Certificado digital no contexto escolar: o que é e como funciona?

Uma escola moderna precisa de um certificado digital para assinaturas eletrônicas, otimização de documentos e simplificação do processo de matrículas.

O certificado digital para escolas é um passo importante para modernizar sua instituição de ensino. Ele dá uma identidade digital para pessoas físicas ou jurídicas e permite assinar documentos de forma totalmente online.

A assinatura com certificado digital abre o caminho para levar todos os seus documentos para o ambiente eletrônico. Dessa forma, eles não vão ocupar espaço, terão seu uso otimizado e poderão ser enviados para alunos, pais e responsáveis de forma muito mais rápida.

Ou seja: se você quer ter uma escola mais moderna, reduzindo o uso de papel e otimizando seus processos, você precisa contar com uma certificação digital. 

Continue a leitura e entenda:

O que é certificado digital para escolas?

Na prática, o certificado digital é um documento eletrônico, criptografado, que permite que uma pessoa física ou jurídica autentifique sua própria identidade em ambientes digitais. 

Ele é constituído e criptografado a partir dos princípios da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a segurança, o sigilo e a oficialidade dos processos. 

Mais adiante neste texto, vamos discutir a fundo para que serve esse certificado. Mas aqui — para te ajudar a entender o que ele é — podemos adiantar que a certificação digital pode ser usada na escola para assinar documentos eletrônicos.

Essa assinatura com certificado digital tem validade jurídica, sendo adequada para documentos como notas fiscais e contratos de matrícula, por exemplo.

Por isso, ele é muito útil na gestão administrativa e na secretaria de uma escola, assim como na área financeira.

🔎 Leia mais: Gestão da secretaria escolar: o que é e como fazer.

Quais são os tipos de certificado digital para assinatura de documentos?

Atualmente, há diferentes tipos de certificados digitais. Os principais são:

• e-CPF: Certificado digital para pessoas físicas
• e-CNPJ: Certificado digital para pessoas jurídicas
• e-CNPJ PME: Certificado digital para pequenas e médias empresas
• CT-e: Certificado digital para Conhecimento de Transporte Eletrônico de Cargas
• NF-e: Certificado digital para emissão de notas fiscais eletrônicas

No caso de uma escola, o certificado NF-e pode até ser útil, mas a opção ideal é o e-CNPJ, ou mesmo o e-CNPJ PME, de acordo com o tamanho do seu empreendimento. 

Isso porque essas alternativas também oferecem assinatura de notas fiscais eletrônicas, além de uma gama mais ampla de possibilidades, que envolve o acesso a sites, sistemas e serviços do governo, por exemplo.

No caso do e-CNPJ, há dois modelos de certificação digital entre os quais você pode escolher: A1 e A3.

• A1

Este certificado digital é entregue para sua escola no formato de um arquivo, que pode ser instalado em equipamentos digitais — especificamente computador, celular ou tablet.

A validade desse software é de 12 meses. 

• A3

Esta é uma opção mais portátil: o certificado é instalado em um cartão, em um token (algo como um pen drive) ou mesmo disponibilizado online, na nuvem. 

Mas, para sua utilização, é sempre necessário contar com um computador. 

A validade, neste caso, é mais variável. Pode ser de um, dois ou três anos.

Certificado digital para escolas ou certificado escolar digital? Qual é a diferença

Um problema muito comum neste tópico é confundir certificado digital para escolas com o certificado escolar digital. Então, para não ter erro, vamos definir cada um deles agora:

• Certificado digital para escolas

Este é o tema do texto que você está lendo. Como vimos, é basicamente um registro digital que serve para identificar e autenticar sua escola em ambientes eletrônicos.

• Certificado escolar digital

Este termo diz respeito a certificados digitais emitidos por escolas, como certificados de conclusão do ensino médio, certificado de curso, certificado de participação em algum evento, etc.

Para que serve o certificado digital para escolas?

Já falamos brevemente sobre os usos da certificação digital em um ambiente escolar, mas agora vamos a fundo, para que você possa entender todo o potencial desse registro eletrônico. Confira:

A certificação digital garante a identidade no mundo digital

Marcar presença no ambiente digital tem imensas vantagens para uma escola, mas apresenta também um desafio: como você pode garantir aos seus interlocutores e aos órgãos oficiais que você realmente representa a sua instituição de ensino?

Essa é a principal função do certificado digital: identificar a escola e autenticar essa identidade online.

A escola pode acessar portais do governo e realizar as obrigações fiscais

A identificação da escola por meio do certificado digital permite que ela tenha acesso a portais importantes do governo e possa usar esses espaços para atender a obrigações fiscais, como o imposto de renda e a contabilidade escolar.

Assim, é possível atender a obrigações da legislação educacional sem precisar perder tempo com deslocamento até repartições públicas. Praticamente tudo pode ser feito online de forma segura, graças à certificação.

🔎 Leia mais: Legislação educacional: entenda as principais leis da educação.

A assinatura com certificado digital concede validade jurídica aos documentos

Esta talvez seja a função mais importante para a sua escola. Com uma certificação digital alinhada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), os documentos assinados digitalmente pela instituição passam a ter validade jurídica.

Isso porque a ICP-Brasil garante autenticidade, validade, e integridade das assinaturas eletrônicas.

Assim, você pode emitir desde notas fiscais até contratos de matrícula, de maneira otimizada, segura e totalmente digital — com o mesmo valor legal de documentos físicos, assinados à mão.

🔎 Leia mais: Assinatura eletrônica do sistema Sponte: passo a passo para transformar a gestão escolar.

A certificação digital otimiza os processos de matrícula e rematrícula

O uso da assinatura digital para os documentos escolares também ajuda na captação e retenção de alunos. Afinal, você pode realizar matrículas e rematrículas de maneira digital.

Digitalizar o contrato de matrícula na sua escola ajuda a otimizar o trabalho da secretaria, reduz a perda de tempo, elimina a necessidade de armazenar documentos físicos e melhora a experiência de alunos, pais e responsáveis, que não precisam se deslocar até a escola para esse processo.

Para isso, no entanto, também é necessário contar com uma ferramenta de matrículas online, como a disponibilizada pelo sistema de gestão escolar Sponte.

🔎 Leia mais: Matrículas Online Sponte: mais alunos para sua escola!

O certificado digital agiliza a emissão e o envio de documentos para a comunidade escolar

Da mesma forma que ocorre com as matrículas, graças ao certificado digital, você pode ter todos os seus documentos escolares armazenados eletronicamente, com segurança, eficiência e validade jurídica.

Isso otimiza uma das mais importantes tarefas da gestão administrativa escolar: a gestão de documentos.

Como fazer um certificado digital para sua escola?

Agora que entendemos o potencial dessa certificação digital, é hora de mostrar como sua escola pode ter o seu.

O primeiro passo é encontrar uma Autoridade Certificadora (AC) reconhecida pela ICP-Brasil e solicitar seu certificado. Todas elas estão listadas, por ordem alfabética, no site da ICP-Brasil. 

Cada uma dessas ACs pode emitir certificados digitais seguros. O e-CNPJ costuma ter um custo por volta dos R$ 200 ou 300.

A partir da solicitação, a AC vai verificar a identidade de sua escola, solicitar documentos específicos e analisar seus requisitos. Depois disso, ela emite seu certificado digital, com validade de acordo com o modelo escolhido.

Por fim, para poder assinar com certificado digital, você também pode contar com um sistema de gestão escolar com assinatura eletrônica. Entre em contato com a equipe do Sponte e saiba mais: