no longo prazo.
Taxa de inadimplência
Aqui voltamos à inadimplência: um dos maiores inimigos do financeiro escolar. Busque acompanhá-la de perto todo mês.
🔎 Leia mais: KPIs educacionais: quais são os principais indicadores para a gestão escolar?
Com essas dicas, você vai conseguir simplificar as operações financeiras, manter a transparência para com a comunidade escolar, gerenciar melhor os processos, ter análises detalhadas e muito mais.
Os gestores escolares que implementam essas dicas que citamos aqui têm conseguido tomar melhores decisões e realizar planejamentos financeiros estratégicos.
Principalmente se contarem com a tecnologia a seu favor. Um sistema de gestão escolar como o Sponte, com ferramentas claras de gestão financeira, pode fazer toda a diferença. O Sponte conta com:
Quer conhecer nosso sistema e ver como aproveitar de todos esses benefícios? Então acesse o site, entre em contato com nossa equipe e confira: