Sobrevivência financeira: a importância da gestão para as escolas

Entenda e aprenda como lidar com o setor financeiro de sua escola em momentos de crise e garantir a saúde de suas finanças!

Por Cristopher Morais em 10 de julho de 2020.

A matemática não está apenas na sala de aula em sua escola, está também na gestão administrativa, junto de muita estratégia a fim de lidar com toda situação que possa impactar as finanças escolares!

O início de 2020 foi marcado por uma pandemia de coronavírus em todo o mundo. As restrições para frear a sua transmissão em massa impactam não somente o sistema de saúde de vários países, como também prejudicam muitas empresas financeiramente. 

É em momentos de crise, como este, que percebemos como é importante administrar todos os setores de um negócio com eficácia. E o mesmo se aplica à gestão escolar!

O termo sobrevivência financeira vem à tona para lembrar que é preciso fortalecer o setor que cuida das finanças, a fim de garantir que sua escola continue de portas abertas, dando continuidade ao propósito de fazer com que seus alunos desenvolvam conhecimento a partir do aprendizado. 

Vamos falar sobre como sobreviver a uma crise e manter suas finanças equilibradas?

Então continue sua leitura e garanta bons resultados em sua gestão financeira escolar

Faça um planejamento financeiro para sua escola

Sobrevivência financeira: Importância da gestão para as escolas | Sponte

Toda escola, deve ter um planejamento financeiro. Caso sua escola não tenha um, ou tenha feito esse documento há muitos anos e ainda não o atualizou, é hora de fazer isso. 

Confira este simples passo a passo para desenvolver ou atualizar seu planejamento financeiro:

  1. Defina as metas e prioridades da escola, destacando quais investimentos financeiros serão necessários;
  2. Faça um levantamento dos recursos financeiros e de valor que pertencem à escola;
  3. Analise seus rendimentos em relação aos custos da instituição;
  4. Documente todas as movimentações financeiras.

Planejamento é a chave para que todos os investimentos sejam feitos assertivamente, e também para que a gestão tenha controle das finanças da escola. Lembre-se de manter seu planejamento atualizado, verificando e adaptando as metas e os objetivos de acordo com o cenário da escola.

Controle seu fluxo de caixa

Uma parte extremamente importante de uma gestão financeira eficaz está no controle rigoroso de todas as entradas e saídas do caixa. 

Garanta que todas as entradas e pagamentos de mensalidades e matrículas estejam devidamente registradas, assim como todos os custos da escola. Essa listagem vai ajudar a verificar o equilíbrio financeiro, além de garantir que não existam furos no seu caixa. 

É importante classificar as entradas e saídas. 

As saídas estão ligadas aos custos da escola. Portanto, elas podem ser divididas entre custos fixos e variáveis.

Custos fixos são aqueles que se mantém independente das atividades da escola. Se trata do pagamento de salários, aluguel, limpeza e conservação da estrutura escolar. 

Custos variáveis mudam de acordo com a demanda e os processos da escola. Se trata da conta de luz, de água e até mesmo de outras matérias-primas. 

Durante a pandemia, seus alunos permanecem em casa para sua segurança. Isso diminuiu o número de pessoas utilizando a escola e, automaticamente, as contas de luz e água. É preciso controlar essas diferenças em seu caixa!

As entradas do seu caixa também apresentam diferenças entre si, e portanto devem ser classificadas em categorias específicas.

Uma promoção trouxe mais alunos para sua escola? Deixe claro em seu planejamento quantos alunos se matricularam neste período. Matrículas e mensalidades também devem ser diferenciadas. 

Depois, é possível verificar resultados e entender se as promoções realmente trouxeram bons resultados ou não. Assim, sua gestão pode verificar a viabilidade de realizar novamente uma oferta dessas para captar novos alunos.

Analise os relatórios financeiros da escola 

Sobrevivência financeira: Importância da gestão para as escolas | Sponte

O setor financeiro conta com uma série de transações e documentos. O responsável pelo setor deve analisar regularmente todos os dados ligados às finanças.

O planejamento financeiro deve ser analisado e verificado sempre que forem feitas novas aquisições. Ele não deixa de ser um relatório, pois tem muitas informações sobre sua escola que devem ser atualizadas de tempos em tempos.

O fluxo de caixa também deve ser analisado, de preferência semanalmente. Porém, caso isso não seja possível, analise todas as movimentações no final de cada mês. 

O DRE ( Demonstração de Resultados) é outro relatório que deve ser preenchido e verificado mensalmente, ao incluir as receitas do mês, as despesas e os resultados gerados a partir da relação entre recebimentos e custos.

Lide com a inadimplência

Para saber como evitar a inadimplência escolar, é preciso compreender por que ela acontece.

Por vezes, o aluno, seus pais ou responsáveis, estão passando por problemas financeiros, o que demanda uma negociação, para que a escola não fique com esse gargalo nas finanças e nem perca o aluno.

Contudo, pode ser que isso tenha acontecido apenas por esquecimento! O boleto foi enviado para o pagador, mas ele perdeu o prazo. Nesses casos, basta lembrar o aluno inadimplente de sua situação financeira.

De todo modo, essa é uma situação bastante delicada para ambos os lados. Mas que pode ser resolvida se sua escola contar com as ferramentas certas. 

Com a cobrança recorrente integrada ao sistema Sponte, sua escola pode realizar as cobranças através de cartão de crédito automaticamente na data combinada em contrato. 

Dessa maneira, seus alunos, pais ou responsáveis, não precisarão se preocupar com lembrar de realizar o pagamento na data. Isso evita um tipo de inadimplência. 

Para saber mais sobre essa ferramenta você pode conferir o post cobrança Recorrente via Cartão de Crédito: conheça os benefícios dessa solução. 

Também, para mais dicas de como lidar com momentos de crise, você pode conferir nossa live: gestão de crise e finanças.

Tecnologia como sua aliada

Com um sistema de gestão escolar que conte com ferramentas voltadas para o setor financeiro, é possível analisar relatórios confiáveis. Todo o seu fluxo de caixa fica registrado automaticamente levando em conta todos os recebimentos e pagamentos. 

O gestor poderá analisar todos os dados em um só lugar, sua equipe vai desenvolver todas as atividades de forma mais organizada e, no fim, você terá economizado dinheiro e tempo.

Mas a tecnologia pode fazer ainda mais pela sua escola!

Como você conferiu no último tópico, a tecnologia pode ajudar sua escola a evitar a situação de inadimplência. Isso é muito importante, principalmente quando se vive um momento de crise financeira.

Quer saber mais sobre como combater a inadimplência com uma gestão financeira eficiente? Então confira nosso eBook:

Cristopher Morais / Gerente de Produto

Atualmente é Gerente de Produto, com mais de 10 anos em experiência soluções inteligentes na área da educação, faz parte do time da Sponte há 13 anos.