Uma escola moderna precisa de um certificado digital para assinaturas eletrônicas, otimização de documentos e simplificação do processo de matrículas.
O certificado digital para escolas é um passo importante para modernizar sua instituição de ensino. Ele dá uma identidade digital para pessoas físicas ou jurídicas e permite assinar documentos de forma totalmente online.
A assinatura com certificado digital abre o caminho para levar todos os seus documentos para o ambiente eletrônico. Dessa forma, eles não vão ocupar espaço, terão seu uso otimizado e poderão ser enviados para alunos, pais e responsáveis de forma muito mais rápida.
Ou seja: se você quer ter uma escola mais moderna, reduzindo o uso de papel e otimizando seus processos, você precisa contar com uma certificação digital.
Continue a leitura e entenda:
Na prática, o certificado digital é um documento eletrônico, criptografado, que permite que uma pessoa física ou jurídica autentifique sua própria identidade em ambientes digitais.
Ele é constituído e criptografado a partir dos princípios da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a segurança, o sigilo e a oficialidade dos processos.
Mais adiante neste texto, vamos discutir a fundo para que serve esse certificado. Mas aqui — para te ajudar a entender o que ele é — podemos adiantar que a certificação digital pode ser usada na escola para assinar documentos eletrônicos.
Essa assinatura com certificado digital tem validade jurídica, sendo adequada para documentos como notas fiscais e contratos de matrícula, por exemplo.
Por isso, ele é muito útil na gestão administrativa e na secretaria de uma escola, assim como na área financeira.
🔎 Leia mais: Gestão da secretaria escolar: o que é e como fazer.
Atualmente, há diferentes tipos de certificados digitais. Os principais são:
No caso de uma escola, o certificado NF-e pode até ser útil, mas a opção ideal é o e-CNPJ, ou mesmo o e-CNPJ PME, de acordo com o tamanho do seu empreendimento.
Isso porque essas alternativas também oferecem assinatura de notas fiscais eletrônicas, além de uma gama mais ampla de possibilidades, que envolve o acesso a sites, sistemas e serviços do governo, por exemplo.
No caso do e-CNPJ, há dois modelos de certificação digital entre os quais você pode escolher: A1 e A3.
Este certificado digital é entregue para sua escola no formato de um arquivo, que pode ser instalado em equipamentos digitais — especificamente computador, celular ou tablet.
A validade desse software é de 12 meses.
Esta é uma opção mais portátil: o certificado é instalado em um cartão, em um token (algo como um pen drive) ou mesmo disponibilizado online, na nuvem.
Mas, para sua utilização, é sempre necessário contar com um computador.
A validade, neste caso, é mais variável. Pode ser de um, dois ou três anos.
Um problema muito comum neste tópico é confundir certificado digital para escolas com o certificado escolar digital. Então, para não ter erro, vamos definir cada um deles agora:
Este é o tema do texto que você está lendo. Como vimos, é basicamente um registro digital que serve para identificar e autenticar sua escola em ambientes eletrônicos.
Este termo diz respeito a certificados digitais emitidos por escolas, como certificados de conclusão do ensino médio, certificado de curso, certificado de participação em algum evento, etc.
Já falamos brevemente sobre os usos da certificação digital em um ambiente escolar, mas agora vamos a fundo, para que você possa entender todo o potencial desse registro eletrônico. Confira:
Marcar presença no ambiente digital tem imensas vantagens para uma escola, mas apresenta também um desafio: como você pode garantir aos seus interlocutores e aos órgãos oficiais que você realmente representa a sua instituição de ensino?
Essa é a principal função do certificado digital: identificar a escola e autenticar essa identidade online.
A identificação da escola por meio do certificado digital permite que ela tenha acesso a portais importantes do governo e possa usar esses espaços para atender a obrigações fiscais, como o imposto de renda e a contabilidade escolar.
Assim, é possível atender a obrigações da legislação educacional sem precisar perder tempo com deslocamento até repartições públicas. Praticamente tudo pode ser feito online de forma segura, graças à certificação.
🔎 Leia mais: Legislação educacional: entenda as principais leis da educação.
Esta talvez seja a função mais importante para a sua escola. Com uma certificação digital alinhada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), os documentos assinados digitalmente pela instituição passam a ter validade jurídica.
Isso porque a ICP-Brasil garante autenticidade, validade, e integridade das assinaturas eletrônicas.
Assim, você pode emitir desde notas fiscais até contratos de matrícula, de maneira otimizada, segura e totalmente digital — com o mesmo valor legal de documentos físicos, assinados à mão.
🔎 Leia mais: Assinatura eletrônica do sistema Sponte: passo a passo para transformar a gestão escolar.
O uso da assinatura digital para os documentos escolares também ajuda na captação e retenção de alunos. Afinal, você pode realizar matrículas e rematrículas de maneira digital.
Digitalizar o contrato de matrícula na sua escola ajuda a otimizar o trabalho da secretaria, reduz a perda de tempo, elimina a necessidade de armazenar documentos físicos e melhora a experiência de alunos, pais e responsáveis, que não precisam se deslocar até a escola para esse processo.
Para isso, no entanto, também é necessário contar com uma ferramenta de matrículas online, como a disponibilizada pelo sistema de gestão escolar Sponte.
🔎 Leia mais: Matrículas Online Sponte: mais alunos para sua escola!
Da mesma forma que ocorre com as matrículas, graças ao certificado digital, você pode ter todos os seus documentos escolares armazenados eletronicamente, com segurança, eficiência e validade jurídica.
Isso otimiza uma das mais importantes tarefas da gestão administrativa escolar: a gestão de documentos.
Agora que entendemos o potencial dessa certificação digital, é hora de mostrar como sua escola pode ter o seu.
O primeiro passo é encontrar uma Autoridade Certificadora (AC) reconhecida pela ICP-Brasil e solicitar seu certificado. Todas elas estão listadas, por ordem alfabética, no site da ICP-Brasil.
Cada uma dessas ACs pode emitir certificados digitais seguros. O e-CNPJ costuma ter um custo por volta dos R$ 200 ou 300.
A partir da solicitação, a AC vai verificar a identidade de sua escola, solicitar documentos específicos e analisar seus requisitos. Depois disso, ela emite seu certificado digital, com validade de acordo com o modelo escolhido.
Por fim, para poder assinar com certificado digital, você também pode contar com um sistema de gestão escolar com assinatura eletrônica. Entre em contato com a equipe do Sponte e saiba mais: