Uma das ferramentas mais poderosas para enfrentar a inadimplência escolar é a aplicação dos métodos de cobrança certos, como a cobrança recorrente no cartão de crédito.
Todo gestor sonha em eliminar a inadimplência escolar, não é? Receber as mensalidades sempre em dia permitiria contar com uma boa previsibilidade financeira e ainda ter um relacionamento excelente com alunos, pais e responsáveis.
Para muitas instituições de ensino, esse sonho parece distante. Mas o uso de bons métodos de cobrança em sua gestão financeira escolar pode te deixar muito mais perto de realizá-lo.
Continue a leitura e entenda como isso é possível:
Para começar, precisamos entender o tamanho do problema que pode ser desencadeado pela mensalidade escolar atrasada.
O primeiro impacto é muito claro: se o dinheiro esperado não entrar em sua gestão financeira escolar, você terá dificuldades para cumprir seus próprios compromissos, pagar a equipe, comprar equipamentos e manter o funcionamento da escola.
Mas o problema vai ainda mais longe. O atraso nas mensalidades escolares — mesmo quando o índice de inadimplência é pequeno — prejudica diretamente sua previsibilidade financeira. Assim, fica quase inviável planejar novos investimentos e garantir o crescimento e a capacidade competitiva da sua escola.
E essa é a realidade para muitas escolas do país. Segundo o Mapa da Inadimplência Escolar no Brasil — uma pesquisa realizada pela Sponte —, a taxa de inadimplência em escolas privadas foi de 20,36% em 2024, o que significa um impacto enorme nas finanças do setor.
Ou seja: esse é um desafio sério para escolas particulares e você precisa saber como driblar a inadimplência. E é disso que vamos falar nos próximos parágrafos.
Há várias estratégias possíveis para receber suas mensalidades escolares em dia, mas uma das mais eficientes é a oferta de bons meios de pagamento para seus alunos, pais e responsáveis.
De fato, métodos de cobrança adequados diminuem o risco de atraso na mensalidade escolar, facilitam a gestão financeira escolar e ajudam até na hora de cobrar contas atrasadas.
Mas, para te ajudar a entender melhor esse potencial, precisamos destrinchar os métodos de pagamento mais usados por escolas, apontando pontos fortes e fracos no combate à inadimplência. Confira:
Primeiro vamos tratar dos meios de pagamentos antigos, que já fazem parte da realidade educacional há décadas. São eles:
Um meio de pagamento ainda bastante usado por uma parcela da sociedade brasileira, o dinheiro em espécie tem a vantagem de ficar imediatamente disponível para a instituição.
No entanto, o cliente precisa se deslocar até a escola para pagar sua mensalidade escolar e, muitas vezes, enfrenta filas na secretaria. Sem falar que carregar dinheiro também pode ser um desconforto para quem está acostumado a usar apenas bancos digitais.
Essa falta de comodidade potencializa o risco da inadimplência escolar, seja por esquecimento, seja por falta de organização.
O cheque já está no caminho de se tornar um método de cobrança defasado. Cada vez menos pessoas utilizam essa opção, mas ela ainda pode ser uma opção interessante para parte do seu público. Ela tem a vantagem de permitir que o cliente escolha a data de compensação do valor.
Por outro lado, o cliente que paga com cheques enfrenta os mesmos desafios incômodos de quem usa dinheiro: a necessidade de se deslocar até a escola e ficar em filas.
Além disso, a escola tem o risco de receber cheques sem fundo ou fraudulentos, o que intensifica o problema da inadimplência escolar.
O boleto bancário talvez ainda seja o método de cobrança mais usado pelas escolas particulares. Um de seus maiores pontos fortes é a comodidade: o cliente pode pagá-lo em qualquer estabelecimento bancário ou em aplicativos de internet banking.
Para a escola, ele também tem o benefício de cobrar multa e juros automáticos no caso de mensalidades atrasadas.
No entanto, ele dá trabalho e custo extra para sua equipe, que precisa emitir os boletos, pagar registro bancário, imprimir carnês, etc. O cancelamento também é um processo trabalhoso e demorado.
Além disso, o cliente ainda tem trabalho para efetuar o pagamento, o que pode levar à inadimplência por esquecimento, por exemplo.
O boleto automatizado é uma boa escolha para quem não está pronto para abrir mão dos boletos, mas quer facilitar seus processos. Com ele, a emissão, o envio e a baixa dos carnês são automáticos e sua equipe financeira ganha tempo.
Ele também tem custos bancários, mas são menores do que no caso dos boletos tradicionais — e com a opção do boleto automatizado do Sponte Pay, você não paga na emissão, apenas quando o boleto é liquidado.
No entanto, o cancelamento também pode ser demorado. Além disso, aqui também há risco de inadimplência por esquecimento.
O cartão de débito é muito parecido com o pagamento em dinheiro, com o incômodo de o cliente ter de se deslocar até a escola, esperar em filas e pagar presencialmente. Assim, o risco de inadimplência é muito parecido.
A vantagem é que o aluno, pai ou responsável não precisa carregar dinheiro físico nesse processo. Contudo, a escola tem custos bancários para receber com esse método de cobrança.
Esta é uma opção um pouco mais cômoda para o cliente. Com o cartão de crédito, ele ainda precisa ir até a escola, mas pode pagar de forma parcelada e o débito só ocorre no vencimento do cartão, o que simplifica sua vida.
No entanto, ele também gera custos bancários à instituição e o valor demora dias para ser creditado.
Ainda vale mencionar que esse pagamento sensibiliza o limite do cartão de seu cliente, então pode ser inviável pagar todas as mensalidades de uma vez só, mesmo de maneira parcelada.
Finalmente chegamos aos meios de pagamento mais modernos, que ainda estão se espalhando pelas instituições de ensino, mas têm o potencial de transformar profundamente a gestão financeira escolar e reduzir sua inadimplência.
O PIX foi um dos meios de pagamento mais usados pelos brasileiros em 2024. Com ele, a quitação da mensalidade pode ser feita em qualquer lugar, a qualquer horário, sem a necessidade de um contato físico.
Ele tem apenas dois pontos negativos. O primeiro é que o cliente precisa fazer o pagamento manualmente — a menos que ele programe um PIX automático em sua plataforma bancária. No caso do pagamento manual, há risco de inadimplência por esquecimento.
O outro desafio é a necessidade de conferir e registrar manualmente quem já pagou a mensalidade — a não ser que você tenha um sistema como o PIX pelo Sponte Pay, que realiza a baixa automática.
Assim, com um bom sistema, o PIX pode significar segurança e controle dos pagamentos.
A cobrança recorrente via cartão de crédito talvez seja o melhor método de cobrança para a mensalidade escolar, com o menor risco de inadimplência e o máximo de comodidade tanto para seus clientes quanto para sua equipe financeira.
Ela funciona como um clube de assinaturas — o pagamento é combinado já durante o contrato escolar e o débito acontece no cartão de crédito de maneira automatizada, sem risco de esquecimento e sem sensibilizar o limite.
Há custos bancários, mas eles são muito menores do que os do crédito parcelado, por exemplo.
🔎 Leia mais: Aproveite a cobrança recorrente para combater a inadimplência e ter mais matrículas.
As opções do boleto automatizado, do PIX e do crédito recorrente estão disponíveis no Sponte Pay, que já provou ser capaz de reduzir em até 30% a inadimplência escolar.
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🔎 Para saber mais sobre os diferentes métodos de cobrança, confira: Meios de pagamento e eficiência: qual o melhor formato para sua escola?
Mesmo com os melhores métodos de cobrança, às vezes o pagamento pode não chegar na data esperada.
Por isso, é importante saber como fazer a cobrança de mensalidades escolares atrasadas:
Vamos falar desses assuntos nos próximos tópicos:
A Lei da Mensalidade Escolar, lei n.º 9.870, de 23 de novembro de 1999, proíbe a suspensão de provas, a retenção de documentos ou a aplicação de penalidades pedagógicas para alunos inadimplentes. Além disso, o desligamento desse estudante só pode ocorrer ao final do período letivo.
Também vale destacar que a cobrança não pode ser feita de forma vexatória — mas a mensalidade atrasada há mais de 90 dias pode ser cobrada judicialmente.
🔎 Leia mais: Legislação educacional: entenda as principais leis da educação
Organizamos uma lista que pode te ajudar a fazer a cobrança de mensalidades atrasadas. Confira:
Avalie se o motivo do atraso foi esquecimento, imprevisto financeiro, incompatibilidade com a data ou apenas falta de responsabilidade. Também veja se esse é um problema recorrente com o aluno específico e atue de acordo com esse levantamento.
Muitas vezes, o aluno inadimplente vai ser incapaz de pagar todas as suas dívidas de uma só vez. Por isso, considere renegociar prazos e juros de acordo com a possibilidade da escola e o interesse em manter um relacionamento com o estudante em questão.
🔎 Leia mais: Como renegociar mensalidade atrasada na escola: guia prático.
Organize sua gestão financeira escolar com um processo claro e simples de cobrança.
Isso significa contar com uma estratégia de régua de cobrança. Na prática, esse é um processo interno que guia todos os momentos da cobrança, desde o aviso do vencimento até a cobrança judicial e o desligamento da matrícula do estudante (se for necessário).
🔎 Leia mais: Como usar a régua de cobrança e combater a inadimplência escolar.
A mais poderosa ferramenta para combater a inadimplência nas escolas é a gestão financeira organizada e otimizada. Ela permite ver claramente cada caso de mensalidade atrasada e atuar de forma ágil e estratégica na cobrança.
Além disso, uma boa gestão financeira escolar também oferece as melhores formas de pagamento — o que nos leva de volta ao início deste texto e ao potencial dos métodos de cobrança.
Para isso, vale a pena contar com um sistema de gestão escolar que otimize todo o processo financeiro com tecnologia e inteligência.
🔎 Leia mais: Reduza a inadimplência na sua escola com o Sponte.
Quer saber mais? Acesse nosso site e entenda o potencial do Sponte para combater a inadimplência escolar, organizar seus métodos de cobrança e otimizar sua gestão financeira.