Ter eficiência na gestão administrativa escolar é fundamental para organizar a captação e retenção de alunos com o mínimo de burocracia e o máximo de efetividade.
O sucesso de uma instituição de ensino particular depende diretamente da captação de alunos e da retenção de matrículas. E a eficiência da gestão administrativa escolar impacta diretamente esse processo tão importante.
Afinal, marketing educacional, cadastro de alunos interessados, registro de matrículas, e tantas outras ações — que são fundamentais para esse momento — dependem de uma gestão escolar efetiva.
🔎 Leia mais: Gestão administrativa escolar: o que é e como fazer.
Continue sua leitura e conheça ferramentas que vão ajudar na organização da escola para otimizar suas matrículas e rematrículas.
A gestão administrativa escolar envolve vários elementos, desde a organização de documentos até os processos de comunicação escolar. E as matrículas e rematrículas fazem parte desse escopo.
🔎 Leia mais: Tudo sobre gestão administrativa escolar para escolas de sucesso.
Por isso mesmo, certas atividades administrativas e funcionalidades de gestão escolar podem ajudar, não apenas na captação e retenção, mas também na organização da escola nessa etapa.
Nos próximos parágrafos, vamos discutir 10 dicas fundamentais para otimizar seu processo de matrículas e rematrículas — todas elas disponíveis no sistema de gestão escolar Sponte.
A sigla CRM significa Customer Relationship Management, ou, em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente. Esses recursos funcionam junto com estratégias para atrair mais alunos para sua escola.
Algumas dessas ferramentas estão disponíveis no sistema de gestão escolar Sponte e permitem gerenciar de forma efetiva as interações com alunos, pais e responsáveis interessados em uma matrícula.
Por meio delas, é possível melhorar todo o relacionamento, desde a primeira ligação até depois do fechamento do contrato. Assim, a experiência do possível cliente fica mais positiva, a comunicação é otimizada e o potencial da matrícula é maior.
Cadastrar alunos interessados — de maneira detalhada — é um processo importantíssimo para a captação de novas matrículas. Mas, se for feito manualmente, pode perder exatidão, eficiência e agilidade.
Com um sistema de gestão escolar como o Sponte, esse processo acontece de forma digital, o que é muito mais rápido e efetivo para sua gestão administrativa escolar. Além disso, ele facilita a realização de novas matrículas e até o acompanhamento de seus alunos depois disso.
Na prática, o funil de marketing, conhecido também como funil de vendas, é uma representação gráfica do caminho que o potencial cliente (ou aluno) deve percorrer, desde a descoberta da escola até a decisão de fechar a matrícula.
Essa estratégia pode ser potencializada com funis de vendas integrados, como o disponível no sistema de gestão escolar Sponte, com o acompanhamento de cada etapa do processo de captação de alunos e famílias interessados.
🔎 Leia mais: Aumente sua captação de alunos com o funil de marketing para escolas.
As campanhas de marketing são fundamentais para atrair novas matrículas, além de fortalecer o reconhecimento de sua escola e o relacionamento com a comunidade, o que potencializa também a retenção de alunos.
Essas campanhas são estratégias amplas, que vão desde o marketing nas redes sociais até propagandas offline e eventos. Por isso, é bom contar com ferramentas que organizem o processo.
Com o Sponte, você pode também acompanhar cada passo das campanhas e monitorar quais geram mais oportunidades e vendas. Isso ajuda até na organização na escola.
🔎 Leia mais: Marketing educacional e captação de alunos: tudo o que você precisa saber para ter sucesso.
Todo gestor tem o conhecimento de que é importante contar com sites e perfis nas redes sociais. Mas você sabe como converter as visitas desses espaços em novas matrículas?
Disponibilizar um número de telefone — preferencialmente com WhatsApp — é uma boa estratégia, mas não é o suficiente. Afinal, nem todos os pais e responsáveis têm a iniciativa ou o tempo de telefonar.
O formulário de captação resolve esse problema. Você só precisa disponibilizar um link que a pessoa interessada pode acessar e preencher seus dados. A partir disso, a sua equipe de captação pode entrar em contato, já sabendo informações básicas sobre esse novo aluno em potencial.
O processo de matrículas e rematrículas tende a dar muito trabalho para a gestão administrativa escolar. Principalmente quando não há uma boa organização na escola.
Por isso, nossa sexta dica é contar com um sistema que faça a gestão do processo de captação e retenção, com acompanhamento das informações e integração entre as diferentes ferramentas que comentamos até aqui.
🔎 Leia mais: Captação de alunos: conheça as melhores técnicas.
Agora chegamos na parte técnica: realizar matrículas e rematrículas na prática.
Em muitas escolas, esse é um processo demorado, que demanda muito tempo da equipe e pode até espantar alunos interessados.
Por isso, vale a pena contar com um sistema de matrículas online. Com ele, o registro formal de novos estudantes pode ser feito a distância, com total agilidade, segurança e praticidade para todos os envolvidos.
Isso facilita não apenas a captação, mas também a realização de rematrículas e até o relacionamento com a comunidade — que vai perceber, desde já, o profissionalismo e a organização na escola.
🔎 Leia mais: Matrículas Online Sponte: mais alunos para sua escola.
Para garantir a segurança das matrículas e rematrículas online, é preciso contar com uma tecnologia de assinatura eletrônica de documentos. Só assim o processo vai ser completo, tanto para o cliente quanto para a escola.
Além disso, a assinatura eletrônica também potencializa a automatização dos demais documentos e a gestão administrativa escolar como um todo.
🔎 Leia mais: Assinatura eletrônica do sistema Sponte: passo a passo para transformar a gestão escolar.
Um dos maiores desafios do processo de matrículas e rematrículas é a burocracia. Cada contrato demanda documentos, assinaturas, registros, etc.
No entanto, com uma gestão administrativa escolar digital — e com a tecnologia da assinatura eletrônica que já comentamos — todo esse processo pode ser feito de forma online, muito mais rápido e seguro.
Assim, sua equipe não perde tempo e seus processos ficam protegidos.
🔎 Leia mais: Como organizar sua secretaria escolar para a época de rematrículas?
Esta dica complementa a anterior. Depois de colocar toda a sua burocracia em um ambiente digital, você pode contar com um sistema de gestão escolar como o Sponte para automatizar todos os processos.
De fato, o sistema de gestão escolar otimiza a coordenação administrativa da escola, realiza as tarefas repetitivas e devolve à sua equipe o tempo necessário para focar no que realmente importa: atrair alunos, cativar seus estudantes e oferecer um ensino de qualidade.
🔎 Leia mais: Como o Sponte ajuda na captação e retenção de alunos?
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