Controle de despesas na gestão escolar: confira 5 ideias para não errar nesse processo

Aprenda em alguns passos como controlar as despesas de sua escola de forma simples e como não errar nesse momento tão importante

Por Sponte em 18 de outubro de 2017.

Embora uma Instituição de Ensino seja voltada para o aprendizado e desenvolvimento de jovens, ela ainda é uma empresa e, como tal, precisa ter uma boa gestão financeira para se manter, crescer e oferecer um serviço cada vez melhor para seu público. Pensando nisso, a Sponte traz para você 5 dicas para controlar as despesas e promover uma boa gestão escolar. Confira!

1) Saiba a diferença entre Gasto e Custo

Para garantir uma boa gestão financeira é importante que você saiba a diferença entre gasto e custo, pois assim é possível direcionar melhor a verba da escola.

O custo é basicamente a verba que você investe em todos os setores e processos da escola e que tem retorno – como o dinheiro que é usado para pagamentos dos funcionários, que tem como retorno o trabalho realizado por eles, ou o dinheiro usado para ampliação do espaço físico, que tem como retorno a possibilidade de aumentar o número de alunos.  O custo é, portanto, a verba utilizada para fazer sua instituição funcionar e gerar lucro.

Já os gastos são a verba utilizada para pagamentos de contas e outras demandas que não trazem retorno para instituição, mas que ainda são necessários para ela funcionar – como o pagamento de contas de luz e internet ou como a reposição de materiais quebrados. Os gastos de uma instituição de ensino devem ser controlados e reduzidos, e existem formas eficazes para economizar nesta questão – como com a compra de torneiras e lâmpadas econômicas, que primeiro se torna um custo, mas depois reduz os gastos com as contas de água e luz.

2) Tenha Controle sobre o Fluxo de Caixa

Embora tenham suas diferenças, os gastos e os custos fazem parte da gestão financeira da sua escola e devem ser controlados e reduzidos.  Para isso, é imprescindível que o gestor tenha controle sobre o fluxo de caixa.

Controlar o fluxo de caixa nada mais é do que fazer um mapeamento sobre tudo que entra e sai do seu caixa diariamente. Quando o gestor sabe de onde o dinheiro vem e para onde o dinheiro vai, ele consegue saber em quais setores está se gastando desnecessariamente, quais setores precisam de investimentos, quais setores necessitam de mais atenção e se a taxa de inadimplência está sob controle. Com esse conhecimento é possível traçar estratégias financeiras para eliminar gastos e custos desnecessários, direcionar a verba para investimentos nos setores necessários, criar estratégias para reduzir a inadimplência e planejar metas a longo prazo.

 3) Defina Prioridades

Quando o fluxo de caixa está organizado e o gestor conheçe as demandas financeiras da escola, ele consegue entender e definir as prioridades de sua instituição. Dessa forma, é necessário elencar todas as demandas em ordem de prioridade – assim é possível ter uma visão geral do que é urgente e necessita de investimento imediato e do que pode esperar para ser feito em um momento mais oportuno.

Trabalhar com as prioridades e saná-las é a melhor forma de garantir a saúde financeira e o bom andamento de sua instituição de ensino.

4) Faça previsões para o próximo ano letivo

No final do ano letivo, faça um balanço de todas as áreas de sua instituição, entenda onde foi necessário investir mais e quais foram os investimentos que não puderam ser feitos. Além disso, saiba onde o setor financeiro teve mais dificuldades e qual foi o saldo final da sua instituição. Com essa análise ficará mais fácil planejar o próximo ano letivo, mantendo as boas atitudes e retificando as que não obtiveram sucesso. Quando se planeja o próximo ano, é mais simples controlar as demandas financeiras e antever e se preparar para possíveis problemas. Assim, a qualidade dos serviços prestados aumenta e sua instituição de ensino cresce.

5) Tenha um Software de Gestão Escolar

Toda as dicas anteriores vão te ajudar no processo de alcançar uma gestão financeira eficiente. Entretanto, um Software de Gestão Escolar pode automatizar e facilitar esse processo, trazendo praticidade e agilidade para o dia a dia do gestor e dos demais funcionários.

O Software de Gestão Sponte é um sistema de gerenciamento escolar completo, perfeito para ser utilizado em sua instituição de ensino. Contate nossa equipe e conheça nossas soluções!

A Sponte trabalha para que você tenha sucesso naquilo em que é especialista: a educação de seus alunos.

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