9 erros de cobrança que sua escola está cometendo!

Entenda agora mesmo como reduzir a inadimplência em sua escola e evite os principais erros de cobrança na gestão escolar.

Por Suellen Bosse em 13 de abril de 2021.

A inadimplência é a grande vilã do controle financeiro de uma escola. Não importa se ela é acidental ou proposital, o fato é que alunos e pais inadimplentes são um obstáculo e tanto para um fluxo de caixa saudável e até para o desenvolvimento da instituição.

No entanto, há maneiras de contornar esse problema. Para combater a inadimplência, a maior indicação é ter um processo de cobrança eficiente. Mas como saber se você está cobrando de maneira correta? E, se não estiver, como resolver isso?

Acompanhe o post para saber quais são os maiores erros de cobrança cometidos pelas escolas e descobrir como solucioná-los. Confira:

1. Ainda fazer cobrança manual
2. Falta de organização financeira
3. Falta de monitoramento da inadimplência
4. Falta de uma política de cobrança na gestão escolar
5. Não querer ou saber negociar
6. Não contar com um portal para os alunos, pais e responsáveis<
7. Ter uma comunicação ineficiente
8. Cobrar de forma inapropriada
9. Não ter um método de cobrança e pagamento que seja prático e seguro
Diminua a inadimplência e os erros de cobrança com a tecnologia

1. Ainda fazer cobrança manual

Muitas escolas ainda realizam a cobrança de forma manual, preparando a documentação, aluno por aluno, para só então enviar boletos ou organizar outra forma de pagamento.

Dessas, algumas escolas ainda têm a sorte de contar um sistema de disparo de e-mails, em que é possível programar e disparar vários e-mails de uma só vez.

Mas, mesmo assim, esse tipo de trabalho gasta muito tempo e sobrecarrega a equipe administrativa com um serviço que poderia facilmente ser realizado com um software que permita automatizar todo o processo de cobrança em sua escola.

O sistema de gestão escolar Sponte foi pensado especialmente para facilitar a rotina administrativa da escola, centralizando todas as informações e atividades em uma só plataforma. 

E, para facilitar o processo de cobrança, você pode contar com o Sponte Pay, o meio de pagamento recorrente que automatiza todo o processo, com eficiência e organização.

Pelo Sponte Pay, também é possível enviar o link para pagamento via SMS, e-mail e WhatsApp, que funcionam de forma integrada ao sistema. Inclusive, o recebimento da cobrança é mais garantido quando ela é feita pelo celular.

E se sua equipe administrativa tem acesso ao sistema, essa tarefa pode ser executada de qualquer lugar, levando praticidade ao dia a dia dos profissionais da escola.

2. Falta de organização financeira

Já falamos que a inadimplência pode acontecer muitas vezes por esquecimento do aluno, ou até por hábito de pagar depois da data limite do vencimento. 

O fato é que, independente dos motivos, a falta de pagamento até o dia estabelecido causa uma série de transtornos para a equipe financeira, pois bagunça todo o seu cronograma de trabalho, culminando em uma perda de controle financeiro.

Para resolver isso, a equipe financeira precisa se organizar. Uma excelente opção para superar a inadimplência por esquecimento é o envio de lembretes de cobrança. Com o Sponte, você pode até automatizar esse processo. 

Assim, sua gestão financeira evita a inadimplência por puro esquecimento e corrige o hábito que alguns possuem de pagar fora do prazo. Afinal, quem mais sofre com isso é a própria escola, que carece de previsibilidade financeira e ainda precisa gastar tempo e esforços negociando as dívidas.

As ferramentas de gestão financeira e comunicação do sistema Sponte foram desenvolvidas para auxiliar nesse quesito, otimizando o trabalho da gestão financeira e possibilitando um acompanhamento detalhado do fluxo de caixa escolar.

3. Falta de monitoramento da inadimplência

Criação de Projeto Público Pedagógico

Esse é um erro derivado da falta de organização financeira. Quando não se tem controle sobre o que está acontecendo, os problemas crescem e se multiplicam, principalmente quando o assunto é dinheiro.

No caso da inadimplência, se não houver monitoramento, a probabilidade é que a falta de pagamento por parte dessas famílias se prolongue por muito tempo, acarretando em todos os problemas que já comentamos.

Portanto, sempre tenha listas atualizadas dos inadimplentes, classificando-as por seriedade e pelo tamanho da dívida. Alunos inadimplentes há apenas um mês, ainda mais se o motivo for esquecimento, tem peso bem diferente de alunos que não pagam a mensalidade há meses.

Organização e monitoramento são as chaves do controle financeiro. 

4. Falta de uma política de cobrança na gestão escolar

Uma política de cobrança é essencial para todo negócio que deseja manter a ordem financeira. Ela é o conjunto de regras que definem pontos que são fundamentais para a manutenção financeira e também para um bom relacionamento entre a escola e os alunos, pais e responsáveis.

A política de cobrança deixa bem definido pontos como: limites financeiros da escola, prazos e valores máximos de renegociação da dívida, taxas de juros em mensalidades atrasadas, quem é considerado inadimplente, entre outras coisas.

Além dessas informações, também deve constar o tipo de abordagem a ser feita na hora de cobrar o cliente inadimplente, assim como a frequência e os meios de contato que serão utilizados para a cobrança.

Esse conjunto de regras deve ser apresentado às famílias logo no ato da matrícula e fazer parte do contrato assinado, afirmando que elas concordam com os termos apresentados e estão cientes de como funciona a cobrança da escola.

5. Não querer ou saber negociar

Infelizmente, não são todas as pessoas que quitam suas dívidas com um aviso, por mais bem planejada que seja sua estratégia de cobrança. Até porque a inadimplência pode vir de fatores que estão fora do controle do cliente.

Pensando nessa hipótese, é preciso estar aberto a negociações. A cobrança não precisa ser inflexível. Para alguns casos é necessário ter empatia e paciência para conversar e discutir as opções cabíveis, para que o devedor pague o que está em aberto como puder e a escola enfim receba seu dinheiro.

Nesse caso, ambos os lados saem ganhando. Portanto, não fuja de negociações. Ser diplomático nessa hora é fundamental.

6. Não contar com um portal para os alunos, pais e responsáveis

9 erros de cobrança que sua escola está cometendo!

Muitas pessoas associam plataformas como o Portal do Aluno Sponte apenas a um lugar em que alunos, pais e responsáveis podem acompanhar o desempenho escolar e o dia a dia da escola. Mas é importante destinar uma parte dessa área para a situação financeira dos matriculados.

Com as principais informações disponibilizadas em um só lugar, de forma organizada, fica mais fácil para o responsável visualizar o que já foi pago, o que está em aberto, o que está perto do prazo de vencimento, entre outras ações.

O sistema de gestão escolar Sponte conta com um Portal do Aluno completo, que permite, inclusive, a visualização e impressão de boletos e de segundas vias, bem como o contato direto com a gestão da escola. 

Isso facilita muito a vida dos alunos, pais e responsáveis na hora de ficar em dia financeiramente com a escola, pois garante praticidade e autonomia a eles.

7. Ter uma comunicação ineficiente

Para uma cobrança eficiente, não adianta se comunicar com seus clientes por apenas um canal. Principalmente nos casos de inadimplência, o ideal é contar com diversos meios de comunicação, garantindo que os responsáveis pelas mensalidades lembrem-se de efetuar o pagamento em dia.

Já falamos anteriormente sobre a integração do software para escolas Sponte com SMS, e-mail e WhatsApp, abrindo diversas possibilidades para se comunicar com os estudantes e seus pais ou responsáveis. 

Além disso, o Portal do Aluno do Sponte é um canal eficiente, que permite envio de recados pela coordenação pedagógica e administrativa. Assim, não há desculpas para não receber boletos ou lembretes de cobrança.

8. Cobrar de forma inapropriada

Quando se está lidando com um caso de inadimplência, uma das piores atitudes possíveis é realizar a cobrança em um momento inapropriado. Para muitas pessoas o não-pagamento é um assunto muito sério. 

É claro que pode ser apenas por um lapso de memória, mas nunca se sabe quando alguma família está passando por um momento financeiramente delicado. Inclusive, esse fator afeta muito as instituições de ensino básico.

Sendo assim, evite realizar a cobrança de forma verbal, principalmente se for na frente de outras pessoas. Se precisar falar pessoalmente com o aluno, ou ainda com o responsável por ele, evite ao máximo fazer isso em público. Nunca se sabe quando se está tocando em um ponto que pode ser sensível à pessoa naquele momento.

Quanto à linguagem utilizada, obviamente evite brincadeiras e piadinhas. Por mais que elas não sejam mal-intencionadas, uma tentativa de descontração pode não ser bem recebida.

Essa questão de cobrar da forma correta é muito importante, pois há respaldos legais para o caso de alguém se sentir ofendido. E, definitivamente, não queremos ver a imagem da instituição de ensino envolvida em uma situação embaraçosa como essa.

9. Não ter um método de cobrança e pagamento que seja prático e seguro

Precisamos ter em mente que quanto mais descomplicado for o pagamento das mensalidades, maiores as chances de evitar a inadimplência na sua escola. 

Boletos bancários podem ser uma opção prática, pois podem ser pagos presencialmente em agências bancárias e lotéricas, ou ainda de forma online pelos aplicativos dos respectivos bancos. Todavia, existem meios de pagamentos ainda mais fáceis e práticos para se realizar cobranças e efetivação de pagamentos.

O método de cobrança recorrente é muito indicado para quem deseja oferecer segurança e praticidade a seus clientes. Além disso, é excelente para a instituição de ensino poder contar com a certeza dos pagamentos entrando em dia.

É mais controle e previsibilidade financeira tanto para a instituição de ensino quanto para os alunos e suas famílias.

Além do mais, esse tipo de cobrança recorrente acaba sendo uma arma poderosa contra a inadimplência, pois assegura o pagamento da mensalidade de forma automática e dentro do prazo. 

Sabemos que muitos gestores pensam duas vezes antes de implementar a cobrança recorrente em suas instituições de ensino devido às taxas sobre os recebimentos de cada bandeira. Mas a boa notícia é que com o Sponte é diferente!

O Sponte Pay é o meio de pagamento por recorrência no cartão de crédito do Sponte. Com ele, você paga as menores taxas do mercado para transações com as bandeiras Visa e Mastercard. 

Além de toda a praticidade e segurança, o Sponte Pay dá autonomia para o gestor alterar o período de transferência do pagamento a qualquer momento, e muito mais!

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Conseguiu identificar sua instituição de ensino em uma dessas situações? Então saiba que estamos aqui para ajudá-lo. Com o sistema de gestão escolar Sponte, sua escola pode reduzir em 30% ou mais o índice de inadimplência.

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Suellen Bosse / Gerente de Marketing

Atualmente é Gerente de Marketing, com mais de 15 anos de experiência na área de comunicação e relacionamento, faz parte do time da Sponte há mais de 18 anos.

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