Secretária: profissional vital da sua organização

Por Sponte em 23 de junho de 2017.

Quando pensamos na rotina escolar, os primeiros profissionais que vem a nossa mente são os professores, gestores e diretores. Mas, sempre esquecemos de uma profissional importantíssima: a secretária. Você sabia que um dos requisitos para que uma instituição escolar possa funcionar é a contratação de uma secretária credenciada? A Sponte listou as principais competências e habilidades dessa profissional, que é vital na organização e gestão de sua instituição de ensino. Confira!

Liderar a secretaria

Como o próprio nome indica, esta profissional é responsável pela secretaria da escola. As demandas de uma secretaria são muitas, por isso, muitas instituições contratam profissionais para auxiliar a secretária. Nesses casos, é papel fundamental dessa profissional liderar a equipe administrativa e distribuir as funções entre seus auxiliares, explorando o talento individual de cada um e motivando sua equipe.

Além disso, é imprescindível que esta profissional conheça todos processos e demandas da instituição – como regimento interno e proposta pedagógica – para que ela seja capaz de auxiliar a equipe pedagógica, evitando problemas, corrigindo desvios e propondo soluções.

Organizar a papelada e garantir que tudo esteja funcionando

Outra atribuição muito importante da secretária é a documentação e escrituração escolar. É responsabilidade dessa profissional organizar e sistematizar toda a papelada – atualizando sempre os arquivos, preservando sempre a segurança dos dados, efetuando os registros dos alunos desde seu ingresso na instituição, entre outros. Além de conhecer e arquivar os dados, a secretária precisa saber trabalhar com eles. É importante que ela saiba analisar esses dados e tomar medidas, seja levando informações importantes para equipe pedagógica ou auxiliando um aluno ou ex-aluno.

A secretária precisa conhecer o regime escolar interno e externo e estar a par de leis relativas a educação, pois com esses conhecimentos ela conseguirá auxiliar no planejamento pedagógico e proporcionar uma gestão escolar eficiente.

Auxiliar nas estratégias pedagógicas

Quando a secretária desempenha bem as atividades mencionadas acima, ela consegue auxiliar nas estratégias pedagógicas, propondo soluções racionais – baseadas nas leis, no regimento escolar interno e externo e nos dados organizados e analisados. Assim, ela garante o bom funcionamento da escola e possibilita um excelente gerenciamento escolar.

Para realizar todas essas atividades, a secretária precisa ter algumas habilidades específicas – como iniciativa, dinamismo, liderança, responsabilidade, humanização, entre outros – além de qualificação específica: Em 2014 foi definido que para exercer a função de secretário escolar é necessário licenciatura plena em Pedagogia ou diploma do curso técnico em Secretaria Escolar ou pós-graduação lato sensu de 360 horas em universidades credenciadas.

Sponte é o Software de gestão educacional que auxilia e facilita o trabalho de sua secretária, conte sempre com a gente!

Sponte /